Beschaffungshandbuch Teil 1: Beschaffungsregeln
Vorbemerkung
1.1 Geltungsbereich der Beschaffungsregeln
1.3 Dezentrale und Zentrale Beschaffung
1.4 Beschaffung in Onlineshops
2 Beschaffungsregeln in einzelnen Bereichen
2.3 Nichtwissenschaftlicher Bedarf
2.4.1 Beschaffung von Literatur
2.4.2 Werk- und Honorarverträge mit freiberuflich Tätigen
2.5 Unterzeichnung von Schriftstücken / nachträgliche Einbeziehung von Einkaufsbedingungen
1 Grundsätze
Das Beschaffungswesen der öffentlichen Verwaltung hat das Ziel, die Haushaltsmittel sparsam und wirtschaftlich einzusetzen und Aufträge in transparenten, diskriminierungsfreien Verfahren im Wettbewerb zu vergeben. Zur Gewährleistung dieser und weiterer Ziele wurden eine Vielzahl vergaberechtlicher Bestimmungen auf nationaler und internationaler Ebene geschaffen. Daneben gibt es weitere Vorgaben, mit denen zusätzliche Ziele, beispielsweise im Umweltschutz verfolgt werden, die von Drittmittelgebern vorgegeben sind oder die sich aus dem Charakter der Beschaffung ergeben (z.B. Forschungsgroßgeräte).
Die Umsetzung der beschaffungsrechtlichen Vorgaben erfolgt für die Universität durch das Sachgebiet Beschaffung der Abteilung für Haushalt und Beschaffung (Abt. 4.1) der Universitätsverwaltung in Form dieser Beschaffungsregeln.
1.1 Geltungsbereich der Beschaffungsregeln
Die Beschaffungsregeln gelten für alle Beschaffungen der Universität, unabhängig von der Herkunft der Mittel, d.h. grundsätzlich auch für Beschaffungen, die beispielsweise aus Drittmitteln finanziert werden. In diesen Fällen sind zusätzlich die Vorgaben der Drittmittelgeber zu beachten.
1.2 Vergabeverfahren
Im Vergaberecht existieren verschiedene Vergabeverfahren. Grundsätzlich sind formlose Verfahren („Direktauftrag") und formale Vergabeverfahren, („ Verhandlungsvergabe und Ausschreibung“) zu unterscheiden. Bei Beschaffungen oberhalb des „EU-Schwellenwerts“ kommen EU-Vergabeverfahren zum Tragen.
Die Entscheidung, welches Vergabeverfahren jeweils anzuwenden ist, ergibt sich aus den vergaberechtlichen Vorgaben selbst und bestimmt sich in der Regel aus dem Wert der Beschaffung, teilweise in Verbindung mit inhaltlichen Kriterien (Vergabeverfahren und deren Anwendung).
1.3 Dezentrale und Zentrale Beschaffung
Beschaffungen der Universität erfolgen grundsätzlich durch das Sachgebiet Beschaffung, es sei denn, sie sind für die dezentrale Beschaffung freigegeben. Die dezentrale Beschaffung wird, soweit es möglich und zweckdienlich ist, zugelassen und gefördert.
Beschaffungen aus Rahmenverträgen des Sachgebietes Beschaffung:
Beschaffungen aus Rahmenverträgen der ZBS erfolgen unterhalb der Grenze von 30.000 Euro (netto) grundsätzlich selbstständig durch die dezentralen Einrichtungen. Diese dezentrale Beschaffung setzt voraus, dass ausschließlich die rahmenvertraglich vereinbarten Waren und Dienstleistungen der jeweiligen Kategorie beim Vertragspartner beschafft werden. Einzelne Rahmenverträge sind von der dezentralen Beschaffung ausgenommen. Die Dokumentation ist der Auszahlungsanordnung beizufügen.
Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen des Sachgebietes Beschaffung:
Diese Beschaffungen erfolgen unterhalb der Grenze von 5.000 Euro (netto) selbstständig durch die dezentralen Einrichtungen. Die Vergaben können im Rahmen des Direktauftrags erfolgen. Die Einrichtungen sind bei dezentraler Beschaffung für die Einhaltung des Vergaberechts, gegebenenfalls auch der Vorgaben des Zuwendungsgebers verantwortlich.Die Dokumentation ist der Auszahlungsanordnung beizufügen.
