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DMMP Projektphase 01.10.2022 – 30.01.2023

Involvierte Personen

Projekt: Database of Medieval Maritime Predation (Link zur Datenbank DMMP)

Projektgruppe: Nikolas Jaspert (Zentrum für Europäische Geschichts- und Kulturwissenschaften (ZEGK)), Victòria Burguera (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK)

Zeitlicher Verlauf des Projekts

Oktober 22

• Entwurf- und Planungsphase der Projektgruppe
• Vorstellung für die Beteiligten der Universitätsbibliothek (UB)
• Einrichtung Testinstanz der DMMP auf Serverspace der UB
• Treffen der Projektgruppe und weiterer involvierter Personen
• Einrichtung eines Gitlab seitens der UB
• Treffen aller beteiligten Personen

November 22

• vier wöchentliche Treffen der Projektgruppe und weiterer involvierter Personen

bis Ende Januar 23

• Arbeit am Modell der DMMP (Austausch über Gitlab und UB)
• Zwischenstandtreffen der Projektgruppe mit dem Heidelberger Zentrum für Digital Humanities (HCDH)
• Wiederaufnahme der engeren Betreuung durch die UB
• Erstellung eines funktionsorientierten Prototyps der DMMP

bis Mitte Februar 23

• Modellierung einer DMMP-Alpha-Version

Wissens- und Datenmanagement

Es wurde sich im ersten Treffen der Projektgruppe darauf geeinigt, zunächst eine präliminare, visuelle Darstellung der Datenbankorganisation analog auf DIN A3-Blättern anzufertigen.
Anschließend wurden die Schemata der DIN A3-Blätter (siehe Abbildung 1) zur flexibleren Bearbeitung in OneNote-Dokumente umgewandelt. Das in OneNote fixierte Modell wurde daraufhin in ein Excel-Sheet (siehe Abbildung 2) übertragen, das der erweiterten Projektgruppe (UB, ZEGK, HCDH, Scientific Software Center (SSC)) zur Anmerkung und Bearbeitung offenstand. Dadurch wurde die Modellierung des Systems enorm erleichtert, da alle Projektgruppenmitglieder simultan Einblick in das aktuellste Modell hatten, Fragen sowohl von Seiten der inneren Gruppe von Historiker*innen als auch der Gruppe von beteiligten Informatikern zeitnah via Gitlab oder Mail beantwortet werden konnten. Somit konnte zu jeder Zeit die Übersichtlichkeit des Modells gewährleistet und die Organisation der Daten transparent gestaltet werden.

Abbildung 1 – Beispiel eines DIN A3-Blatts                     

Abbildung 2 – Beispiel eines Excel Sheets

Als Digital Asset Management Software wurde die von der UB betriebene easydb gewählt. Gründe dafür waren, dass die Informatiker der UB damit bereits Erfahrungen gesammelt haben und in vergleichbaren Projektdesigns bereits erfahren sind. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der hierarchischen wie auch heterarchischen Darstellung von Objekten; komplexe Fragen an die jeweiligen Daten können durch die multidirektionale Verlinkung von Objekten bestenfalls erschöpfend beantwortet werden.
Das Datenbankmodell wurde auf dem Serverspace der UB eingerichtet sowie Eingabemasken für die engere Projektgruppe und die Informatik der UB zugänglich gemacht. Es erfolgte ein weiterer Ausbau des Systems – am hilfreichsten für die Modellierungsarbeit der engeren Projektgruppe erschienen hierbei die Ausdifferenzierung verschiedener Objekttypen und die
generelle Durchsuchbarkeit der Datensätze.
Die Möglichkeiten der GIS-Implementierung wurden Ende Oktober 22 ausgelotet sowie die die damit verbundene Involvierung der Programmierer des SSC.
Wöchentliche Treffen der erweiterten Projektgruppe im November 22 behandelten die zentralen Fragen, wie relationale Verbindungen zwischen Dokumenten, Ereignissen und Personen in der easydb hergestellt und dargestellt werden können; damit verbunden waren die Fragen, auf welche Art und Weise projektspezifische Dokumententypen in die Datenbank eingeben werden sollten und könnten.
Bis zum Januar 23 wurde ein organisatorischer Prototyp der DMMP im Excel-Sheet angelegt und die Frage der reziproken Verlinkung prosopographischer Daten bei einem Treffen der  Projektgruppe am selben Tag besprochen. Eine Modellierung der DMMP-AlphaVersion wird auf Grundlage des Excel-Entwurfs bis Mitte Februar 23 angestrebt.

