Das Azubi-Tagebuch
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Foto: privat
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Die Universität als größter Arbeitgeber vor Ort ist auch eine wichtige Ausbildungsstätte der Region. Im Unispiegel stellen wir regelmäßig einen Lehrberuf vor – und zwar in Form eines Azubi-Tagebuchs, das den Ablauf einens typischen Arbeitstages dokumentiert. Diesmal im Fokus: die Ausbildung zur Fachangestellten für Bürokommunikation, wie sie derzeit Stefanie Hagmann und Vanessa Klumpp (unser Bild) absolvieren.
Die Ausbildung als Fachangestellte für Bürokommunikation findet in den verschiedenen Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung sowie im Sekretariat des Botanischen Gartens und anderer Institute statt. Durch die Gleitzeitregelung ist unser Arbeitsbeginn flexibel. Wir können zwischen 06:30 Uhr und 09:00 Uhr beginnen. Ein Tagesablauf in der Ausbildung sieht folgendermaßen aus:
Wenn wir in das Büro kommen, schalten wir als Erstes alle technischen Geräte wie PC, Drucker und Faxgerät ein, welche wir den Tag über benötigen.
Zunächst einmal überprüfen wir die eingegangenen E-Mails. Wichtige Nachrichten werden sofort bearbeitet oder an den betroffenen Sacharbeiter weitergeleitet. Außerdem wird im Telefonbriefkasten nach verpassten Anrufen geschaut, gegebenenfalls die Nummer notiert, um später zurückzurufen.
Daraufhin kommt die morgendliche Post, die durch einen Boten unserer hausinternen Poststelle verteilt wird. Die Post sehen wir durch und verteilen sie in die bereitgestellten Ablagekörbe der einzelnen Mitarbeiter bzw. der zuständigen Sachbearbeiter.
Ab 12:00 Uhr können wir Mittagspause machen, welche wir für ein Essen in der Mensa, einen kurzen Spaziergang oder zum Einkaufen in der Stadt nutzen.
Um 15:30 Uhr endet die reguläre Arbeitszeit, jedoch müssen in der Woche 39,5 Stunden gearbeitet werden.
Da wir in unserer Ausbildung alle Dezernate der „Zentralen Universitätsverwaltung“ durchlaufen, fallen überall andere Aufgaben an. In der Kasse werden zum Beispiel Belege gebucht, in der Poststelle u.a. Briefe einkuvertiert und versendet, in der Personalabteilung werden die Personalfälle bearbeitet und in der Registratur steht das „Aktenziehen“ auf dem Programm. Da man in jeder Abteilung mit anderen Mitarbeitern und anderen Aufgaben zu tun hat, ist unsere Ausbildung sehr interessant und abwechslungsreich.
Zum Großteil aber bewältigen wir die allgemeinen Sekretariatsaufgaben und unterstützen teilweise auch die Sachbearbeiter. Man muss Termine absprechen und vereinbaren, Geschäftsbriefe schreiben, Telefonate führen und viel am und mit dem PC arbeiten. Deshalb ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Ausbildung zur „Fachangestellten für Bürokommunikation“ das Interesse und gewisse Vorkenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen wie Excel oder Word. In der Berufsschule (Julius-Springer-Schule), die bei uns im Blockunterricht stattfindet, werden diese Kenntnisse vertieft und man lernt viele neue Dinge, welche man gleich am Arbeitsplatz umsetzen kann.
Da die Ausbildung sehr abwechslungsreich ist und man ständig Neues lernt, freut man sich schon am Feierabend auf den nächsten Tag in der „Zentralen Universitätsverwaltung“.
Die Ausbildung als Fachangestellte für Bürokommunikation findet in den verschiedenen Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung sowie im Sekretariat des Botanischen Gartens und anderer Institute statt. Durch die Gleitzeitregelung ist unser Arbeitsbeginn flexibel. Wir können zwischen 06:30 Uhr und 09:00 Uhr beginnen. Ein Tagesablauf in der Ausbildung sieht folgendermaßen aus:
Wenn wir in das Büro kommen, schalten wir als Erstes alle technischen Geräte wie PC, Drucker und Faxgerät ein, welche wir den Tag über benötigen.
Zunächst einmal überprüfen wir die eingegangenen E-Mails. Wichtige Nachrichten werden sofort bearbeitet oder an den betroffenen Sacharbeiter weitergeleitet. Außerdem wird im Telefonbriefkasten nach verpassten Anrufen geschaut, gegebenenfalls die Nummer notiert, um später zurückzurufen.
Daraufhin kommt die morgendliche Post, die durch einen Boten unserer hausinternen Poststelle verteilt wird. Die Post sehen wir durch und verteilen sie in die bereitgestellten Ablagekörbe der einzelnen Mitarbeiter bzw. der zuständigen Sachbearbeiter.
Ab 12:00 Uhr können wir Mittagspause machen, welche wir für ein Essen in der Mensa, einen kurzen Spaziergang oder zum Einkaufen in der Stadt nutzen.
Um 15:30 Uhr endet die reguläre Arbeitszeit, jedoch müssen in der Woche 39,5 Stunden gearbeitet werden.
Da wir in unserer Ausbildung alle Dezernate der „Zentralen Universitätsverwaltung“ durchlaufen, fallen überall andere Aufgaben an. In der Kasse werden zum Beispiel Belege gebucht, in der Poststelle u.a. Briefe einkuvertiert und versendet, in der Personalabteilung werden die Personalfälle bearbeitet und in der Registratur steht das „Aktenziehen“ auf dem Programm. Da man in jeder Abteilung mit anderen Mitarbeitern und anderen Aufgaben zu tun hat, ist unsere Ausbildung sehr interessant und abwechslungsreich.
Zum Großteil aber bewältigen wir die allgemeinen Sekretariatsaufgaben und unterstützen teilweise auch die Sachbearbeiter. Man muss Termine absprechen und vereinbaren, Geschäftsbriefe schreiben, Telefonate führen und viel am und mit dem PC arbeiten. Deshalb ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Ausbildung zur „Fachangestellten für Bürokommunikation“ das Interesse und gewisse Vorkenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen wie Excel oder Word. In der Berufsschule (Julius-Springer-Schule), die bei uns im Blockunterricht stattfindet, werden diese Kenntnisse vertieft und man lernt viele neue Dinge, welche man gleich am Arbeitsplatz umsetzen kann.
Da die Ausbildung sehr abwechslungsreich ist und man ständig Neues lernt, freut man sich schon am Feierabend auf den nächsten Tag in der „Zentralen Universitätsverwaltung“.
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