Die Bagatellgrenze von unterhalb 1.000 Euro (netto) stellt eine Sonderform des Direktauftrags dar.
Beschaffungen außerhalb der Rahmenverträge erfordern ab der Grenze von 5.000 Euro (netto) die Durchführung eines Vergabeverfahrens und erfolgen ausschließlich durch das Sachgebiet Beschaffung.
1.4 Beschaffung in Onlineshops
Beschaffungen in Onlineshops sind grundsätzlich möglich, auch wenn keine besondere Rahmenvereinbarung, wie beispielsweise für Büroverbrauchsmaterial, besteht. Dabei gelten dieselben Regeln, die für alle Beschaffungen der Universität gelten und in diesem Beschaffungshandbuch hinterlegt sind. Bei Beschaffungen in Onlineshops sind dies insbesondere:
- Beschaffungen in Online-Shops sind aus vergaberechtlichen Gründen nur im Rahmen des Direktauftrags und dessen Wertgrenze in Höhe von 5.000 € (Netto) zulässig.
- Der Direktauftrag setzt zwar keine formalen Angebote voraus, erfordert jedoch dennoch die Durchführung einer Preisrecherche und deren Dokumentation.
- Die Qualität und Seriosität von Onlineshops ist sehr unterschiedlich. Dies betrifft nicht nur das Angebot und die Lieferung, sondern insbesondere auch den Umgang mit Reklamationen, Garantieansprüchen etc. Es wird daher dringend empfohlen, bei der Auswahl eines Onlineshops diese Faktoren zu berücksichtigen.
- Viele Onlineshops liefern ausschließlich gegen Vorkasse, Kreditkarte oder ähnliches; nicht aber gegen Rechnung. Diese Zahlweisen sind für die Universität nicht möglich, so dass bei diesen Lieferanten nicht gekauft werden kann.
- Die Vorgaben der Zentralen Beschaffung über die Nutzung vorhandener Rahmenverträge und die unten aufgeführten Möglichkeiten dezentraler Beschaffung in den verschiedenen Bereichen (IuK, wissenschaftlich, nicht-wissenschaftlich etc.) gelten unverändert.
Für die Nutzung der Business Plattform von Amazon sind bestimmte Abläufe notwendig, die auf den universitätsinternen Seiten der Beschaffung dargestellt sind.
1.5 Allgemeine Hinweise
Formale Vergabeverfahren:
Formale Vergabeverfahren werden ausschließlich durch das Sachgebiet Beschaffung durchgeführt.
Querschnittsvorgaben
In vielen Fällen sind mehrere Vorgaben gleichzeitig zu beachten, sozusagen als Querschnittsvorgaben. Beispiel: Vorgaben eines Drittmittelgebers und Einbeziehung der Gerätekommission bei der Beschaffung von wissenschaftlichen Geräten.
Besondere Bedingungen
Für einige Bedarfsbereiche der Beschaffungen gelten besondere Bedingungen oder auch andere Wertgrenzen, die im Folgenden verbindlich dargestellt sind.
2 Beschaffungsregeln in einzelnen Bereichen
2.1 Wissenschaftlicher Bedarf
Dieser Bereich umfasst Waren, Geräte, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen.
Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln, ergänzt um weitere Vorgaben.
Rahmenverträge für wissenschaftlichen Bedarf
Es bestehen aktuell folgende Rahmenverträge:
-
Flüssigstickstoff
Auf die Beschaffungsmöglichkeiten des Lagers des Zentralbereichs Neuenheimer Feld (ZNF) wird verwiesen.
Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen
Beschaffungen unterhalb der Wertgrenze für den Direktauftrag
- Die Beschaffungen erfolgen eigenständig durch die Einrichtungen.
Beschaffungen oberhalb der Wertgrenze für den Direktauftrag bis unterhalb des EU-Schwellenwerts
- Die Beschaffungen erfolgen auf Antrag der Einrichtung durch die das Sachgebiet Beschaffung. Sie können als Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden sofern „es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen.“ (UVgO §8 Abs. 4 Nr. 6).
Exklusivität
- Es kommt immer wieder vor, dass keine Vergleichsangebote eingeholt werden können, weil beispielsweise aufgrund der Spezifikation nur ein bestimmtes Gerät in Betracht kommt. Das Vorliegen solcher „Exklusivität“ unterliegt im Vergaberecht strengen Vorgaben. In diesen Fällen ist eine hinreichende Begründung erforderlich.
