Erläuterung Annahmeanordnung FIBU 5

Aufgrund verschiedener Anforderungen wurde die Annahmeanordnung (analog zur Auszahlungsanordnung) bereits umfassend geändert. Optisch wurden die Felder, die von der Universitätsverwaltung auszufüllen sind, durch eine graue Schattierung von den restlichen Feldern abgegrenzt. Die verbleibenden nicht grau hinterlegten Felder sind durch die anordnenden Stellen zu füllen, sie sind mit Ausnahme der optionalen Angabe des Fonds im Kopf sowie der ID-Nummer in Zeile 5 Pflichtfelder.

Die Annahmeanordnung FIBU 5 ist für die Buchung von Erträgen und für die Annahme von Geld und Geräten (z. B. Schenkungen, Leihgaben DFG) zu verwenden. Sollte es sich um eine(n) Einnahme/Ertrag aus Drittmitteln handeln, wird das Sachkonto von der Drittmittelabteilung eingetragen.

Bei wiederkehrenden, d. h. turnusmäßig (monatlich, viertel-, halbjährlich) und in gleich bleibender Höhe zu leistenden Einzahlungen (sog. Dauerbelege) sind zusätzlich die Zeilen 3.1 - Teilbetrag - und 3.2 - Fälligkeit - auszufüllen.

Das Original der Annahmeanordnung schicken Sie zusammen mit den zahlungsbegründenden Unterlagen an die entsprechenden Mitarbeiter der Universitätsverwaltung, der Durchschlag ist für Ihre Unterlagen bestimmt.
 

• Erstellen Sie bitte eine Annahmeanordnung, sobald Sie Geld erwarten, bspw. durch Mittelabruf oder Rechnungsstellung.
  
  Warten Sie bitte nicht mit dem Erstellen der Annahmeanordnung, bis Sie von uns über den Geldeingang informiert wurden.
  Ihre Geldeingänge können so schneller Ihren Budgets zugeordnet/verbucht werden.
   
• Bitte fügen Sie der Annahmeanordnung geeignete Unterlagen bei (z. B. Rechnung, Mittelanforderung, Finanzierungsplan).
  
  Das Schreiben der Universitätsverwaltung, welches auf einen Geldeingang für Ihr Institut/Ihre Einrichtung hinweist, dient nicht als zahlungsbegründende Unterlage.
   

• Drittmittel: Abt. 6.2
• Rest: Abt. 4.3 Finanzbuchhaltung
   

• Drittmittel
  Hier ist anzukreuzen, ob die Einnahmen/Erträge bei einem Drittmittelprojekt gebucht werden oder nicht.
   
• Mahnverfahren
  Durch die Auswahl JA oder NEIN wird festgelegt, ob der Einzahlungspflichtige gemahnt werden soll, wenn die Forderung nicht beglichen wird.
   
• Fonds
  Dieses Feld kann optional mit dem betreffenden Fonds gefüllt werden.
   
• Für den Grund der Einzahlung ist je nach Sachverhalt das entsprechende Feld anzukreuzen (Rechnung/Gutschrift, Verträge/Bewilligung, Sonstige Belege/Dienstreise-Formulare) und das zugehörige Schriftstück als zahlungsbegründende Unterlage beizufügen.
  
  Mehrfachnennungen sind möglich, z. B. wenn vertraglich vereinbart wurde, dass eine Rechnung gestellt wird.
   
• Erfolgt eine Einzahlung, die auf einer Bewirtung beruht (z. B. bei Einzahlung des Restbetrags eines Abschlags für Bewirtung), so ist der Annahmeanordnung zusätzlich zur zahlungsbegründenden Unterlage das Formular Nachweis Bewirtung beizufügen. Das entsprechende Feld ist anzukreuzen.
  
