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 – und unsere Antworten darauf

 

Wer kann das Universitätsarchiv benutzen?

Das Universitätsarchiv Heidelberg ist eine öffentliche Einrichtung; die Benutzung ist jedem Interessierten möglich. Das Archiv dient der Forschung, der Lehre und dem Studium an der Universität, ihrer Verwaltung und sonstiger wissenschaftlicher Arbeit.

Die Einsichtnahme in das im Archiv verwahrte Schriftgut erfolgt vor Ort im Lesesaal. Es besteht aber auch die Möglichkeit, schriftlich (per Postbrief, Fax oder eMail) Anfragen an das Archiv zu richten. Das Archiv antwortet in der Regel auf demselben Weg.

Welche Unterlagen kann ich im Universitätsarchiv finden?

Dem Universitätsarchiv obliegt insbesondere die Verwahrung, Erhaltung und Erschließung aller Unterlagen, die es von den Organen, Fakultäten und Einrichtungen der Universität übernimmt und die bleibenden Wert haben. Diese Unterlagen bestehen, bezogen auf die Quellengattungen, aus Urkunden, Akten, Amts- und Geschäftsbüchern sowie aus Sammlungsgut (z. B. Fotos, Siegelabgüsse, Flugblätter usw.). Das älteste Material reicht ins 13./14. Jahrhundert zurück.

Unsere Präsenzbibliothek umfasst die grundlegende Literatur zur Geschichte der Universität Heidelberg, die jedem Interessierten zur kostenfreien Benutzung zur Verfügung steht. Bücher und Archivalien können nicht ausgeliehen werden.

Ablieferung von Belegexemplaren

1. Die Nutzer/innen des Universitätsarchivs Heidelberg sind verpflichtet, nach Fertigstellung ihrer Arbeit dem Universitätsarchiv unaufgefordert und unentgeltlich ein Belegexemplar zur Verfügung zu stellen, wenn für die Arbeit die Auswertung von Archivgut von substantieller Bedeutung war.
   Ist dies z.B. wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerks nicht zumutbar, können die Verfasser/innen dem Universitätsarchiv entweder ein Exemplar des Druckwerks zur Vervielfältigung überlassen oder eine Entschädigung bis zur halben Höhe des Ladenpreises verlangen. Das gilt auch für Veröffentlichungen in Sammelwerken und Zeitschriften sowie für unveröffentlichte Sonderdrucke.
   Die Archivleitung kann von dieser Abgabepflicht entbinden.
2. Es ist auch möglich, ein Belegexemplar als PDF oder in einem anderen Dateiformat dem Universitätsarchiv zu überlassen.
3. Die Belegexemplare stehen zur Einsicht in unserer Präsenzbibliothek zur Verfügung und werden zur Recherche in die Bibliotheksdatenbank HEIDI eingepflegt.
   Eine Genehmigung der Einsichtnahme durch Dritte in unveröffentlichte Werke (z. B. Studienabschlussarbeiten, Master- und Bachelorarbeiten) holt das Universitätsarchiv bei den Verfassern schriftlich ein (LArchG § 6, Abs. 7 Satz 5).

Zitierweise von Aktenbeständen aus dem UAH

Das genaue Zitieren von Archivbeständen hilft beim Finden und Wiederfinden von Unterlagen und der Arbeitsaufwand wird erheblich verringert. Für Außenstehende wird erst durch das korrekte Zitieren der Quellen die eigene Arbeitsleistung überprüfbar und damit die Quellenherkunft nachvollziehbar.

1. Die häufig genutzte Abkürzung für das Universitätsarchiv Heidelberg ist „UAH“. Es gibt jedoch zwei weitere Varianten, die Sie nutzen können: UA Heidelberg oder Universitätsarchiv Heidelberg. Wir bitten Sie, sich für eine Variante zu entscheiden, um Missverständnisse zu vermeiden.
2. Danach folgt die Archivsignatur (= Bestandssignatur, z. B.: B, H-II, PA oder RA und  die Archivnummer).
3. Nennen Sie ggf. auch die Blatt- oder Seitenangabe, sofern eine entsprechende Zählung in der jeweiligen Akte des Universitätsarchivs Heidelberg vorgegeben ist.

Wir empfehlen Ihnen folgende Zitierweisen (Beispiele):

Beispiel 1:   UAH B-XXXX
Beispiel 2:   UA Heidelberg RA XXXX
Beispiel 3:   Universitätsarchiv Heidelberg H-II-XXX / XXX

Welche Parkmöglichkeiten gibt es beim Archiv?

Kostenfreie Parkplätze sind in der Nähe des Archivs nicht eingerichtet. Nutzen Sie bei Anreise mit dem Pkw am besten die nahe gelegenen Parkhäuser P 6 (Kaufhaus Kraus), P 7 (Kaufhof), P 9 (Friedrich-Ebert-Anlage / Plöck) und P 10 (Friedrich-Ebert-Platz). Die Wege zu diesen Parkhäusern sind stadtintern ausgeschildert. (Anfahrtsbeschreibung)

Kann mir das Archiv eine Studienzeitbescheinigung ausstellen?