Beschaffungen oberhalb des EU-Schwellenwerts
- Die Beschaffungen erfolgen entsprechend der Vorgaben des EU-Vergaberechts. Die Vergabeverfahren sind denen im nationalen Bereich vergleichbar, jedoch deutlich formaler und beispielsweise mit konkreten Fristen für Vergabeverfahren angelegt. Verstöße gegen die Vorgaben können weitreichende Rechtskonsequenzen nach sich ziehen.
Es wird empfohlen, bei Beschaffungen dieser Art frühzeitig Kontakt mit der Vergabestelle des Sachgebietes Beschaffung aufzunehmen.
Einbeziehung der Gerätekommission
- Bei Beschaffungen ab einem Einzelgerätewert über 100.000,- EUR (brutto) ist die Zustimmung einer Gerätekommission der Universität einzuholen. An der Universität Heidelberg sind die Gerätekommissionen bei fakultätsgebundenen Einrichtungen in der jeweiligen Fakultät angesiedelt; der Vorsitzende der Gerätekommission ist grundsätzlich der Dekan. Bei Zentren gelten entsprechende Regelungen.
Forschungsgroßgeräte nach Art. 91 b GG
- Bei Beschaffungen ab einer Investitionssumme oberhalb von 200.000 EUR (brutto) handelt es sich um „Forschungsgroßgeräte“ nach Art 91 GG, für welche vor der Beschaffung ein Großgeräteverfahren nach §91 b GG durchzuführen ist. Nach der Bewilligung gelten für die anschließende Beschaffung die Beschaffungsregeln. In der Regel sind EU-Verfahren anzuwenden.
Wissenschaftliches Verbrauchsmaterial
- Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln.
Bedarf für wissenschaftliche Veranstaltungen
- Dieser Bereich umfasst Eventbedarf wie beispielsweise Catering, Bewirtung, Anmietung von Zelten, Toiletten u.ä. Veranstaltungen dieser Art haben grundsätzlich eine Nähe zu Forschung und Lehre bzw. wissenschaftlichen Charakter. Für Beschaffungen gelten daher die Regelungen für die Beschaffungen im wissenschaftlichen Bereich außerhalb von Rahmenverträgen.
2.2 IuK-Bedarf
Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln, ergänzt um weitere Vorgaben.
Rahmenvereinbarungen im Bereich der IuK-Hardware und -Software
Für viele Produktbereiche (z.B. Laptop, Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte, Faxgeräte, Software sowie Telefon und Mobilfunk) bestehen aktuell Rahmenvereinbarungen der Universität bzw. des Landes Baden-Württemberg
Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen
Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen erfolgen entsprechend der Wertgrenzen nach den genannten Grundsätzen des Beschaffungshandbuchs als "Direktauftrag" oder in formalen Vergabeverfahren.
Wertgrenzen für die Bewilligung durch das URZ
Oberhalb folgender Wertgrenzen ist eine Bewilligung durch das URZ erforderlich:
Bis zur Wertgrenze für den Direktauftrag erfolgen diese Beschaffungen mit formlosem Antrag an das URZ (Kontakt: it-beschaffungen@urz.uni-heidelberg.de ). Nach Bewilligung durch das URZ erfolgt die Beschaffung dezentral durch den Nutzer.
Oberhalb der Wertgrenze für den Direktauftrag ist die Durchführung formaler Vergabeverfahren („Verhandlungsvergabe" /„Ausschreibungen“) vorgeschrieben. Ansprechpartner hierfür ist das Sachgebiet Beschaffung. Die Prüfung durch das URZ veranlasst im Falle einer Verhandlungsvergabe der Nutzer. Bei Ausschreibungen übernimmt dies das Sachgebiet Beschaffung nach Vorlage der ausgefüllten Ausschreibungsunterlagen.
Beschaffungen mit Bezug zum Rechnungswesen
Bei Beschaffungen dieser Art ist eine Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung erforderlich. Weitere Informationen hier.
Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT (EVB-IT)
Die Anwendung der „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT (EVB-IT)“ für den Kauf, die Miete etc. von IT-Hard- und -Software sowie EDV-Systemen ist bei Beschaffungen über 10.000,- EUR (netto) verbindlich vorgeschrieben. Diese zusätzlichen Vertragsbedingungen sollen bei diesen oftmals komplexen Beschaffungen den besonderen Erfordernissen des IT-Bereichs gerecht werden und eindeutige Regelungen zwischen den Vertragspartnern gewährleisten.
2.3 Nichtwissenschaftlicher Bedarf
Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln, ergänzt um weitere Vorgaben.
Unabhängig vom Vorhandensein eines Rahmenvertrags ist bei manchen Bedarfen dezentrale und bei manchen Bedarfen zentrale Beschaffung sinnvoll, beispielsweise, wenn Kosten zentral übernommen werden oder ein hoher Beratungsbedarf bei der Produktauswahl besteht.
Dezentrale Beschaffung mit Rahmenverträgen (abschließend)
Auf die Regelung zur dezentralen Beschaffung wird verwiesen.
- Stühle (Drehstühle, Besucherstühle, Seminarraumstühle, Laborstühle, Laborhocker)
- Tafeln / Whiteboards
- Stahlschränke
- Stempel
- Verbrauchsmaterial für Bürobedarf und IT-Material (Onlineshops)
- Aktenvernichter
Dezentrale Beschaffung ohne Rahmenverträge (abschließend)
Bei dezentraler Beschaffung gelten die Grundsätze und die dort genannten Beschaffungsverfahren und Wertgrenzen.
- Büroausstattung und –geräte (z.B. Diktiergeräte, Aktenvernichter, Binde-, Laminier Geräte, Tischrechner, Taschenrechner, Schneidemaschinen, Wanduhren, Beschriftungsgeräte, Monitor- und Telefonarme bzw. Ständer, Rollhocker, Fußstützen, Bodenschutzmatten)
- Audio- und Videoausstattung (z.B. Audio-Video-Anlagen, Beamer, Fernsehgeräte)
- Fotogeräte und –ausstattung
- Sportgeräte
- Bedarf für wissenschaftliche Veranstaltungen
- Werkstattausstattung/-zubehör
- Druckleistungen
Zentrale Beschaffung über das Sachgebiet Beschaffung
- Büromöbel
- Bibliotheksregale
- Dienstsiegel
- Kraftfahrzeuge und Fahrräder
- Elektrogeräte
- Frankiermaschinen- und Zubehör
- Schutzkleidung und Sicherheitsschuhe
- Vorhänge oder Jalousien
Zentrale Beschaffung bei Hausbewirtschaftung über die Abteilung 3.1 der Universitätsverwaltung
- Verbandskästen
- Entsorgungsleistungen
- Gegenstände, Geräte und Verbrauchsmaterial für die Hausbewirtschaftung
- Heizöl
Zentrale Beschaffung bei Erstausstattungen und Berufungsmitteln
- Unabhängig von den untenstehenden Regelungen efolgt die Beschaffung von Nichtwissenschaftlichem Bedarf bei Erstausstattungen und Berufungsmitteln in Abstimmung mit dem Dezernat 3 (Erstausstattungsmittel) bzw. der Abteilung 4.1 (Berufungsmittel) der Universitätsverwaltung.
Weitere Regelungen (Beispiele)
- Radioaktives Material (ZNF)
2.4 Weitere Bedarfe
2.4.1 Beschaffung von Literatur
Die Beschaffung von Literatur ist in der „Verwaltungsordnung für das Bibliothekssystem der Universität Heidelberg“ geregelt
2.4.2 Honorar- und Werkverträge mit freiberuflich Tätigen
Die Bagatellgrenze von unter 1.000 € (netto) gilt auch für freiberufliche Leistungen im Rahmen des Honorar- und Werkvertragswesens. In diesen Fällen ist weder eine Markterkundung noch eine Dokumentation erforderlich. Ebenso entfällt der Abschluss eines formellen Honorar- oder Werkvertrags, so dass die entsprechende Zahlung auf Basis einer Rechnung des Leistungserbringers erfolgen kann.