Zusammenarbeit/Kommunikation innerhalb des Projektes

Im ersten Treffen der engeren Projektgruppe Anfang Oktober 22 wurden grundsätzliche Kommunikationsparameter festgelegt. So einigten sich die Teilnehmenden u. a. auf ein wöchentliches Treffen zum Austausch über das Projekt.
Die weitere Arbeit äußerte sich im gemeinsamen Vorgehen innerhalb der Projektgruppe, deren Ergebnisse mit der erweiterten Projektgruppe ausgetauscht wurden; von allen Seiten wurde eine enge Kommunikation für einen aktuellen Austausch angestrebt, v. a. in Bezug auf die Entwicklung der Datenbank.
Ab dem Oktober 22 wurde die programmierspezifische Kommunikation durch die Einrichtung des Gitlab-Projekts sichergestellt, während der Arbeitsphase vom November 22 bis einschließlich Januar 23 wurde der gegenseitige Austausch und Unterstützung durch Gitlab und E-Mail-Kommunikation gewährleistet.
Es erfolgten zwei Zwischenstandtreffen zwischen der Projektgruppe und weiteren involvierten Personen, wodurch gegenseitige Fortschritte, Datenbank-Entwürfe und Probleme kommuniziert und abgeglichen werden konnten. Seit dem Mitte Januar 23 ist aufgrund der PräAlpha und Alpha Version der DMMP eine enge Verzahnung mit der UB vorhanden.

 

DMMP Projektphase 30.01. – 31.07.2023

Involvierte Personen

Projektgruppe: Nikolas Jaspert (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Silvia Girona Espino (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK)

Erweiterte Projektgruppe: Victòria Burguera (ZEGK), Jonathan Gaede (FITCH), Laurin Herberich (ZEGK), Nikolas Jaspert (ZEGK), Dominic Kempf (SSC), Leonhard Maylein (UB), Florian Nieser (HCDH), Kilian Schultes (ZEGK), Nils Weiher (UB)

Zeitlicher Verlauf des Projekts

Februar 2023

• • Alpha Version des Zotero Literatur Plugins mit freundlicher Genehmigung des SSC
  • IT-Team beginnt mit der Implementierung des Excel-Datenmodells in easydb

März 2023

• • Autocomplete Felder identifiziert und hinzugefügt
  • Prozess der Dateneingabe: Vom Dokument zur Literatur, Literatur nur als verlinkbares Objekt und nicht als Wurzel für die Verlinkung von anderen Objekten

April 2023

• • Projektgruppe beginnt mit der Überprüfung bereits implementierter Objekttypen
  • Zwei Drittel des Datenmodells sind in easydb implementiert

Mai 2023

• • Domain wird festgelegt: http://dmmp.ub.uni-heidelberg.de/
  • Projektgruppe setzt die Überprüfung der bereits implementierten Objekttypen fort, während das Excel-Modell verbessert und ergänzt wird

• • Event OT: Spawning beliebiger Events aus beliebigen Dokumenten, auch aus Karten-, Mal- und Materialobjekten
  • DMMP Alpha ist fertig: IT-Team beendet die Implementierung des Excel-Modells in easydb
  • Projektgruppe und IT-Team beginnen das Modell von DMMP alpha zu optimieren, d.h. welche Felder können/sollen in mehreren Dokumenten/Ereignis-Typen verwendet werden und welche Felder sollen wiederholbar sein
  • Silvia Girona Espino (ZEGK) tritt der Projektgruppe bei

Juni 2023

• • "Helper Object"-Lösung für "DT/EV"-Problem ist implementiert
  • "Helper Object"-Lösung für "Missing Person"-Problem ist implementiert
  • Entscheidung zur Eintragung von Schiffen wird getroffen
  • "Documents first"-Eintragungsverfahren wird vereinbart

