Elektronische Rechnungsbearbeitung und Archivierung: eRechnung
Projekt-Updates - Stand des Projektes - 2024
Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL 2014/55/EU) verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Mit dem E-Rechnungsgesetz des Bundes (E-Government-Gesetz) und der dazugehörigen Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) wurden bereits 2017 die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union in nationales Recht umgesetzt. Gemäß dieses Gesetzes sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, ab dem 27. November 2018 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die nachgelagerten Behörden auf Bundesebene gilt jedoch diese Verpflichtung erst ab dem 27. November 2019. Als Frist für die Bundesländer und Kommunen (und somit auch für die Hochschulen) wurde April 2020 festgesetzt.
Vor diesem Hintergrund wurde im März 2017 das Projekt eRechnung an der Universität Heidelberg gestartet, welches die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung und digitalen Ablage zum Ziel hat. Dabei sollen nicht nur elektronisch, sondern auch in Papierform eingehende Rechnungen, sowie mittel- bis langfristig auch alle übrigen zahlungsbegründenden Unterlagen, elektronisch erfasst, bearbeitet und archiviert werden.
Hierdurch verspricht sich die Universität folgende Vorteile:
- Sicherstellung einer rechtskonformen Rechnungsabwicklung und Archivierung unter der Einhaltung der nationalen und europäischen Vorgaben
- Erhöhung der Transparenz im Rechnungsbearbeitungsprozess
- Einhaltung der Skontofristen und Vermeidung von Mahnkosten durch eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen
- Erhöhung der Servicequalität der Finanzbuchhaltung
- Direkter und gleichzeitiger Zugriff auf die Originalbelege
Die dezentrale Ressourcenverantwortung soll dadurch nicht eingeschränkt werden. Ebensowenig sollen Personalressourcen eingespart werden.
In der ersten Phase des Projekts wurden im Rahmen einer Ist-Aufnahme die Abläufe beim Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung an der Universität erfasst. Anschließend erarbeitete das Projektteam zusammen mit Fachexperten von verschiedenen Abteilungen der Universitätsverwaltung sowie drei Vertretern der dezentralen Einrichtungen und mit der Unterstützung eines externen Beratungsunternehmens (myconsult GmbH) die Prozesse der künftigen digitalisierten Rechnungsbearbeitung (Soll-Konzept). Der Entwurf des Soll-Konzepts wurde im April 2018 im Rahmen einer sogenannten Prozessgalerie der Hochschulöffentlichkeit präsentiert mit dem Ziel, Verständnis über die zukünftige Abläufe der Rechnungsbearbeitung zu fördern sowie allen Universitätsangehörigen die Möglichkeit zu geben, über den Prozessentwurf zu diskutieren, Fragen zu stellen und Anregungen einfließen zu lassen. Auf dieser Basis wurden weitere Anforderungen an die zu beschaffende Softwarelösung erhoben und in einem Anforderungskatalog dokumentiert, welcher die Grundlage für die Ausschreibung bildete.
Ab dem 01.07.2024 stellen wir auf den zentralen Rechnungseingang (ZRE) der Universität Heidelberg um.
Das Rundschreiben ist bereits auf dem Postweg zu Ihrer Einrichtung. Sie finden es auch rechts im Bereich Aktuelles/Informationen. Parallel dazu haben wir unsere offizielle Mitteilung an die Lieferanten auf dem Postweg versendet. Das Schreiben finden Sie rechts unter dem Rundschreiben.
Die Änderungen im Zusammenhang mit dem zentralen Rechnungseingang sind ab dem 01.07.2024 gültig. Ab diesem Stichtag stellen wir uns auf eine mehrmonatige Umsetzungsphase ein, da sowohl die Lieferanten als auch unsere Einrichtungen Zeit für die Umsetzung benötigen.
Unser Ziel ist es, ab dem 01.07.2024 möglichst viele Rechnungen in unserem zentralen E-Mailpostfach zu erhalten. In der Umsetzungsphase arbeiten wir, Sie und die Lieferanten zusammen darauf hin, dass möglichst alle Rechnungen an unseres zentrales E-Mailpostfach eingehen.
Trotz aller sorgfältigen Vorbereitungen werden dennnoch Rechnungen an Ihren Einrichtungen eingehen, bspw. wenn die Bestellungen bereits angelegt wurden. Für solche Fälle haben wir Ihnen die Anlage "Hinweise zum zentralen Rechnungseingang" als Teil des Rundschreibens beigefügt.
Im Mai 2023 haben wir begonnen, die größten Lieferanten – gemessen an der Belegzahl sowie den Skontobedingungen – sukzessive an das System anzubinden.
Nunmehr sind rd. 170 Einrichtungen geschult und an das System angebunden und können Rechnungen elektronisch bearbeiten und freigeben. Der Fokus liegt nunmehr darauf, die Lieferanten an das System anzubinden und weitere Belegarten im System bearbeitbar zu machen, insbesondere Reisekosten, Auslagenerstattungen, Abschlagszahlungen wie Anzahlungen. Weitere Verbesserungen für die Nutzer werden - im Rahmen der personellen Kapazitäten - umgesetzt. Die Lieferanten werden sukzessive an das System angebunden, da wir festgestellt haben, dass die notwendigen Rechnungsformate nicht immer eingehalten werden und dadurch Rechnungen nicht bzw. nur mit Zusatzaufwand bearbeitet werden können. Wir beginnen mit den größten Lieferanten und gehen einzeln auf diese zu. Die Einrichtungen werden vor Umstellung per Infomail informiert, wann welcher Lieferant angebunden wird.
Nach dem erfolgreichen Produktivstart der eRechnung am 2. November 2020 mit vier unserer Pilotinstituten, sind wir nun dabei, die letzten "Kinderkrankheiten" des Systems auszukurieren und die sukzessive flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung an der Universität Heidelberg für das Jahr 2021 zu planen und vorzubereiten.
Seit dem 2. November 2020 werden bereits alle bearbeiteten Lieferanten-Rechnungen und -Gutschriften nach dem Buchung eingescannt ("Spätes Scannen") und mit dem SAP-Beleg verknüpft, so dass Rechnungen/Belege, welche nach dem Produktivstart gebucht und gesannt wurden, jetzt schon im SAP-Einzelpostenbericht zu finden sind (Anleitung unter Änderung des SAP-Einzelpostenberichts unter Sonstiges auf unserer durch Uni-ID und Passwort gesicherten Homepage Zugang Anleitungen & Videos).
Aufgrund der Corona-Pandemie musste die ab März 2020 geplante Einführungs- und Testphase mit den Pilotinstituten auf Juni/Juli 2020 verschoben werden. Dadurch verschiebt sich der Produktivstart auf Oktober 2020. Nach einer erfolgreichen Umsetzung des Produktivsystems in den Pilotinstituten im November/Dezember 2020 werden alle Einrichtungen der Universität Heidelberg schrittweise in die ERV eingeführt.
Als Ausschreibungsverfahren wurde ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ausgewählt. Das Verfahren begann im September 2018 und wurde mit der Zuschlagserteilung am 8. März 2019 für die Bietergemeinschaft Codia Software GmbH / dvelop mit dem Produkt d3 (für das Dokumentenmanagementsystem) und dem Unterauftragnehmer xSuite Group GmbH (vormals WMD) mit dem Produkt xFlow (für das System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung) beendet.
Weitere Informationen zu den verschiedenen Projektphasen können Sie den auf dieser Seite eingestellten Dokumenten entnehmen. Gerne können Sie sich auch an unser Supportteam wenden: service-erechnung@uni-heidelberg.de
