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An welchen Hochschulen muss ich mich für den PhD-Track einschreiben?

Sobald die Studierenden die Zusage für das Deutsch-Französische Doktoratsstudium der Universität Heidelberg und der EHESS Paris bekommen hat, müssen sie sich an den Hochschulen einschreiben. Unabhängig von der Wahl der Heimatuniversität müssen sie sich an mehreren Institutionen immatrikulieren. Hierzu zählen die Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg, die EHESS Paris und die Deutsch-Französische Hochschule als Verbund von über 200 Partnerhochschulen aus Deutschland, Frankreich und weiteren Ländern in Europa. 

 

Einschreibung an der Deutsch-Französischen Hochschule (DFH)

Die Einschreibung an der DFH erfolgt erst nach der (gegebenenfalls bedingten) Zulassung der Studierenden in das Programm. Auf welche Weise sich die Studierenden an der DFH einzuschreiben haben, hängt davon ab, ob sie ihre Masterabschlüsse im Rahmen des Deutsch-Französischen Masterstudienganges Geschichte der Universität Heidelberg/EHESS Paris absolviert haben oder nicht. Ist ersteres der Fall, so haben die Studierenden bereits einen Account bei der DFH, ist letzteres der Fall, haben sie noch keinen eigenen Account. 

 

Möglichkeit 1: Account bereits vorhanden

Die Studierenden loggen sich mit ihren Anmeldedaten in ihren Account unter folgendem Link ein. Sobald sie sich eingeloggt haben, gehen sie unter "Navigation" auf "Rückmeldung". Unter dieser Rubrik füllen sie die erforderlichen Angaben aus und bestätigen am Ende mit "OK" rechts unten. 

 

Möglichkeit 2: Account noch nicht vorhanden

Die Studierenden müssen sich bei der DFH unter diesem Link und dann unter "Account registrieren" rechts einen eigenen Account anlegen. Nachdem sie einige Angaben zu ihrer Person gemacht haben, ist der Account erstellt. Achtung: Die Erstellung eines Accounts gilt nicht als Einschreibung, es sind weitere Schritte hierfür vorzunehmen. Sobald der eigene Account erstellt ist, können sich die Studierenden mit ihren Benutzernamen und ihren Passwörtern in ihren Accounts einloggen. Dann müssen sie "Neueinschreibung" auswählen und das dazugehörige Formular, das erscheint, ausfüllen. Die Einschreibung ist damit erfolgt. 

 

Jährliche Rückmeldung

Einmal im Jahr müssen sich die Studierenden an der DFH rückmelden. Hierzu loggen sie sich in ihren Accounts ein und gehen unter "Navigation" auf "Rückmeldung" und füllen dort die erforderlichen Angaben aus. Die Rückmeldung erfolgt lediglich jährlich und nicht einmal pro Semester, wie es an der Universität Heidelberg der Fall ist. Hierfür sind allerdings keine Gebühren zu entrichten. 

 

Unterschied Einschreibung und Rückmeldung

Die Einschreibung erfolgt, wenn sich die Studierenden zum ersten Mal an der DFH immatrikulieren. Die Rückmeldung erfolgt, nachdem sie sich bei der DFH eingeschrieben haben. Sie bestätigen damit, dass sie weiterhin Interesse haben, an der DFH eingeschrieben zu sein.

 

Frist der Einschreibung und der Rückmeldung

Die Einschreibung und die Rückmeldung sind jeweils vom 2. Mai bis zum 30. September möglich. Die Fristen sind unbedingt einzuhalten.

 

Kontakt DFH 

Bei Fragen zur Einschreibung und zur Rückmeldung an der DFH können die Studierenden auf folgende Kontakte an der DFH zurückgreifen:

E-Mail: einschreibung@dfh-ufa.org   

Telefon: 0049 681 938 12 160 

 

Einschreibung an der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg

Der Einschreibeprozess an der Universität Heidelberg hängt davon ab, ob die Studierenden durch ein Masterstudium an der Universität Heidelberg bereits an der Ruperto Carola immatrikuliert sind oder nicht. Möglichkeit 1: Sind die Studierenden durch ein Masterstudium außerhalb der Universität Heidelberg noch nicht an der Hochschule eingeschrieben, so sind die erstmalige Einschreibung durch die Einreichung von Unterlagen zur Hochschulzugangsberechtigung und zur Exmatrikulation an der Universität, ein Antrag auf Annahme als Doktorand an der Philosophischen Fakultät und die Anmeldung bei heiDOCS notwendig. Möglichkeit 2: Haben Studierenden durch ihre Immatrikulation im Masterstudium in Heidelberg bereits eine Matrikelnummer und einen Account an der Universität, so müssen sie eine Umschreibung bei der Studierendenadministration vornehmen, einen Antrag auf Annahme als Doktorand an der Philosophischen Fakultät stellen und sich bei heiDOCS anmelden. Eine Umschreibung an der Universität Heidelberg liegt vor, wenn eine Änderung des Studienfachs oder des angestrebten Abschlusszieles der Studierenden vorgenommen wird.