Juli 2023

• • Meilenstein erreicht: DMMP Beta ist nach der Löschung von Testdaten und der Umstrukturierung der Alpha-Version bereit für die Dateneingabe
  • Die Projektgruppe übergibt dem IT-Team Listen mit Korrekturen von geringer und hoher Priorität
  • Projektgruppe beginnt mit der Massenerfassung von Daten

Wissens- und Datenmanagement

Am Ende der ersten Projektphase im späten Februar 2023 legte die Projektgruppe in enger Abstimmung mit dem UB IT-Team einen Aktionsplan für den Zeitraum bis zum 31. Juli 2023 fest. Phase zwei sollte mit der Implementierung des Excel-Modells in easydb und damit einer Alpha-Version der Datenbank abgeschlossen werden. Phase drei sollte mit einer funktionierenden Beta-Version der DMMP enden.

Ende Februar 2023 begann das IT-Team der UB damit, den Excel-Entwurf, der den organisatorischen Prototyp des DMMP enthält, in easydb zu implementieren. Während des Implementierungsprozesses bereitete die Projektgruppe bereits Update 1.0 der geplanten Alpha-Version der DMMP vor. Abgesehen von zusätzlichen Funktionen wie einem Zotero Literatur-Plugin, das vom SSC realisiert wurde, änderte Update 1.0 das Modell in zwei Punkten. Die erste Änderung bestand darin, Literatur zu einem "Nicht-Spawner" (NSP) zu degradieren und den Dateneingabeprozess auf die Objekttypen Dokument und Ereignis zu beschränken. Zweitens sollte jedes Ereignis aus jedem Dokument erzeugt werden können. Anstatt den Abschluss des Implementierungsprozesses abzuwarten, beschloss die Projektgruppe in Zusammenarbeit mit dem IT-Team, Update 1.0 der DMMP alpha gleichzeitig zu implementieren, um doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden. Da es Phase zwei insgesamt verlängerte, begann die Projektgruppe die bereits implementierten Objekttypen zu überprüfen. Phase zwei endete mit der vollständigen Implementierung sowohl des Excel-Modells in easydb als auch des ersten Updates am 24. Mai 2023.

Die dritte Phase begann mit einer Erweiterung der Projektgruppe. Silvia Girona Espino kam als Projektassistentin hinzu und begann damit, Geodaten über mittelalterliche Häfen in einer Excel-Tabelle zu sammeln, um sie als Ortsobjekte in die DMMP zu importieren. Außerdem änderte sich der Modus Operandi der Projektgruppe und des IT-Teams. Die Verbesserung des DMMP-Modells hin zu einer funktionierenden Beta-Version, die eine umfangreiche Dateneingabe ermöglicht, erforderte eine viel engere Koordinierung. So trafen sich beide Gruppen im Juni und Anfang Juli fast zweimal wöchentlich, um Implementierungsfehler auszumerzen und das Modell zu optimieren. Letzteres beinhaltete die Bestimmung von Feldern, die in mehreren Dokument- und Ereignisobjekttypen verwendet werden können, sowie die Identifizierung von Feldern, die in so genannten “Nested Tables” wiederholbar sein sollten. Letzteres war von besonderer Bedeutung, da es schwierig gewesen wäre, nach Beginn der Dateneingabe nicht wiederholbare Felder in wiederholbare umzuwandeln.

