Erläuterung Auszahlungsanordnung FIBU 1

Wesentliche Änderungen in 05/2017:

• Formular steht als ausfüllbares pdf Dokument zur Verfügung
• in Zeile 7 und 8 sind die Namen der Unterzeichner zusätzlich in Druckbuchstaben anzugeben

Wesentliche Änderungen in 10/2014:

• Umbenennung von „Inland“ in „Zahlungen im SEPA-Raum in Euro (mit IBAN)“
  Die alte Trennung FIBU 1 = Inland und FIBU 2 = Ausland ist durch die Einführung von SEPA nicht mehr aktuell, daher wurden die beiden Formulare entsprechend angepasst (Info's zu SEPA siehe Zahlungsverkehr)
• Wegfall der Zeile „Steuerpflichtig (BgA) ja / nein“ über Kostenstelle/Auftrag
• Verändertes Feld Umsatzsteuer (Info's zum Steuerkennzeichen/Steuersatz siehe Steuerangelegenheiten)

Allgemeines

Mit der Auszahlungsanordnung können einmalige Auszahlungen  an einen Empfangsberechtigten angeordnet werden, wobei es möglich ist, bis zu 5 Rechnungen desselben Lieferanten zu einem Überweisungsbetrag zusammenzufassen. Die Rechnungsnummern und -daten sind in der Zeile 6 - Begründung - anzugeben (wenn möglich, auch die Kundenummer).

Für Zahlungen an Empfänger außerhalb der EU ist ein spezielles Formular auszufüllen (FIBU 2).

Bei mehr als 5 Rechnungen ist der Zahlungsempfänger mit einem gesonderten Schreiben zu benachrichtigen und dies in der Zeile 6 - Begründung - entsprechend zu vermerken oder eine Kopie dieses Schreibens der Auszahlungsanordnung beizufügen.

Weiterhin können mit diesem Vordruck Abschläge, Reisekosten, Stipendien o.ä. angewiesen werden. Bei wiederkehrenden, d.h. turnusmäßig (monatlich, viertel-, halbjährliche) und in gleich bleibender Höhe zu leistenden Zahlungen, z.B. aufgrund von Werkverträgen oder Stipendien, sind zusätzlich die Zeilen 3.1 - Teilbetrag - und 3.2 - Fälligkeit - auszufüllen.

Das Original der Auszahlungsanordnung wird an die Universitätsverwaltung geschickt (inkl. zahlungsbegründender Unterlagen). Der Durchschlag bleibt bei der anordnenden Stelle.

Die Auszahlungsanordnung ist wie folgt auszufüllen

Bestellt durch die Zentrale Beschaffungsstelle:
Wurde die Bestellung über SAP/durch die Zentrale Beschaffungsstelle durchgeführt, ist hier die SAP-Bestellnummer einzutragen (45xxxxxxxxxx).

Zeile 1: Anordnende Stelle
Dienststelle, Telefon- und Faxnummer, E-Mail

Zeile 2: Empfangsberechtigter
Der Empfangsberechtigte ist in Kurzform (aber trotzdem eindeutig) anzugeben. Als Empfangsberechtigter ist zuerst immer der tatsächliche Empfänger des Geldes anzugeben. Wird das Geld für den Empfangsberechtigten von einer dritten Person abgeholt, ist dies zusätzlich anzugeben ("Abholer: xxx"). Nur die Angabe des Abholers als Empfangsberechtigter ist nicht zulässig.

Bei Reisekosten, Gastvorträgen, Honoraren und dergleichen (in der Regel Zahlungen an Privatpersonen) ist die Anschrift und die Bankverbindung anzugeben. Die Angabe der Bankverbindung und Anschrift in Zeile 2 auf der Auszahlungsanordnung ist nur notwendig, wenn diese nicht aus den zahlungsbegründenden Unterlagen hervorgeht. Soll der Betrag ausnahmesweise bar ausgezahlt werden, ist die Angabe der Bankverbindung nicht notwendig.

