Drittmittelprojektabwicklung
Inhalt der Seite
Anordnungen (Annahmeanordnung /Auszahlungsanordnung/ Umbuchungsanordnung)
Anordnungsbefugnis und Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit
Arbeitgebererklärung/Verpflichtungserklärung
Arbeitszeiterklärung Bundesmittel
Drittmittelbewilligung, Bewilligungsbescheid und Projektanlage
Drittmittelfinanzierte Forschungsstipendien
Gastaufenthalt im Rahmen eines Forschungsprojekts oder einer wissenschaftlichen Veranstaltung
Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung)
Annahme von Drittmitteln
Die Annahme von Drittmitteln erfolgt durch die Universität. Sie wird durch das Rektorat oder das Dezernat Forschung erklärt. Das einwerbende Hochschulmitglied kann die Universität dabei nicht vertreten, d.h. das Hochschulmitglied kann die Drittmittel weder persönlich, noch für die Hochschule annehmen. Die Erklärung der Hochschule über die Annahme umfasst zugleich die korruptionsrechtlich relevante Zustimmung zur Inanspruchnahme der damit verbundenen Vorteile für die beteiligten Mitglieder der Hochschule.
Gründe für eine Ablehnung:
Nach § 13 Abs. 6 LHG kann ein Angebot kann abgelehnt werden oder die Annahme mit Auflagen versehen werden bei
- Beeinträchtigung anderer Aufgaben der Hochschule,
- Beeinträchtigung von Rechten und Pflichten anderer Personen,
- nicht angemessener Berücksichtigung von Folgelasten.
Die Beeinträchtigung anderer Aufgaben der Hochschule kann sich insbesondere aus einer unverhältnismäßigen Inanspruchnahme der Ressourcen der Hochschule durch Drittmittelprojekte ergeben. Im Einzelfall kann ein Verstoß gegen spezielle Gesetze, die insbesondere Datenschutz, Strahlenschutz, Gentechnik, Tierschutz oder Arzneimittel betreffen, zur Ablehnung der Annahme von Drittmitteln führen.
Bei privaten Drittmitteln kommt es zur Ablehnung der Annahme, wenn die Annahme gegen gesetzliche Vorschriften verstößt.
§ 13 Abs. 6 LHG Finanz- und Berichtswesen 
Anordnungen (Annahmeanordnung /Auszahlungsanordnung/ Umbuchungsanordnung)
Mit Anordnungen wird die Abteilung Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr zur Buchung von Geldbeträgen veranlasst. Auszahlungsanordnungen werden bei der Auszahlung von Geldbeträgen, Annahmeanordnungen bei der Einzahlung von Geldbeträgen verwendet. Umbuchungsanordnungen lösen Umbuchungen zwischen Drittmittelfonds bzw. deren Innenaufträgen aus. In allen Fällen ist eine zahlungsbegründende Unterlage, d.h. ein Beleg, der die Zahlung verursacht hat, notwendig. Die Formulare finden sich auf den Seiten des Dezernats Finanzen.
Bitte beachten: Wahrung des Vier-Augen-Prinzips bei Buchungsanordnungen!
Bei Annahme-, Auszahlungs- und Umbuchungsanordnungen müssen die Unterschriften in den Feldern „sachlich und rechnerisch richtig“ und „Anordnung“ immer von zwei unterschiedlichen Personen gezeichnet werden! Auf diese Weise wird der interne Kontrollmechanismus des Vier-Augen-Prinzips gewahrt und die Korruptionsprävention unterstützt. Buchungsanordnungen die nicht von zwei unterschiedlichen Personen gezeichnet sind, können nicht bearbeitet werden.
Für weitere Hinweise siehe „Antikorruptionsrichtlinie“ und „Verhaltenskodex zur Korruptionsprävention“.
Formulare und Downloads (Dezernat Finanzen)
Anordnungsbefugnis und Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit
Die Anordnungsbefugnis bezeichnet die Erlaubnis, für ein Drittmittelprojekt wirksam finanzielle Buchungen mittels sogenannter Anordnungen veranlassen zu dürfen. Daneben gibt es die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit, die dem Berechtigten erlaubt, die Richtigkeit von maßgeblichen Angaben in Kassenanordnungen bescheinigen zu können. Ohne eine Übertragung der Befugnis ist eine Bewilligung nicht möglich. Das Formular wird vom Dezernat Forschung nach Eingang des Bewilligungsbescheids dem Zuwendungsempfänger zugestellt. Die Übertragung beider Befugnisse erfolgt durch den Projektleiter.