 

Möglichkeit 1: Erstmalige Einschreibung an der Universität Heidelberg

1) Die Studierenden halten folgende Unterlagen bereit:

• Beglaubigte Kopie der Hochschulzugangsberechtigung.
• Kopie des Personalausweises
• Passfoto
• Das Dokument "Annahme zum Zweck der Immatrikulation", von der Philosophischen Fakultät ausgefüllt, eine Kopie des Originals reicht hier. Das Dokument ist unter diesem Link herunterzuladen
• Beglaubigte Kopie des BA- und MA-Zeugnisses
• Ausführliche Exmatrikulationsbescheinigung, der Studiengang und die Studiendauer sollten aus dem Dokument hervorgehen.

2) Die Studierenden laden die Unterlagen auf der Plattform HeiCO für die Online-Immatrikulation hoch. Sie können einen Antrag auf Immatrikulation stellen. Sie loggen sich mit ihrer Uni-ID ein und machen die erforderlichen Angaben. Sobald sie zugelassen werden, erscheint ein Link. Über diesen haben die Studierenden Zugriff auf ihren Immatrikulationsantrag. 

3) Die Studierenden drucken den Immatrikulationsantrag aus und unterschreiben ihn. Anschließend laden sie ihn auf HeiCO hoch. 

4) Die Studierenden senden die folgenden Unterlagen per Post zu: Immatrikulationsantrag, beglaubigte Kopie des Hochschulabschlusses. Die Adresse lautet: 

Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Studierendenadministration/ Zentrales Doktorandenbüro
Seminarstr. 2
69117 Heidelberg

5) Nachdem die Immatrikulation abgeschlossen ist, erhalten die Studierenden eine Mail. Sie können ihren Studierendenausweis im Serviceportal der Universitätsverwaltung abholen. 

 

Möglichkeit 2: Umschreibung

1) Die Studierenden halten folgende Unterlagen bereit: 

• Einfache Kopie des BA-Zeugnisses (sofern aus Heidelberg), wenn BA-Zeugnis nicht aus Heidelberg, dann lieber beglaubigte Kopie
• Beglaubigte Kopie des MA-Zeugnisses 
• Ein aktueller Lebenslauf
• Das Dokument "Annahme zum Zweck der Immatrikulation", von der Philosophischen Fakultät ausgefüllt, eine Kopie des Originals reicht hier. Das Dokument ist unter diesem Link herunterzuladen
• Das Dokument "Antrag auf Umschreibung". Das Dokument kann unter diesem Link heruntergeladen werden. Es ist auch auf HeiCO verfügbar. 

2) Die Studierenden laden die Unterlagen auf der Plattform HeiCO hoch. 

 

Antrag auf Annahme zur Promotion

Die Annahme als Doktorand des Deutsch-Französischen PhD-Tracks der Universität Heidelberg und der EHESS Paris bedeutet nicht, dass man automatisch an der Philosophischen Fakultät als Doktorand eingeschrieben ist. Der Antrag auf Zulassung als Doktorand an der Philosophischen Fakultät der Universität Heidelberg ist deshalb notwendig. Hierfür sind folgende Unterlagen einzureichen:

• Promotionsvereinbarung
• Annahmebogen
• Erklärung vorausgegangener Promotionsversuch
• Fragebogen zur Annahme
• (Nur für internationale Studenten): Schulabschlussbescheinigung
• Aktueller Lebenslauf
• Einfache Kopie des BA-Zeugnisses mit dem dazugehörigen Transcript of Records
• Beglaubigte Kopie des MA-Zeugnisses mit dem dazugehörigen Transcript of Records
• Kurzes Exposé des geplanten Forschungsvorhabens für die Doktorarbeit
• Kopie des Personalausweises

Die Unterlagen müssen postalisch an folgende Adresse gesandt werden:

Dekanat der Philosophischen Fakultät

Voßstr. 2, Geb. 37

69115 Heidelberg

 

heiDOCS

Das Portal ist unter folgendem Link abrufbar. Nachdem sich die Studierenden eingeloggt haben, müssen sie für das Anlegen ihrer Akte mehrere Schritte vollziehen. Je nach Promotionsphase können unterschiedliche Schritte bei heiDOCS vollzogen werden. Informationen zu heiDOCS können unter diesem Link eingesehen werden.

 

Frist der Einschreibung und Rückmeldung an der Universität Heidelberg

Für die Einschreibung an der Universität Heidelberg für das Doktoratsstudium gibt es keine festgesetzte Frist. Jedoch wird dazu geraten, diese so früh wie möglich vorzunehmen, um auf den Studierendenausweis sowie auf die Accounts auf Moodle, im LSF und bei heiCO vollständig zugreifen zu können. Ferner ist eine Rückmeldung bei der Universität Heidelberg einmal pro Semester notwendig, um zu bestätigen, dass die Studierenden auch im folgenden Semester an der Hochschule eingeschrieben bleiben möchten. Die Studierenden können sich für das Sommersemester jeweils zwischen dem 15. Januar und dem 15. Februar und für das Wintersemester zwischen dem 15. Juni und dem 15. Juli rückmelden. Die Rückmeldung erfolgt ausschließlich per Überweisung. Die Beitragshöhe, den Verwendungszweck bei der Überweisung und den aktuellen Beitragsstatus können die Studierenden in ihrem Account bei heiCo unter "Studienbeitragsstatus" einsehen. Die offizielle Internetseite zur Rückmeldung der Hochschule findet sich unter diesem Link.