Abbildung 1 

Abbildung 2

Phase drei bedeutete einen weiteren großen Schritt nach vorn für die Datenbank, da zwei wichtige Auffindbarkeitsprobleme gefunden und gelöst wurden. Das erste war das "DT/EV"-Problem, das durch den DT/EV-Objekttyp verursacht wurde, der bis dahin der vierte der OTs der DMMP war (Ereignis-OT, Dokument-OT, NSP, Dokument/Ereignis-OT). Der DT/EV OT bestand aus einem Dokumententeil, der keine Informationen über die im Dokument erwähnten NSP enthielt (Ort, Nation, Herrschaft, Behörde, Körperschaft, Schiffstyp, Waren, Währung und vor allem Person), und einem Ereignisteil, der alle NSP-Informationen enthielt, um doppelte Eingabe zu vermeiden. Das Fehlen von NSP-Informationen im Dokumententeil führte jedoch dazu, dass diese Dokumente z. B. nicht mit Personen verknüpft wurden und daher bei der Suche nach einer Person nicht auftauchten. Um den dokumentarischen Lebenslauf einer Person verfolgen zu können, einigten sich die Projektgruppe und das IT-Team darauf, den DT/EV-Objekttyp abzuschaffen, die bestehenden DT/EV-OTs in Dokument-OTs und Ereignis-OTs aufzuteilen und dennoch die doppelte Eingabe von Informationen zu vermeiden, indem ein Werkzeug namens "Helper Object" eingesetzt wird. Diese Funktion der easydb dient als Container für zwei OT's, die dann miteinander verknüpft und angezeigt werden, wodurch das durch das "DT/EV"-Problem verursachte Auffindbarkeitsproblem gelöst wird. Das "Helper Object"-Tool erwies sich auch als Lösung für das zweite Auffindbarkeitsproblem. Dieses "Missing Person"-Problem trat bei der Suche nach einer Person auf, die in einem mit einem Dokument verknüpften Ereignis auftauchte, aber nicht mit dem genannten Dokument verknüpft war. Die Suche nach einer Person führte nicht nur zu einem unvollständigen Datensatz, sondern es war auch unmöglich, das Dokument zu finden, in dem die Person ursprünglich erwähnt wurde, sobald ein Ereignis mit mehreren Dokumenten verknüpft war. Mit Hilfe des "Helper Object" konnte das IT-Team auch in diesem Fällen eine Verknüpfung zwischen Person und Dokument herstellen und so dafür sorgen, dass bei jeder Suche nach einer Person deren vollständiger dokumentarischer Datensatz angezeigt wird.

Ein dritter Punkt betraf wissenschaftliche Glaubwürdigkeit. Bis Ende Juni war die Dateneingabe sowohl über einen Dokumenten-OT als auch einen Ereignis-OT möglich. So hätte die Interpretation historischer Dokumente in Form eines aus historischer Recherche rekonstruierten Ereignisses als scheinbar historische "Tatsache" unterschiedslos neben den Dokumenten stehen können. Um die Forschungsergebnisse von den historischen Dokumenten zu trennen, entschied man sich daher, die Datenerfassung allein im Objekttyp Dokument zu verankern. Um den dokumentarischen Ursprung historischer Informationen in der DMMP zu verfolgen, sollte jeder Eintrag mit der Erstellung eines Dokuments beginnen, aus dem die verschiedenen anderen Objekttypen hervorgehen sollten. Als man sich am 23. Juni auf die Einführung des "documents first"-Eingabeprozesses und die "Helper Object"-Lösung einigte, entschied sich die Projektgruppe zusätzlich dafür, einzelne Schiffe auch als NSP OT zu erfassen. Nachdem alle Änderungen umgesetzt waren, wurden Testdaten eingegeben, um die Funktionalität der Lösungen sicherzustellen. Trotz der bereits hohen Arbeitsbelastung des IT-Teams passte dieses kleinere Änderungen an, die nach den Testdaten für notwendig erachtet wurden, und lieferte am 12. Juli 2023 eine funktionierende Beta-Version der DMMP.

Seitdem arbeitet das IT-Team am Chronologie-Plugin, das die spätere Visualisierung der nach verschiedenen Kalendern erfassten historischen Daten vereinfachen wird. Die Projektgruppe betreibt seit Juli 2023 intensiv die Dateneingabe.

Abbildung 3

Abbildung 4

Zusammenarbeit/Kommunikation innerhalb des Projektes

Zu Beginn der zweiten Projektphase wurden neue Kommunikationsparameter festgelegt. Die Projektgruppe beschloss ein Treffen der Projektgruppenmitglieder alle zwei Wochen, um eine gleichmäßige Arbeitslast zu gewährleisten. Während die erste Phase durch wöchentliche Treffen der Projektgruppe und des IT-Teams gekennzeichnet war, erforderte das Ziel der zweiten Phase, die Implementierung des DMMP Excel Modells in easydb, weniger persönliche und mehr virtuelle Kommunikation via Email und Gitlab. Diese Implementierungsphase, die zur Alpha-Version der DMMP führte, war daher durch weniger persönliche Treffen gekennzeichnet, nur sechs von März bis Ende Mai. Stattdessen kommunizierten die Projektgruppe und das IT-Team der UB hauptsächlich über E-Mail und Gitlab, wobei die E-Mail-Korrespondenz vor allem in den letzten Zügen des Implementierungsprozesses Ende Mai zunahm.