Für beide Befugnisse gibt es Voraussetzungen bezüglich der Besoldungsgruppe (mindestens E9 für Feststellung sachliche Richtigkeit, mindestens E13 für Anordnungsbefugnis). Bei Mitarbeitern in niedrigeren Besoldungsgruppen bedarf es einer formlosen Ausnahmegenehmigung des Projektleiters, die an das Dezernat Forschung zu senden ist. Die Anordnungsbefugnis und die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit werden vom Kanzler oder der Kanzlerin auf Antrag erteilt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite des Dezernats Finanzen.
Anzeige von Drittmitteln
Die Anzeige von Zuwendungen und entgeltpflichtigen Forschungsleistungen (Auftragsforschung, wissenschaftliche Dienstleistung, Kooperationsforschung) ist bei allen Fördermittelgebern rechtzeitig und vollständig ausgefüllt dem Dezernat Forschung vorzulegen. Damit die Universität die Drittmittel annehmen kann, muss ihr die Einwerbung bzw. die beabsichtigte Einwerbung unverzüglich angezeigt werden. Diese Anzeige muss mit dem vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. Dies gilt auch für Drittmittel, die nicht auf dem Antragsweg über das Dezernat Forschung beantragt werden. Der ausgefüllte Vordruck ist an das Dezernat Forschung zu senden, bevor entsprechende Anträge auf Zuwendungen gestellt werden. Aufgrund der schriftlichen Unterlagen prüft die Universität, ob die Zuwendung angenommen werden darf.
Nach Eingang des Bewilligungsbescheids ist – sofern gefordert – die Einverständniserklärung der Universität abzugeben. Die rechtsverbindliche Unterschrift darf nur von der Kanzlerin/ vom Kanzler oder den dazu beauftragten Personen geleistet werden.
Vorgeschriebener Vordruck (RTF)
Arbeitgebererklärung/Verpflichtungserklärung
Einige Drittmittelgeber (insbesondere DFG: eigene Stelle; ERC-Grants) machen eine Arbeitgebererklärung erforderlich, in der dem Projektleiter Räume, Ausstattung u.a. zur Verfügung gestellt werden. Die Arbeitgebererklärung ist eine rechtsverbindliche Bestätigung der Universität zur Bereitstellung dieser Ressourcen. Die Arbeitgebererklärung, die vom Dezernat Forschung ausgestellt wird, kann erst nach Abgabe einer Verpflichtungserklärung durch die einwerbende Universitätseinrichtung erfolgen. Das Formular zur Verpflichtungserklärung kann beim Heidelberg Research Service angefordert werden und muss ausgefüllt an den zuständigen Projektmanager zurückgesendet werden.
Arbeitszeiterklärung Bundesmittel
Gemäß der Neufassung der Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Ausgabenbasis des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zur Projektförderung (NABF) gilt für Projekte, die ab dem 18. April 2018 gestartet sind, die Richtlinie, dass für die auf dem entsprechenden BMBF-Projekt beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Arbeitszeitnachweise geführt werden müssen. Um die Vorgaben des Bundes zu erfüllen, stellt das Dezernat Forschung ein Formular zur Arbeitszeiterklärung zur Verfügung. Mit dieser Erklärung wird das aufwändige Führen von Timesheets verhindert und dennoch ein ausreichender Nachweis über die Arbeitszeit erbracht. Das Formular ist für jeden einzelnen direkt auf dem Projekt beschäftigten Mitarbeiter auzufüllen und zu signieren. Das Original verbleibt in der dezentralen Einrichtung zur Vorlage bei etwaigen Prüfungen. Eine Kopie geht an die zuständige Sachbearbeitung im Dezernat Forschung, Abteilung 6.2.
Arbeitszeiterklärung Bundesmittel (PDF) - Bitte das Formular herunterladen, um es am Bildschirm auszufüllen!
