Die Leitung der Stabsstelle heiCO, Jessica Rink, steuert die übergreifende Organisation des CaMS heiCO im Betrieb und in der parallel erfolgenden Weiterentwicklung/Ausbau. Sie stellt den übergreifenden Kontakt zur TU Graz rund um CAMPUSonline bzw. heiCO (Prozesse, Aufbauorganisation, Key User, neue Releases, etc.) dar. Zudem ist sie die OZG (Online-Zugangs-Gesetz)-Beauftragte für heiCO, die Schnittstelle zu den Digitalisierungsprojekten bzgl. Internationaler Beziehungen der UHD (z.B. ERASMUS without papers oder 4EU+).

Die Assistenz des Betriebs- und Entwicklungsteams unterstützt die Stabsstellenleitung u.a. bei sämtlichen administrativen Aufgaben. Ebenso das heiCO-Team/Key-User:innen bei der Organisation der kontinuierlichen Abstimmung mit den Fächern und den zentralen Einrichtungen. Sie ist aber auch eine wesentlich Anlaufstelle für die operative Projektkommunikation und somit für die UHD ein wichtiges Gelenk hinein in das heiCO-Team.

Der Teilbereich BAR (Basisressourcen) wird von Andreas Daniel Kopietz geleitet. Darüber hinaus koordiniert er die Entwicklung von Lösungen in den Bereichen Automatisierung und Business Intelligence. Zu den verwalteten Basisressourcen zählen die Daten von Beschäftigten, Räumen, Dienststellen und Gremien.

Der Teilbereich BIT (Basis-IT) wird mithilfe von URZ-Mitarbeiter:innen betreut. Das URZ stellt die Infrastruktur, Hardware, Software und das Netzwerk für heiCO zur Verfügung.

Dr. Anne Hildenbrand ist für die Leitung der Teilbereiche BEW und SUG verantwortlich. Während der Projektphase war sie für das Teilprojekt VLM zuständig. Der Teilbereich BEW umfasst das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement von Bewerber:innen der Universität Heidelberg. Im Rahmen des Studierenden- und Gebührenmanagement werden die Stammdaten der Studierenden erfasst, Gebühren, Krankenversicherungsstatus und Rückmeldung verwaltet, Dokumente, Beitragsstatus und Bescheinigungen zur Verfügung gestellt sowie Umschreibungen und Exmatrikulationen durchgeführt. 

Die Teilbereichsleitung von SPO (Studien- und Prüfungordnungen) übernimmt weiterhin Dirk Eller. Er wird unterstützt von Dr. Carla Russ, die vorher im Teilprojekt PRM die Leistungsdatenmigration betreut und Schulungen durchgeführt hat und außerdem die neue Beauftragte für digitale Barrierefreiheit ist. Der Teilbereich SPO ist zuständig für die technische Abbildung der Prüfungsordnungen der Universität Heidelberg in heiCO.

Dr. Felicitas Fischer von Weikersthal leitet den Teilbereich PRM (Prüfungsmanagement). Im Rahmen des Prüfungsmanagements wird die Prüfungsverwaltung, Leistungsverbuchung und Abschlusserfassung verwaltet.

Claudia Morche, die zuvor PRM-Schulungen durchgeführt und die Abschlussdokumente abgestimmt hat, ist nun verantwortlich für den Teilbereich VLM (Veranstaltungs- und Lehrraummanagement). Im Rahmen des Veranstaltungs- und Lehrraummanagements werden Lehrveranstaltungen und Anmeldeverfahren erstellt, organisiert und zur Buchung zur Verfügung gestellt. Die Funktionalitäten zur Pflege von Lehrräumen, Ressourcen und Berechtigungsprofilen werden ebenfalls durch den Teilbereich VLM betreut.

Der heiCO Helpdesk wird weiterhin von Thomas Reeh geleitet. Unterstützt wird er von den Helpdeskmitarbeitern Manuel Elzer und Jonathan Simpfendörfer. Im Helpdesk werden Serviceanfragen (Tickets) der heiCO-Nutzer:innen qualifiziert, priorisiert, bearbeitet und an die entsprechenden Ansprechpersonen weitergeleitet.

Für die Dokumentation von heiCO Prozessen und Erstellung von Anleitungen ist Nina Eichler verantwortlich.