Ja. – Wir benötigen dazu Ihre schriftliche Anforderung (bevorzugt per Postbrief mit frankiertem Rückumschlag) unter Angabe ihres Namens (resp. Mädchennamens, unter dem Sie studiert haben), Vorname, Geburtstag und -ort sowie der Studienzeit. Geben Sie bitte an, wohin die Bescheinigung geschickt werden soll (z. B. Hausadresse oder Deutsche Rentenversicherung).
E-Mail: rentenbescheinigung@uniarchiv.uni-heidelberg.de

Können die Bestände des Universitätsarchivs auch online eingesehen werden?

Die Einsichtnahme in originale Dokumente ist online bisher nicht möglich.

Wir führen über die Homepage des Universitätsarchivs online aber an die Beständeübersicht heran und präsentieren darüber hinaus Findbücher (Repertorien) zu den Beständen des Archivs. Wir arbeiten daran, die Reihe dieser Online-Findbücher stetig zu vervollständigen. Damit soll schon vor einem Archivbesuch die Möglichkeit zur eigenen Recherche eröffnet werden. Eingehende Bestellungen zur Vorlage im Lesesaal an einem bestimmten Tag bedürfen lediglich der genauen Angabe der im Findbuch vermerkten Archivsignatur(en).

Muss ich mich vor meinem Archivbesuch anmelden?

Nutzen Sie bitte die auf unserer Homepage genannten Öffnungszeiten. Während dieser Öffnungszeiten können Sie das Universitätsarchiv im Prinzip auch ohne vorherige Anmeldung besuchen. Da unsere Archivalien im Umfang von fast 4000 Regalmetern aber nicht im Lesesaal bereitliegen, sondern in Kellerräumen (Magazinen) verwahrt werden, lässt sich das Warten auf die gewünschten Archivalien durch eine rechtzeitige Bestellung schon vor dem ersten Nutzungstag verkürzen.

Akten, die per E-Mail nach 16 Uhr im UAH bestellt werden, können am nächsten Öffnungstag vom Benutzer erst ab 14 Uhr im Lesesaal eingesehen werden.

Wie kann ich mich auf einen Archivbesuch vorbereiten?

Je präziser Sie Ihre Fragen stellen, um so größer ist die Chance, dass wir Ihnen eine umfassende Beratung anbieten bzw. die für Ihr Forschungsgebiet relevanten Dokumente für Sie bereitstellen können. Hilfreich ist es, wenn Sie vor Ihrem Besuch viele Informationen zu Ihrem Forschungsthema sammeln. Die Kenntnis der wichtigsten greifbaren Literatur in den Bibliotheken zu Ihrem Thema wird Ihre Arbeit im Universitätsarchiv in jedem Fall erleichtern.

Werden Benutzungsgebühren erhoben?

Der Besuch und die wissenschaftliche Nutzung des Universitätsarchivs Heidelberg ist im Grundsatz kostenfrei. Hierbei sind die Beratung und die Einsichtnahme in die Findmittel eingeschlossen.

Gebühren erhebt das Archiv auf der Basis einer Gebührenordnung für besonders zeitaufwändige Recherchen und für Reproduktionen (Kopien, Scans etc.)

Kann ich von Archivalien Reproduktionen erhalten?

Kopien von Archivalien und aus Büchern (digital oder als Fotokopie) werden, sofern der Erhaltungszustand der Dokumente dadurch nicht gefährdet ist und keine urheber- oder datenschutzrechtlichen Gründe entgegenstehen, auf Bestellung und im Rahmen der personellen Kapazitäten des Archivs angefertigt. Aufnahmen mit dem eigenen Apparat bedürfen der besonderen Vereinbarung. Bitte beachten Sie die Gebührenordnung.

Bestehen Nutzungseinschränkungen?

Rechtliche Vorgaben und konservatorische Gründe können die Nutzung einschränken. Generell ist Verwaltungsschriftgut erst nach Ablauf von 30 Jahren allgemein zugänglich. Für personenbezogenes Material gilt eine Sperrfrist von 10 Jahren nach dem Tode des Betroffenen; die Einsichtnahme in Unterlagen noch Lebender bedarf grundsätzlich deren Zustimmung.

Darf ich meinen Laptop im Lesesaal nutzen?

Ja.

Wie ist der richtige Umgang mit den Archivalien?

Essen und Trinken und selbstverständlich auch das Rauchen sind im Lesesaal bzw. in allen Büroräumen des Universitätsarchivs untersagt. Geräuschentwicklungen können zwar nicht gänzlich verhindert werden, aber jeder Benutzer wird gebeten, seinen Beitrag zu einer angenehmen und ruhigen Arbeitssituation zu leisten und den Geräuschpegel auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Notizen dürfen nicht in die Archivalien geschrieben werden, sie dürfen nicht als Schreibunterlagen verwendet werden, auch Durchpausen und ähnliches ist untersagt. Die Archivalien sind schonend zu behandeln, ihre innere Ordnung ist unbedingt beizubehalten, und sie darf nicht eigenmächtig verändert werden.

Die Benutzer werden gebeten, im Lesesaal einen Bleistift für Aufzeichnungen zu verwenden. Bleistifte können Sie an der Lesetheke ausleihen.

Ein Tipp zum Schluss!

Notieren Sie sich die Signaturen und die Kurztitel der von Ihnen benutzten Archivalien!
Diese Notizen sind später oft sehr nützlich!