Drittmittelbewilligung, Bewilligungsbescheid und Projektanlage
Eine Drittmittelbewilligung kann vorliegen in Form eines Zuwendungsbescheids (Bewilligungsbescheids), eines Vertrags oder eines Geldeingangs (als Spende) oder bei wissenschaftlichen Dienstleistungen als Rechnung. Ein Zuwendungsbescheid nennt Fördersumme und Laufzeit des Projekts. Auf Nachweis einer erfolgten Bewilligung (auch vorab per E-Mail) durch den Fördermittelgeber werden im Dezernat Forschung die Konten für ein Drittmittelprojekt angelegt. Diese Nachweise sind unverzüglich per Hauspost an das Dezernat Forschung zu senden. Nach Anlage der Konten werden die Kontierungsdaten (Fonds und Innenaufträge) vom zuständigen Sachbearbeiter mitgeteilt.
Wissenschaftliche Dienstleistungen
Drittmittelfinanzierte Forschungsstipendien
Die Universität Heidelberg vergibt zur Förderung der wissenschaftlichen Aus- und Fortbildung, insbesondere der Qualifikation von Doktorandinnen und Doktoranden sowie an Promovierte (Postdoc) zu vertiefter wissenschaftlicher Arbeit Forschungsstipendien aus Drittmitteln. Gefördert werden können besonders begabte Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler aller an der Universität vertretenen wissenschaftlichen Disziplinen.
Die Auswahl der Stipendiatinnen und Stipendiaten erfolgt in den wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität Heidelberg nach intensiver Prüfung der Förderwürdigkeit im Sinne der Bestenauslese. Die Bewilligung des Stipendiums wird mit dem Vordruck „Antrag auf Bewilligung eines drittmittelfinanzierten Forschungsstipendiums an der Universität Heidelberg“ im Dezernat 6 der Universitätsverwaltung beantragt. Antragsteller für ein Stipendium ist der Projektleiter, das Institut oder die zentrale wissenschaftliche Einheit, die ein Stipendium zu vergeben hat.
Die Bewilligung eines Stipendiums erfolgt durch einen Zuwendungsbescheid und die daraufhin erklärte Annahme durch die Stipendiatin bzw. den Stipendiaten. Weitere Informationen sind der Richtlinie zur Vergabe von drittmittelfinanzierten Stipendien an der Universität Heidelberg zu sowie den FAQs zu entnehmen.
Antragsformular Stipendien (DOC)
Richtlinie für die Vergabe drittmittelfinanzierter Forschungsstipendien (PDF)
FAQ Stipendien (PDF)
Gastaufenthalt im Rahmen eines Forschungsprojekts oder einer wissenschaftlichen Veranstaltung
Im Rahmen drittmittelfinanzierter Forschungsprojekte kann ein Fördermittelgeber für den Aufenthalt eines Gastes an der Universität Heidelberg Gelder zur Finanzierung einer Aufwandsentschädigung bewilligen. Hierunter fallen beispielsweise Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Tagegeld. Ebenso ist die Zahlung einer Aufwandsentschädigung aus dezentralen freien Mitteln (z.B. Overheads) und Haushaltsmitteln möglich. Damit die Auszahlungsanordnungen der Vorgabe der Landeshaushaltsordnung entsprechen, muss eine Unterlage beigefügt werden, die die Zahlung begründet. Das entsprechende Formular ist der Auszahlungsanordnung beizufügen.
Bitte beachten: Im Rahmen der Auszahlung einer DAAD-Pauschale an den Gast gilt als zahlungsbegründende Unterlage ausschließlich eine Vereinbarung zwischen dem Gast und der Universität Heidelberg. Etwaige Listen aus dem Bewilligungsschreiben des DAAD zu den Pauschalbeträgen stellen keine zahlungsbegründende Unterlage dar!
Anlage zur Auszahlungsanordnung im Rahmen einer Reisekostenerstattung (PDF) (Formular Gast_01) - Bitte das Formular herunterladen, um es am Bildschirm auszufüllen! Das Formular bitte nicht handschriftlich, sondern ausschließlich elektronisch ausgefüllt ausdrucken, unterschreiben und einreichen!
Anlage zur Auszahlungsanordnung im Rahmen eines Gastaufenthalts (PDF) (Formular Gast_02) - Bitte das Formular herunterladen, um es am Bildschirm auszufüllen!