Bei Bedarf konnten beide Gruppen nahtlos zu persönlichen Treffen zurückkehren. Die Vorteile des letztgenannten Formats wurden vor allem in der dritten Phase des Projekts deutlich. Von Juni bis Juli 2023 arbeiteten Projektgruppe und IT-Team daran, die Alpha-Version der DMMP in eine funktionierende Beta-Version zu überführen. In diesem Prozess mussten wichtige Fragen der Auffindbarkeit und der wissenschaftlichen Glaubwürdigkeit geklärt und in nachhaltige und zukunftssichere Lösungen umgesetzt werden. Es wurde deutlich, dass häufige und auch kurzfristige Treffen am effektivsten waren, um Entscheidungen zu treffen, die den Kern des DMMP-Modells betrafen. Als weiteres nützliches Instrument zur Verbesserung eines Modells, an dem eine ausgewählte Gruppe kontinuierlich gearbeitet hat, erwies sich die Perspektive einer weniger involvierten Gruppe. Die "Außenseiterperspektive" kann in der Tat entscheidend für die Funktionalität einer Datenbank sein.

Nachdem die wichtigsten Fragen geklärt waren, wurde die programmierspezifische Kommunikation zwischen der Projektgruppe und dem IT-Team für den Rest des Monats Juli wieder auf E-Mail und Gitlab umgestellt. Wie in der ersten Phase des Projekts wurde so ein umfassender, gegenseitiger Austausch und gegenseitige Unterstützung gewährleistet, nicht zuletzt aufgrund des Bestrebens der Projektgruppe und des IT-Teams, Verzögerungen bei der Beantwortung von Anfragen zu vermeiden.

 

DMMP Projektphase 01.08. – 31.12.2023

Involvierte Personen

Projektgruppe: Nikolas Jaspert (ZEGK), Nabi Bauermeister (ZEGK), Victòria Burguera (ZEGK), Silvia Girona Espino (ZEGK), Laurin Herberich (ZEGK), Viola Herschbach (ZEGK)

Erweiterte Projektgruppe: Victòria Burguera (ZEGK), Jonathan Gaede (FITCH), Laurin Herberich (ZEGK), Nikolas Jaspert (ZEGK), Dominic Kempf (SSC), Leonhard Maylein (UB), Florian Nieser (HCDH), Kilian Schultes (ZEGK), Nils Weiher (UB)

 

Zeitlicher Verlauf des Projekts

August, September und Oktober 2023

• • Die Projektgruppe gibt die Daten ein und weist auf Fehler und Verbesserungspotenzial hin

November 2023

• • Update 1.0 der DMMP-Beta wird implementiert: Ersatz von mehreren einzelnen Textfeldern durch verschachtelte Tabellen, d.h. wiederholbare Felder, sowie Einführung des Feldes "andere beteiligte Personen" in jedem Dokument OT
  • Bernat Julià"-Problem wird durch Anpassung der Sucheinstellungen gelöst
  • Viola Herschbach (ZEGK) tritt der Projektgruppe bei

Dezember 2023

• • Nabi Bauermeister (ZEGK) tritt in die Projektgruppe ein

Wissens- und Datenmanagement

Am 12. Juli 2023 hatte die Projektgruppe damit begonnen, große Datenmengen in die DMMP einzugeben. Am 01. August schloss sich Silvia Girona Espino dieser Arbeit an und gab bereits katalogisierte Daten ein. Wann immer Fehler oder Verbesserungspotenzial festgestellt wurden, notierten die Mitglieder der Projektgruppe den einzelnen Fall in einem gemeinsamen Dokument, um Dopplungen zu vermeiden. Anfang August wurde eine Liste mit niedriger und eine mit hoher Priorität an das IT-Team übergeben, um eine Priorisierung während der Semesterferien zu ermöglichen.