  Weitere Informationen & Formular:
  https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/repraesentationsausgaben.html

Zeile 1: Anordnende Stelle

Ansprechpartner, Dienststelle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Neu ist die Angabe des Ansprechpartners. Eine Angabe der Faxnummer kann optional erfolgen.

Zeile 2: Einzahlungspflichtiger
Der Einzahlungspflichtige ist eindeutig und zuerst anzugeben.

Wird das Geld für den Einzahlungspflichtigen von einer dritten Person (z. B. dem Hausmeister) eingezahlt bzw. überwiesen,
ist dies zusätzlich anzugeben ("Überbringer: xxx"). Nur die Angabe des Überbringers als Einzahlungspflichtigen ist nicht zulässig.

Zeile 2.1: Einzahlungspflichtiger ist

Ist dem bekannt, dass ein Zahlungsempfänger

• ein Beschäftigter/Bediensteter der Universität ist oder
• in einem verwandtschaftlichen Verhältnis (2) zu einem Beschäftigten/Bediensteten der Universität steht,

ist in Zeile 2.1 „ja“ anzukreuzen.

Bei juristischen Personen (Firmen) wird dies regelmäßig nicht der Fall sein, dementsprechend ist in Zeile 2.1 "nein" anzukreuzen. Liegen für o. g. Verhältnisse keine Anhaltspunkte vor, ist "nein" anzukreuzen.

Den Rechnungsbearbeiter trifft hier keine Nachforschungspflicht. In Zweifelsfällen muss aber nachgefragt werden.

Die Sachlich-Richtig-Zeichner bzw. Anordner müssen die Anordnung ggf. vor Einreichung zur Buchung abändern, falls ihnen ein in Frage kommendes Beschäftigungs- oder Verwandschaftsverhältnis bekannt ist.

Zeile 2.2: LBV-Personalnummer und Zahlung erfolgt aufgrund

Wurde in Zeile 2.1 "ja" angekreuzt, ist infolge dessen in der Zeile 2.2. die 8-stellige LBV-Personalnummer des Beschäftigten einzutragen. Diese beginnt in der Regel mit 5 oder 6 und ist in jedem Fall 8-stellig.

Bei der Auswahl "Zahlung erfolgt aufgrund" ist zu entscheiden, ob die Zahlung aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses mit der Universität Heidelberg erfolgt oder ob ein anderer Zahlungsgrund vorliegt (ja oder nein ist anzukreuzen).

Zeile 2.3 >> NEU<< geändert ab Formularversion 2024/07
Personengruppe der nicht-Beschäftigten, aber zur UHD gehörenden Personen

Die nachstehenden neuen Abfragen/Ankreuzfelder reduzieren den Klärungsbedarf zwischen den Einrichtungen und der Finanzbuchhaltung und/oder der Steuerabteilung. Diese neuen Abfragen haben zum einen Auswirkung auf das zu verwendende Sachkonto und auch auf die Auswahl des richtigen Kreditors oder Debitors:

Bsp.: Beschäftigte > 4er, Studenten/Doktoranden > 1er oder 8er, Stipendiaten > 6er

Weiterhin lässt sich dadurch präziser erfassen, in welche Gruppe der Zahlungsempfänger fällt, welche Unterlagen beizufügen sind - vor allem in Bezug auf Reisekosten.

• interner Stipendiat:
  Ein interner STipendiat erhält das Stipendium von der Universität Heidelberg aufgrund einer Stipendienbewilligung der Universität.
   
• externer Stipendiat:
  Ein externer Stipendiat erhält sein Stipendium nicht von der Universität Heidelberg, sondern von Dritter Seite.
  Bspw. AvH-Stipendiaten erhalten ihr Stipendium direkt von der AvH.
   
• Student/Doktorand/Mitarbeiter ohne Vergütung der UHD:
  Diese Personen gehören zur Uni, haben aber kein Beschäftigungsverhältnis und sind auch keine Stipendiaten.