 

Einschreibung an der EHESS Paris

Die Studierenden können sich an der EHESS Paris einschreiben, sobald sie vom Zulassungsausschuss der EHESS Paris eine Zusage für den PhD-Track bekommen haben. Die Studierenden schreiben sich online ein. Die Unterlagen müssen nicht postalisch versandt werden.

 

Inscription administrative

Die administrative Einschreibung kann erfolgen, sobald die Studierenden die Zusage von der service de scolarité der EHESS zur Immatrikulation per E-Mail erhalten. Die Informationen, die hierfür von der Hochschule zur Verfügung gestellt werden, sind hier nachzulesen. Wie bereits bei der demande d’admission erfolgt die administrative Einschreibung vollkommen elektronisch. Es sind mehrere Schritte vorzunehmen:

• Die Zahlung der sogenannten Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC). Es handelt sich hier nicht um die Semestergebühren. Die CVEC wird von der französischen Organisation CROUS erhoben. Das CROUS kümmert sich um die Organisation des studentischen Lebens in Frankreich. Die Verwaltung der Studentenwohnheime, von Stipendien, kultureller Aktivitäten und von Studentenrestaurants zählen zu den Aufgabenbereichen. Zur Zahlung der CVEC gehen die Studierenden auf den folgenden Link. Unter "Payer en ligne" können die Studierenden die Gebühren zahlen. Es wird geraten, sich davor einen Account bei der Internetseite einzurichten. Nach erfolgter Zahlung bekommen sie eine Mail mit einer Bestätigung der Zahlung. Diese Bestätigung sollten die Studierenden gut aufbewahren. 
• Auf der Einschreibungsplattform der EHESS geben die Studierenden als Nächstes einige Angaben zu ihrer Person und zu ihrer akademischen Ausbildung an. Schreiben sie sich zum ersten Mal an der EHESS ein, so müssen sie hierzu auf diesen Link klicken. Sind die Studierenden bereits an der EHESS eingeschrieben (etwa durch den Deutsch-Französischen Masterstudiengang), so ist diesem Link zu folgen. 
• Als Nächstes werden die Studierenden dazu aufgefordert, mehrere Unterlagen zu ihrem Studium auf der Plattform der EHESS hochzuladen. Hierzu zählen die Bestätigung der Zahlung der CVEC, der Cotutelle-Vertrag sowie eine Bestätigung der Zahlung der Studiengebühren in Heidelberg als Nachweis der Befreiung von den Studiengebühren an der EHESS (bei Heimatuniversität Heidelberg, in einem einzigen Dokument) und eine "Déclaration de financement de la thèse de doctorat". Der Nachweis der Zahlung der Semestergebühren in Heidelberg ist unter heiCO (auch auf Englisch) erhältlich (Anmeldung->Studienbeitragsstatus, ein Screenshot ist ausreichend). Der Cotuelle-Vertrag muss noch nicht unterschrieben sein, dieser wird den Studierenden in der Regel nach Annahme der Kandidatur auf ecandidat per Mail zugeschickt. Die "Déclaration de financement de la thèse de doctorat" kann von den Studierenden selbst erstellt werden. Ein Dokument, in der die Möglichkeiten der Finanzierung der geplanten Doktorarbeit genannt werden, das dann mit Angabe des Datums und des Ortes unterschrieben wird, reicht an dieser Stelle vollkommen aus. Schreiben sich die Studierenden zum ersten Mal an der EHESS ein, so ist zusätzlich ein Foto hochzustellen. Sie bestätigen die Einreichung der Unterlagen mit "Valider" unten rechts. 
• Nachdem alle eingereichten Unterlagen von der service de scolarité überprüft worden sind, können sich die Studierenden auf ihren Accounts unter der Plattform espace numérique de travail ihre Immatrikulationsbescheinigungen für das akademische Jahr herunterladen (ENT->Service administratif->Mon dossier étudiant->Inscriptions).

 

Frist der Einschreibung und Rückmeldung an der EHESS

Die Frist für die administrative Einschreibung ist in der Regel Ende November. Die jeweiligen Fristen für die unterschiedlichen akademischen Jahre sind hier nachzulesen. Wie an der DFH und an der Universität Heidelberg, so ist auch an der EHESS eine Rückmeldung als Bestätigung, dass die Studierenden weiter an der Hochschule studieren möchten, erforderlich. Im Gegensatz zu der Rückmeldung an der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg ist diese nur einmal im Jahr für das darauffolgende akademische Jahr vorzunehmen. Hierzu müssen die Studierenden die administrative Einschreibung (siehe oben) erneut vornehmen.