Förderung - EU Tipps und Hinweise zur Projektabwicklung

Für aktuell geförderte Forschungsprojekte des 7. Forschungsprogramms und Horizon 2020 stehen ab dem Berichtsmonat Januar 2017 graphisch und inhaltlich überarbeitete Timesheets zum Download bereit. Bitte beachten: Es sind monatliche Arbeitszeitnachweise von allen auf einem EU-Projekt beschäftigten Personen zu erstellen. Dies gilt auch für Personal, welches zu 100% in einem EU-Projekt tätig ist. Auch wenn die offiziellen Regularien von Horizon 2020 den Arbeitszeitnachweis bei Personen, die zu 100% auf dem Projekt arbeiten, nicht zwingend fordern, so ist ein solche Bescheinigung vor allem mit Blick auf ein mögliches Second Level Audit dringend zu empfehlen.

Zum Zwecke eines Tätigkeitsnachweises und im Hinblick auf eine Plausibilitätsprüfung muss die Leitung eines Horizon-2020-Projekts auch dann ein Timesheet (siehe Service-Angebote) führen, selbst wenn keine Personalkosten abgerechnet werden.

Im Unterschied zu den Projekten des 7. Forschungsrahmenprogramms ist eine Prüfbescheinigung („Certificate on the Financial Statement“) in Horizon 2020 nur noch mit dem abschließenden Finanzbericht des Projekts zu erstellen, und auch nur dann, wenn eine Fördersumme von mindestens 325.000 Euro erreicht wird. Um der Gefahr von folgenschweren Abrechnungsfehlern, die durch eine Prüfung der Innenrevision evtl. erst am Ende des Projekts auffallen würden, entgegenzuwirken, ist ein internes Audit bei Projekten mit einer Fördersumme von mindestens 325.000 Euro nach Ende einer jeden Berichtsperiode obligatorisch. Die hierfür notwendigen Dokumente sind rechtzeitig über das Dezernat Forschung an die Innenrevison einzureichen. Die Kosten für diese Prüfungen werden dem Projekt erst mit der finalen Prüfbescheinigung am Ende des Projekts in Rechnung gestellt.

Hinweis: Die Abrechnung der Personalkosten in Projekten von Horizon 2020 hat auf Basis der Berechnung der individuellen jährlichen Produktivstunden für die einzelne Mitarbeiterin bzw. den einzelnen Mitarbeiter zu erfolgen („individual annual productive hours“).