Aktenabgabe
Das Universitätsarchiv Heidelberg entscheidet gemäß Archivordnung über die Übernahme und dauerhafte Verwahrung der bei Organen, Fakultäten und Einrichtungen der Universität, einschließlich der Universitäts- und Klinikverwaltung, entstanden und nicht mehr benötigten Unterlagen. Insbesondere handelt es sich dabei um Schriftstücke, Urkunden, Akten, Geschäftsbücher, Protokolle, Matrikeln, Karteien, Listen, Amtsdrucksachen, Karten, Pläne, Risse, Zeichnungen, Bild-, Film- und Tonmaterialien jeglicher Art, Dienstsiegel; elektronisch gespeicherte Informationen (Dateien) sowie sonstige Informationsträger mit maschinenlesbar gespeicherten Informationen einschließlich der zu ihrer Nutzung erforderlichen Programme oder vergleichbarer Hilfsmittel.
Diese Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Archiv anzubieten. Da bei der Aktenabgabe nicht nur über die Auswahl und Übernahme von Unterlagen mit bleibendem Wert, sondern auch über die Vernichtung der übrigen Akten oder Aktenteile entschieden wird, liegt der früheste Anbietungszeitpunkt in der Regel 10 Jahre nach ihrer Entstehung.
Bei der Aktenabgabe sollte zur Übersicht und zugleich zu besseren Auffindbarkeit eine Liste der angebotenen Akten beigegeben werden. Folgende Listen stehen zum Download zu Verfügung (Jede Datei enthält zwei Tabellen, die beide auszufüllen sind):
Vor jeder Aktenabgabe ist das Universitätsarchiv schriftlich (gerne per Mail) oder telefonisch zu kontaktieren, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Gemäß § 2 Abs. 4 der Archivordnung der Universität Heidelberg ist es den abgebenden Stellen „nicht gestattet, Unterlagen nach eigenem Ermessen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten“.
Universitätsarchiv Heidelberg
Akademiestraße 4-8
69117 Heidelberg
Telefon 06221/54-7542
Telefax 06221/54-7706
E-Mail archiv@urz.uni-heidelberg.de