Reorganisation des Bau- und Gebäudemanagements
Um die Leistungsfähigkeit im Bereich des Bau- und Gebäudemanagements zu optimieren wurde zum 01.01.2017 das Sachgebiet Gebäudemanagement aus dem Finanzdezernat in das Dezernat Planung, Bau und Sicherheit übertragen und dort als neue Abteilung 3.1 Gebäudebetrieb integriert. Dies hat die Verwaltung zum Anlass genommen, die bisherige Aufgabenverteilung innerhalb des Dezernates aber auch zwischen dem Dezernat und anderen Organisationseinheiten, wie beispielsweise dem Zentralbereich Neuenheimer Feld (ZNF) und der Klinik-Technik-GmbH, zu untersuchen, ggfs. neu zu gestalten und den Informationsfluss zu verbessern. Das HIS-Institut für Hochschulentwicklung e. V. (HIS-HE) wurde beauftragt, den Veränderungsprozesses professionell zu begleiten.
Projektphase I – Organisationsuntersuchung (01.01. - 31.07.2017)
In der ersten Projektphase stand die Beschreibung der Ist-Situation im Vordergrund. Folgende Maßnahmen wurden dafür durchgeführt:
- Begehung
- Kundenforum
- Datenerhebung
- Einzelgespräche
- Sechs Workshops
- Benchmark
Die erste Projektphase wurde mit einer Empfehlung zur künftigen Organisationsstruktur sowie mit einem Maßnahmenbündel zur Umsetzung der Empfehlungen abgeschlossen.
Projektphase II – Vertiefungsphase (01.10.2017 - 31.07.2018)
Nachdem sich die Verwaltung intensiv mit den Empfehlungen befasst hatte, wurde – auch aufgrund veränderter Rahmenbedingungen – vereinbart, einige Bereiche vertieft zu untersuchen. Insgesamt wurden fünf Teilprojekte initiiert:
- Kaufmännisches Gebäudemanagement
- Technisches Gebäudemanagement
- Energiemanagement
- Schnittstelle Universitätsverwaltung/ZNF: Hausmeister, Hausdienste
- Schnittstelle Universitätsverwaltung/ZNF: Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe, Brandschutz
Die Ergebnisse wurden dem Rektorat am 11.07.2018 vorgestellt.
Ausgewählte Ergebnisse
Kaufmännisches Gebäudemanagement
Beschaffung Hausbewirtschaftungsmaterialien
Alle Hausmeister im Neuenheimer Feld (NF) beschaffen künftig die Hausbewirtschaftungsmaterialien über das Zentrallager im Zentralbereich Neuenheimer Feld (ZNF). Eine aufwendige Angebotseinholung entfällt und die Preisvorteile des ZNF durch den Einkauf größerer Mengen können genutzt werden. Es ist geplant, auch die Hausmeister der Altstadt und des Campus Bergheim in die Beschaffung über den ZNF einzubinden.
Technisches Gebäudemanagement
Brückenkopf KTG
Im neuen Vertrag mit der Klinik-Technik-Gesellschaft (KTG) von 2017 wurde die Aufgabenverteilung zwischen der KTG und der Universität aktualisiert (Schwerpunkt Wartung und Instandhaltung von technischen Anlagen). Um einen rechtssicheren Betrieb zu gewährleisten, wird in der Abt. 3.1 Gebäudebetrieb ein sogenannter „KTG-Brückenkopf“ aufgebaut, der unter anderem für die rechtlich vorgeschriebenen Kontrollpflichten hinsichtlich der Aufgabendurchführung der KTG sowie den Aufbau eines Anlagenkatasters (Erfassung aller techn. Anlagen der Universität) zuständig sein soll.
Energiemanagement
Zählerstruktur
Der aktuell vorhandene Bestand an Zählern (Strom, Wasser, Wärme, Kälte) wurde in einer Tabelle gebäudebezogen zusammengestellt und Defizite in der Ausstattung durch defekte oder fehlende Zähler sichtbar gemacht. Damit wurden die Voraussetzungen für die Entwicklung eines Gesamtzählerkonzeption im Vorgriff auf ein weitergehendes Energiemanagement (welche Zähler braucht man in welchem Gebäude?) geschaffen, das dazu beitragen soll, den hohen Energieverbrauch der Universität Heidelberg einzudämmen.
Hausmeister, Hausdienste
Neue Dienstanweisung (DAW) für den Hausmeisterdienst
Eine gemeinsame DAW für den Hausmeisterdienst wurde erstellt. Eine für alle Einrichtungen der Universität gültige Leistungsbeschreibung in Form eines Leistungskatalogs liegt vor. Dadurch wurden die Arbeitsbedingungen der Hausmeister zwischen der Universitätsverwaltung und dem ZNF vereinheitlicht. Das bestehende Konzept des Hausmeisterpools ermöglicht zudem eine wirtschaftliche Abdeckung von Urlaubs- und Krankenvertretungen.
Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe etc.
Prüfung ortsveränderlicher elektronischer Geräte (DGUV-V3-Prüfung)
Die Prüfung ortsveränderlicher elektronischer Geräte ist rechtlich vorgeschrieben. Die Umsetzung dieser Vorschrift erfolgte bisher unvollständig und dezentral. Nach einer umfassenden Auswertung von Pilotprüfungen wurde mit dem ZNF vereinbart, dass die DGUV-V3-Prüfung für die gesamte Universität künftig vom ZNF übernommen wird, da der ZNF bereits entsprechende Prüfungen in seinem eigenen Bereich durchführt. Damit wird ein wesentlicher Beitrag zur Arbeitssicherheit geleistet.