Allerdings müssen bei Aufträgen an Einzelpersonen und Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) folgende zusätzliche Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Leistung erfolgt einmalig pro Jahr
- Der Zeitraum der Leistungserbringung beträgt maximal einen Monat
- Die Anlage A - Erklärung des Auftragnehmers - ist der Rechnung beigefügt
- Für den Fall, dass eine Befreiung von der Umsatzsteuer vorliegt, ist die
- Anlage B - Umsatzsteuerbefreiung - auszufüllen
Für Aufträge an Unternehmen in der Rechtsform der Aktiengesellschaft (AG) oder der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sind diese Voraussetzungen nicht relevant. In diesen Fällen kann eine vereinfachte Beauftragung im Rahmen der Bagatellgrenze auch dann erfolgen, wenn die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Sollten von Ihnen freiberufliche Leistungen an Personengesellschaften in der Rechtsform der Offenen Handelsgesellschaft (OHG) oder der Kommanditgesellschaft (KG) vergeben werden, kontaktieren Sie bitte vorab unsere Mitarbeiterinnen im Bereich des Honorar- und Werkvertragswesens.
Der Abschluss von Honorar- und Werkverträgen mit freiberuflich Tätigen und Selbständigen (natürliche Personen) ab 1.000,00 € netto erfolgt immer zentral durch die Universitätsverwaltung. Das notwendige Vergabeverfahren ergibt sich aus der Höhe des Auftragswertes. Bei einem Auftragswert bis unterhalb 5.000.00 EUR netto ist eine Markterkundung durchzuführen. Bei einem Auftragswert von 5.000.00 EUR bis unterhalb des EU-Schwellenwerts sind grundsätzlich mindestens drei formale Angebote einzuholen. Auf einen Angebotsvergleich kann im Einzelfall verzichtet werden, wenn es die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände rechtfertigen, dass nur ein Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Gegebenenfalls sind personalrechtliche Fragen zu beachten. Ansprechpartner sind die Kolleginnen des Sachgebietes Beschaffung.
Der Auftragswert entspricht dem Nettowert des vorgesehenen Vertrags. Bei Vorgängen, bei denen absehbar ist, dass sich weitere Verträge anschließen (z.B. sogenannte Kettenverträge) ist der Gesamtwert aller Verträge heranzuziehen, höchstens jedoch für den Zeitraum von vier Jahren.
Bei der Finanzierung von Honorar- und Werkverträgen mit freiberuflich oder selbständig tätigen Personen sind unbedingt die Regularien und Förderbestimmungen aus den Bewilligungen dahingehend zu beachten, ob grundsätzlich Verträge dieser Art geschlossen werden dürfen und abrechnungsfähig sind. Ferner sind die in den Förderbestimmungen und Bewilligungen sowie deren Nebenbestimmungen genannten Vergabevorschriften zu beachten. Diese können eine abweichende Regelung zur oben beschriebenen Rechtslage darstellen.
Für den Abschluss von Dienstleistungen mit Gewerbetreibenden gelten die unter Grundsätze genannten Regeln.
Die Abgrenzung von Werk-, Dienstleistungs- und Honorarverträgen sowie die Bestimmung des Status des Vertragspartners (gewerbetreibend, freiberuflich/selbständig oder angestellt tätig) ist oftmals schwer zu treffen und bedarf einer Prüfung im Einzelfall. Fehler können zu Nachforderungen führen. Sofern Unsicherheit besteht, ist die Zentrale Beschaffung einzubeziehen.
Gegebenenfalls sind personalrechtliche Fragen im Zusammenhang mit Honorar- und Werkverträgen zu beachten. Ansprechpartner hierfür sind ebenfalls die Mitarbeiterinnen des Sachgebietes Beschaffung.
2.5 Unterzeichnung von Schriftstücken / nachträgliche Einbeziehung von Einkaufsbedingungen
Grundsätzlich erfolgen alle Beschaffungen zu den Auftragsbedingungen der Universität Heidelberg. Gerade bei Vertragsbedingungen kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Käufer und Verkäufer. Bitte achten Sie darauf, keine Schriftstücke / Vereinbarungen nach Vertragsabschluss zu unterzeichnen, die eine Änderung der Einkaufsbedingungen nach sich ziehen könnten. Eine nachträgliche Einbeziehung geänderter oder angepasster Vertragsbedingungen könnte sich nachteilig auf die Universität Heidelberg auswirken (z. B. anzuwendendes Recht beim grenzüberschreitenden Verträgen). Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an das Sachgebiet Beschaffung der Abteilung 4.1.