Die Auftragsvergabe an Angehörige bzw. Verträge mit Bediensteten der Universität bedürfen der vorherigen Einwilligung der Universität. Honorarzahlungen an Interne unterliegen einer besonderen Problematik und sind vorab zu prüfen. Auszahlungsanordnungen an Bedienstete werden durch die Rechnungsvorprüfung ggf. vor Auszahlung an die Innenrevision zur Prüfung weitergeleitet (z.B. wenn kein ordnungsgemäß ausgefüllter Werk-/Honorarvertrag beigefügt ist). Daher ist ab sofort zusätzlich anzugeben, ob der Empfangsberechtigte
a) ein Beschäftigter der Universität ist,
b) Angehöriger eines Beschäftigten der Universität ist, oder
c) ein Unternehmen dieser Person(en) ist.

Zeile 3: Auszuzahlender Rechnungsbetrag
Hier ist der Rechnungsbetrag incl. Mehrwertsteuer aber ohne Skontoabzug einzutragen. Im SAP sind Zahlungskonditionen der einzelnen Lieferanten hinterlegt, Skonto wird (wenn gewährt) automatisch abgezogen.

Zeile 3.1 Teilbetrag UND Zeile 3.2 Fälligkeit
Sollen turnusmäßig Beträge gezahlt werden (Stipendien, Werkverträge, Abschläge, etc.), ist hier beim Teilbetrag der turnusmäßige Betrag anzugeben, außerdem der Tag der Fälligkeit.

Zeile 4: Aufteilung der Nettobeträge
Sofern mehrere Sachkonten und/ oder Kontierungsobjekte in einer Auszahlungsanordnung angesprochen werden, sind die Nettobeträge diesen jeweils einzeln zuzuordnen. Nebenkosten brauchen Sie dabei nicht prozentual aufzuteilen, sondern können dem Sachkonto mit dem höheren Rechnungsbetrag zugerechnet werden. Das Sachkonto gibt an, wofür ein bestimmter Aufwand angefallen ist. Um die Zuordnung der richtigen Sachkonten zu den Rechnungspositionen zu ermöglichen, benutzen Sie bitte das Kontierungshandbuch.

Achtung: Bei der Abrechnung der Handkassen ist keine gesonderte Errechnung der Nettobeträge erforderlich. Hinter dem Sachkonto werden die Bruttobeträge angegeben.

Kostenstelle, Fonds oder Auftrag geben an, für wen ein bestimmter Aufwand angefallen ist. Es handelt sich dabei um sogenannte "Kontierungsobjekte": Dahinter verbergen sich die Einrichtungen und Projekte, die mit dem angefallenen Aufwand belastet werden sollen.

Zeile 5: ID-Nr. -optional-
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.). Zu beachten ist, dass für die ID-Nr. lediglich 5 Zeichen zur Verfügung stehen.

Zeile 6: Begründung
Nur ausfüllen, wenn der Zweck und Anlass einer Auszahlung nicht aus den der Anordnung beizufügenden Unterlagen (Rechnung) ersichtlich ist oder diese Unterlagen den Zahlungsgrund nur unzureichend erkennen lassen.

Zeile 7: Feststellungsvermerke
Ist die sachliche Richtigkeit auf der begründenden Unterlage, z.B. der Rechnung, bescheinigt, entfällt die Bescheinigung in der Anordnung. Die rechnerische Richtigkeit ist in jedem Fall zu bescheinigen. Mit der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der Betrag einer begründenden Unterlage ordnungsgemäß in die Zeile 3 - Auszuzahlender Bruttobetrag - übertragen wurde. Zusätzlich ist der Name in Druckbuchstaben anzugeben

Zeile 8: Anordnung
Datum & Unterschrift des/der Anordnungsbefugten, zusätzlich Name in Druckbuchstaben

Zeile 9
Wird der Betrag ausnahmsweise bar ausgezahlt, wird hier vom Empfangsberechtigten der Erhalt des Betrages bescheinigt.

Sollte ein Beiblatt für die Anlagenbuchhaltung beigefügt sein, ist dies ebenfalls in der Zeile 9 anzukreuzen.

"KSA geprüft" bezieht sich auf die Künstlersozialabgabe i.H.v. 5,1 %, die auf alle künstlerischen Tätigkeiten (z.B. Graphiker, Musiker) zusätzlich abgeführt werden müssen.