>>> Beispiele für Zeile 2.1/2.2/2.3 (alt, muss noch angepasst werden)

Ab hier unveränderte Erläuterung/Ausfüllhilfe:

Zeile 3: Anzunehmender Gesamtbetrag
Hier ist Gesamtbetrag anzugeben. Bei den steuerpflichtigen Betrieben gewerblicher Art (BgA) ist hier der Bruttobetrag anzugeben. Bei Dauerbelegen (siehe Zeile 3.1 und 3.2) ist der Gesamtbetrag (Teilbetrag x Anzahl Zahlungstermine) anzugeben. Ein „unendlicher“ Dauerbeleg ist nicht möglich.

Zeile 3.1 Teilbetrag UND Zeile 3.2 Fälligkeit
Bei wiederkehrenden, d. h. turnusmäßig (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich) in gleicher Höhe zu leistenden Teilzahlungen sind diese Zeilen auszufüllen.

Zeile 4: Aufteilung des Gesamtbetrags (bei BgA Nettobeträge)
Kostenstelle oder Auftrag sind sogenannte Kontierungsobjekte, hinter denen sich die Einrichtungen und Projekte verbergen, und geben an, auf welchem Fonds der Ertrag gutzuschreiben ist.

Das Sachkonto gibt an, wofür ein bestimmter Ertrag angefallen ist. Sofern mehrere Sachkonten in einer Annahmeanordnung angesprochen werden, sind die Beträge diesen jeweils einzeln zuzuordnen. Um die Zuordnung der richtigen Sachkonten zu den Positionen zu ermöglichen, benutzen Sie bitte das Kontierungshandbuch.

Im Normalfall sind die Bruttobeträge anzugeben. Ausnahme hierzu bilden die steuerpflichtigen Betriebe gewerblicher Art (BgA). In einem solchen Fall sind hier die Nettobeträge anzugeben. Außerdem ist das entsprechende Steuerkennzeichen zu vermerken sowie der auf der Rechnung der Universität Heidelberg ausgewiesenen Gesamt-Steuerbetrag einzutragen.

Zeile 5: ID-Nr. -optional-
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.). Zu beachten ist, dass nur die ersten 5 Zeichen der ID-Nummer im Einzelpostenbericht angezeigt werden.

Zeile 6: Begründung
Eine zusätzliche Begründung ist i. d. R. nur anzugeben, wenn der Zweck und Anlass einer Annahme nicht aus den der Anordnung beizufügenden Unterlagen ersichtlich ist oder diese Unterlagen den Zahlungsgrund nur unzureichend erkennen lassen.

Zeile 7: Feststellungsvermerke
Ist die sachliche Richtigkeit auf der begründenden Unterlage (z. B. der Rechnung) bescheinigt, entfällt die Bescheinigung in der Anordnung. Die rechnerische Richtigkeit ist in jedem Fall zu bescheinigen. Mit der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der Betrag einer begründenden Unterlage ordnungsgemäß in die Zeile 3 - Auszuzahlender Bruttobetrag - übertragen wurde. Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Unterzeichners in Druckbuchstaben anzugeben.

Zeile 8: Anordnung
Datum und Unterschrift des/der Anordnungsbefugten. Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Anordnungsbefugten in Druckbuchstaben anzugeben.

Achtung:
Es gilt das 4-Augen-Prinzip. Feststellungsvermerk und Anordnung dürfen nur in Ausnahmefällen von derselben Person gegeben werden. Siehe auch: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/zeichnungsbefugnis.html

Zeile 9: Betrag in bar/Scheck erhalten
Hier wird der an der Universitätskasse/Zahlstelle bar eingezahlte oder per Scheck beglichene Betrag bescheinigt.

Steuerkartei/Kontrollmitteilung:
Gemäß Abgabenordnung ist die Universität verpflichtet, bestimmte Zahlungen dem zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu melden.

Mehr Informationen dazu finden Sie im Service A-Z unter dem Stichwort Kontrollmitteilung.