Die Dateneingabe wurde im September und Oktober fortgesetzt, während die Projektgruppe die bisherige Leistung der DMMP Beta bewertete. Die gesammelten Daten, die dem IT-Team Anfang November vorgelegt wurden, rechtfertigten das erste Update der Betaversion. Abgesehen von Verbesserungen des Personen-NSPs umfasste das Update 1.0 die Ersetzung mehrerer einzelner Textfelder durch “Nested Tables”, d.h. wiederholbare Felder, sowie die Einführung des Feldes "andere beteiligte Personen" in jedem Dokument OT als Hauptforderungen der Projektgruppenmitglieder. Das einzige größere Problem, das diskutiert werden musste, war das "Bernat Julià" Problem, so genannt nach dem Suchbegriff, der es aufgedeckt hatte. Einige Projektgruppenmitglieder und ein Teil des IT-Teams erhielten bei der Suche nach "Bernat Julià" eine unterschiedliche Anzahl an Ergebnissen. Nach einigen Nachforschungen und während eines persönlichen Treffens entdeckten IT-Team und Projektgruppe, dass die Sucheinstellungen in Bezug auf Sprachen in den einzelnen Konten unterschiedlich eingerichtet worden waren. Dies führte bei der Suche zu abweichenden Ergebnissen, konnte aber relativ schnell behoben werden.

In der zweiten Novemberhälfte hat sich die Projektgruppe mit der neuen Projektassistentin Viola Herschbach weiter vergrößert. Sowohl letztere als auch die am ersten Dezember dazugestoßene Nabi Bauermeister werden für die Datenextraktion aus wissenschaftlichen Arbeiten und Büchern sowie für die Eingabe der entsprechenden Daten in die DMMP verantwortlich sein. Gleichzeitig setzt das IT-Team der UB seinen Support fort, während die Projektgruppe kontinuierlich Daten eingibt und Leistungsdaten erhebt.

Abbildung 1 - Beispiel einer Eingabemaske

Abbildung 2 - weiteres Beispiel einer Eingabemaske

Abbildung 3 - Beispiel einer Eingabemaske mit neuem Feld "Other people involved"

Zusammenarbeit/Kommunikation innerhalb des Projektes

Während der gesamten vierten Phase trafen sich die Mitglieder der Projektgruppe weiterhin alle zwei Wochen entweder virtuell oder persönlich. Was die Kommunikationsparameter zwischen der Projektgruppe und dem IT-Team anbelangt, so markierte die vierte Phase des DMMP-Projekts eine Rückkehr zu denen der zweiten Phase. Während im Juni und Juli fast zweimal wöchentliche Treffen die Norm waren, kehrten die Projektgruppe und das IT-Team zur Lösung kleinerer Problemen, die bei der Dateneingabe auftraten nach Abschluss der Beta-Arbeitsphase am 12. Juli 2023 zum Austausch via Gitlab, aber hauptsächlich E-Mail zurück.

Nach einer Treffen am 10. August fanden im September und Oktober keine Meetings mehr statt. Im November begann dann eine Periode mit mehr persönlichen Treffen. Der Grund dafür war ein ähnlicher wie der für die hohe Häufigkeit der Treffen zwischen der Projektgruppe und dem IT-Team in Phase drei des Projekts: Häufige und unmittelbare Treffen sind am effektivsten, wenn es darum geht, schwierige Probleme zu lösen. Im Gegensatz zu den Problemen der Auffindbarkeit und der Glaubwürdigkeit, die in zehn Meetings von Juni bis Juli gelöst werden mussten, waren die Probleme, die in den drei Treffen im November angegangen wurden, nicht schwerwiegend, weil sie den Kern des DMMP-Modells berührten, sondern ohne direkte Vorführung schwierig zu erklären. Die Zeit, die durch eine schnelle Demonstration eingespart werden konnte, erwies sich als der wahre Vorteil dieser Treffen.

Wie im Juli, nachdem Projektgruppe und IT-Team die gesammelten kleineren Probleme gelöst hatten, griffen beide für den Rest des Jahres 2023 auf Emailkommunikation zurück. Zu diesem Zeitpunkt gewährleistete dies in Kombination mit der jederzeit verfügbaren Option eines schnellen virtuellen Treffens Echtzeit-Updates und Unterstützung.