Satzung

Satzung für das Universitätsarchiv vom 22. Juli 1993
(veröffentlicht im Mitteilungsblatt des Rektors der Universität Heidelberg Nr. 6/1993 v. 27. Aug. 1993, S. 163-165)

[§ 1 Zuständigkeiten und Aufgaben] [§ 2 Übernahme und Sicherung des Archivguts] [§ 3 Recht auf Auskunft und Gegendarstellung] [§ 4 Nutzung des Archivguts] [§ 5 Inkrafttreten]

§ 1  Zuständigkeiten und Aufgaben

1. Das Universitätsarchiv dient als öffentliches Archiv der Forschung, der Lehre und dem Studium an der Universität, ihrer Selbstverwaltung sowie darüber hinaus der sonstigen wissenschaftlichen Arbeit und sachlichen Information. Es wirkt an der Erforschung und Vermittlung der Geschichte der Universität mit. Das Archiv ist dem Rektorat unterstellt.
2. Dem Universitätsarchiv obliegt insbesondere die Verwahrung, Erhaltung und Erschließung aller Unterlagen, die es von den Organen, Fakultäten und Einrichtungen der Universität, einschließlich der Universitäts- und Klinikumsverwaltung sowie der Prüfungsausschüsse übernimmt und die bleibenden Wert haben. Es macht diese Unterlagen als Archivgut allgemein nutzbar.
3. Unterlagen im Sinne von Absatz 2 sind insbesondere Schriftstücke, Urkunden, Akten, Geschäftsbücher, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, Amtsdrucksachen, Karten, Pläne, Risse, Zeichnungen, Bild-, Film- und Tonmaterialien jeglicher Art, Dienstsiegel sowie sonstige Informationsträger mit maschinenlesbar gespeicherten Informationen und Programmen.
4. Bleibenden Wert haben Unterlagen, denen historischer Wert zukommt oder die aufgrund von Rechts- und Verwaltungsvorschriften zur Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder zur Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtspflege dauernd aufzubewahren sind.
5. Das Universitätsarchiv kann zur Dokumentation der Geschichte der Universität auch Unterlagen von anderen Stellen und Privatpersonen, insbesondere von Universitätsangehörigen, erfassen, übernehmen, verwahren, erschließen und allgemein benutzbar machen oder andere Stellen und Privatpersonen bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben unterstützen.
6. Das Universitätsarchiv hat neben einer Dienstbücherei auch Sammlungen anzulegen oder fortzuführen, soweit diese zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des Archivguts und zur Erforschung der Geschichte der Universität erforderlich oder dienlich sind.
7. Sammlungsgut sind insbesondere Münzen, Medaillen, Siegelabgüsse, Bilddokumente, Nachlässe von Universitätsangehörigen, Flugschriften, Zeitungsausschnitte, Periodika universitärer und universitätsnaher Stellen und studentischer Vereinigungen sowie universitätsbezogene Erinnerungsgegenstände aller Art.

§ 2  Übernahme und Sicherung des Archivguts

1. Die in § 1 Absatz 2 Satz 1 genannten Stellen bieten alle Unterlagen, die sie für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv an. Unabhängig davon sind alle Unterlagen jedoch spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften keine längere Verweildauer bei der abgebenden Stelle vorgesehen ist; § 3 Absatz 1 Satz 3 bis 5 des Landesarchivgesetzes gilt entsprechend.
2. Das Universitätsarchiv entscheidet im Benehmen mit der anbietenden Stelle über die Übernahme von Unterlagen, denen historischer Wert zukommt. Auswahl und Form der Übernahme maschinenlesbar gespeicherter Informationen und Programme vereinbart das Universitätsarchiv mit der anbietenden Stelle.
3. Den in § 1 Absatz 2 Satz 1 genannten Stellen ist es nicht gestattet, Unterlagen nach eigenem Ermessen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten. § 3 Absatz 2 Satz 3 und 4 des Landesarchivgesetzes gilt entsprechend.
4. Der Leiter des Universitätsarchivs kann jederzeit die Unterlagen auf ihren historischen Wert prüfen. Zu diesem Zweck ist ihm Einsicht in die Unterlagen und die Organisationsmittel zu gewähren.
5. Für die Sicherung des Archivguts gilt § 4 des Landesarchivgesetzes entsprechend.

§ 3  Recht auf Auskunft und Gegendarstellung

Für das Recht auf Auskunft und Gegendarstellung gilt § 5 des Landesarchivgesetzes entsprechend.

§ 4  Nutzung des Archivguts

Die Nutzung des Archivguts wird gemäß § 6 und § 8 Absatz 2 des Landesarchivgesetzes in einer Benutzungsordnung geregelt.

§ 5  Inkrafttreten

Diese Verwaltungsordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Mitteilungsblatt des Rektors in Kraft.