Gastvereinbarung - Allgemeine Bedingungen (PDF)
Mittelabruf/Mittelanforderung
Üblicherweise müssen die von einem Fördermittelgeber bewilligten Mittel in Form einer schriftlichen Mittelanforderung regelmäßig abgerufen werden. Hierbei sind die Vorgaben des Fördermittelgebers für die Mittelbereitstellung bzw. den Mittelabruf maßgebend. Die anordnungsbefugte Projektleitung bzw. die entsprechende Universitätseinrichtung ist für die ausreichende Deckung eines Projektkontos verantwortlich.
Im Bereich der DFG ist der erste Mittelabruf nach Unterschrift durch die Projektleitung immer auch zur zusätzlichen Signatur durch eine rechtsverbindliche Vertretung der Universität an das Dezernat Forschung weiterzuleiten. Für alle weiteren Mittelabrufe genügt die Unterschrift der Projektleitung, eine Kopie der Mittelanforderung mit der beigefügten entsprechenden Annahmeanordnung ist aber an das Dezernat Forschung zu senden. Mittelabrufe bei der DFG werden quartalsweise getätigt. Für Zuwendungen des Bundes müssen alle Mittelabrufe (sog. Zahlungsanforderungen) durch die Projektleitung über das Web-Portal PROFI ONLINE erfolgen. Ein von der Projektleitung unterzeichneter Ausdruck des Mittelabrufs sowie die entsprechende Annahmeanordnung sind dem Dezernat Forschung weiterzuleiten. Hier erfolgt nach Prüfung und Gegenzeichnung die Rücksendung des Formulars an die Projektleitung. Auch die erläuternden Hinweise auf den Seiten des Dezernats Finanzen sind zu beachten.
Annahmeanordnung (RTF)
Erläuternde Hinweise zur Annahmeanordnung
Projektverlängerung
Bei einer Projektverlängerung muss die neue Projektlaufzeit dem Dezernat Forschung mitgeteilt werden. Die zuständigen Sachbearbeiter im Dezernat Forschung erteilen weitere Auskünfte.
Umkehr der Steuerschuld
Bitte beachten Sie, dass im Rahmen eines möglichen Leistungsaustauschs mit ausländischen Partnern (i. d. R. definiert über einen Unterauftrag oder Rechnungsstellung) das sog. Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt. Nicht der Leistungsgeber, sondern der Leistungsempfänger trägt hierbei die Umsatzsteuerschuld. Entsprechende Kosten im Budget sind im Projektantrag einzuplanen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie beim Heidelberg Research Service.
Verwendungsnachweis
Der Verwendungsnachweis wird von der anordnungsbefugten Projektleitung nach der Vorgabe des Zuwendungsgebers erstellt. Die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel ist von der anordnungsbefugten Projektleitung nachzuweisen. Der Verwendungsnachweis ist dann dem Dezernat Forschung zur Prüfung und Bestätigung der Angaben zuzuleiten. Der vom Dezernat Forschung bestätigte Verwendungsnachweis ist dem Fördermittelgeber zu übermitteln.
Zahlungsbegründende Unterlage
Gemäß Ziffer 10 der Verwaltungsvorschrift zu § 70 Landeshaushaltsordnung für Baden-Württemberg (LHO) muss jeder förmlichen Zahlungsanordnung eine begründende Unterlage beiliegen, aus der Zweck und Anlass der Zahlung hervorgeht.
Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung)
Bei Zuwendungen zur Förderung von Aufgaben der Universität ist eine Spendenbescheinigung auszustellen, die dem Zuwendungsgeber auf dessen Verlangen (Antrag auf Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung) für steuerliche Zwecke zugestellt wird. Spendenbescheinigungen nach §10 b EStG dürfen nur vom Dezernat Forschung sowie (bei Sachzuwendungen und Schenkungen) vom Dezernat Stiftungen und Vermögen ausgestellt werden. Die Anzeige auf Zuwendung muss von der betreffenden Einrichtung ausgestellt werden.
Die Spendenbescheinigung darf erst erteilt werden, wenn der zugewendete Betrag bei der Universitätskasse vereinnahmt oder wenn die Sachzuwendung in das Eigentum des Landes oder der Universität (Universitätsvermögen) übergegangen ist.
Keine Zuwendungsbescheinigungen werden ausgestellt für
- Geldzuwendungen Dritter für andere Zwecke
- Forschungsaufträge.
