Flächenbudgetierung
Die Flächenbudgetierung ist Teil der Gesamtbudgetierung der Institute und erfolgt in jährlichem Turnus zusammen mit der Herausgabe des Budgetheftes durch die Abteilung Controlling und Berichtswesen der Universitätsverwaltung. Folglich gelten dieselben Datengrundlagen, Zuordnungen zu Budgetierungsclustern, Erhebungsstichtage und Fristen. Im Rahmen der Flächenbudgetierung wird die aktuell belegte Bestandsfläche mit einem rechnerisch ermittelten Flächenbedarf verglichen. Gegenstand dieses Abgleichs sind die Nutzflächenkategorien „Büroflächen“, „Laborflächen“ und „Bibliotheksflächen“. Andere Flächenkategorien werden derzeit nicht betrachtet. Das Flächenbudgetierungsmodell orientiert sich am Verfahren zur Flächenbemessung von Neubaumaßnahmen durch die staatliche Hochbauverwaltung, sodass es den aktuellen und künftigen Rahmenbedingungen für die bauliche Entwicklung der Universität entspricht. Ermittelte Flächenüberschüsse werden vor dem Hintergrund einer adäquaten Ressourcenallokation monetär bewertet. Die Finanzmittel werden zum Ausgleich bestehender Flächendefizite umverteilt.
1 Bestandsfläche
Die betrachtete Bestandsfläche definiert sich über Nutzungsgruppen, welche aus den sogenannten Nutzungsarten gemäß DIN 277 gebildet werden. Zur Ermittlung werden die in der zentralen Raumdatenbank der Universitätsverwaltung zum Stichtag 1. Januar erfassten Daten herangezogen. Für die Zuordnung der Nutzungsgruppen zu Nutzungsarten wird auf die beiden Anhänge "Nutzungsarten nach Nutzungsgruppen" und "Nutzungsarten nach Nutzungsgruppen (Bibliotheken)" verwiesen.
1.1 Bestandsfläche Büro
Die aktuell belegte Bürofläche wird für jede zu budgetierende Einheit nach Nutzungsgruppen und Gebäuden dargestellt (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Anlage, Blatt "Teil A: Erfasste Raumdaten") und anschließend aufsummiert (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 1: Bestandsfläche"). Büroraumgrößen von 25 m2 oder größer sind zumeist der Situation im Gebäudebestand geschuldet (Altbau). Daher wird ein Abschlag in Höhe von 25 % auf die Fläche der unter der Nutzungsgruppe "31 Büroflächen" erfassten Räume gewährt, falls der Anteil an Büroräumen mit einer Fläche von 25 m2 oder mehr im Verhältnis zum Gesamtbestand der Büroflächen nicht kleiner als 40 % ist. Somit steht der real belegten Büroraumfläche ggf. eine korrigierte (abgeminderte) Bürofläche für die Flächen in Nutzungsgruppe "31 Büroflächen" gegenüber (siehe Abbildung 1). Die Summe aus dieser Fläche und der Büroergänzungsfläche (Nutzungsgruppen 32–37) ergibt die Bestandsfläche Büro, welche dem rechnerisch ermittelten Büroflächenbedarf gegenüber gestellt wird.
Abbildung 1: Ermittlung Bestandsflächen Büro
1.2 Bestandsfläche Bibliothek
Allgemeiner Hinweis:
Da die Struktur der Fachbereichs- und Institutsbibliotheken in Teilen nicht mit der Dienststellenstruktur und somit den budgetierten Einheiten übereinstimmt, werden Flächenbedarf und -bestand in den Bibliotheken ermittelt und anschließend anteilig auf die beteiligten budgetierten Einrichtungen umgelegt.
Die Ermittlung der Bestandsfläche Bibliothek berücksichtigt alle Flächen, die den Dienststellen der Instituts- und Fachbereichsbibliotheken zugeordnet sind. Für jede Bibliotheksdienststelle D werden die Bibliotheksflächen in den entsprechenden Nutzungsgruppen ermittelt, zur Bibliotheksfläche AD aufsummiert und nach Nutzungsgruppen dargestellt (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 1: Bestandsfläche" und Blatt "Teil 4: Ermittlung der Bibliotheksflächen"). Die Gliederung der Nutzungscodes in Nutzungsgruppen weicht von der bei Büro- und Laborflächen gebräuchlichen Zuordnung ab (vgl. Anhang "Nutzungsarten nach Nutzungsgruppen in Bibliotheken") und berücksichtigt alle der Bibliothek zugeordneten Flächen (siehe Abbildung 2).
Die dezentralen Bibliotheken sind in einigen Fällen mehreren budgetierten Einheiten zuzuordnen. Ebenso kann es vorkommen, dass einer budgetierten Einheit mehrere Bibliotheken (ganz oder anteilig) zuzuordnen sind. Entsprechend werden die Flächen AD mittels eines Anteilsfaktors ED berücksichtigt. Diese Anteilsfaktoren ergeben sich aus einem nach Vorgaben der Universitätsbibliothek anhand des Buch- und Medienbestands festgelegten, prozentualen Verteilschlüssel (vgl. Anhang "Anteile budgetierter Einheiten an Fachbereichs-/Institutsbibliotheken").
Die Bestandsflächen Bibliothek der budgetierten Einheit ergibt sich aus der Summe aller Flächenanteile der Einrichtung an den Instituts- und Fachbereichsbibliotheken. Diese werden rechnerisch dem ermittelten Bedarf an Bibliotheksflächen gegenübergestellt.
Abbildung 2: Ermittlung Bestandsflächen Bibliothek
1.3 Bestandsfläche Labor
Allgemeiner Hinweis:
Die Laborflächen werden nur für Einrichtungen mit experimenteller Arbeitsweise budgetiert; somit wird auch nur für diese Einrichtungen die Bestandsfläche Labor ermittelt und ausgewiesen.
Die aktuell belegte Laborfläche wird analog zur Bestandsfläche Büro für jede zu budgetierende Einheit nach Nutzungsgruppen und Gebäuden dargestellt (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Anlage, Blatt "Teil A: Erfasste Raumdaten") und aufsummiert (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 1: Bestandsfläche"). Sie dient als Vergleichsgrundlage gegenüber dem rechnerisch ermittelten Laborflächenbedarf.
Aus der Berechnung des Flächenbedarfs Labor des Personalbestands (vgl. Flächenbedarf Labor) ergeben sich sogenannte Standardlaborflächen (siehe Abbildung 3), die dann der Bestandsfläche Labor gegenübergestellt werden.
Sonderlaborflächen werden für Einrichtungen mit biologisch-/chemisch-experimenteller Arbeitsweise durch einen pauschalen Abschlag in Höhe von 25 % der Standardlaborflächen berücksichtigt. Dieser Pauschalansatz wurde aus einer Abfrage und Erfassung der zur Klassifizierung als Sonderlabor nötigen Kriterien (Sicherheitsstufe, dominierende Nutzungsfunktion, Nutzungen durch mehrere Einrichtungen, Belichtung durch Tageslicht, Vorhandensein eines ständigen Schreibarbeitsplatzes) im Rahmen der Flächenbudgetierung 2016 ermittelt. Dies soll der Tatsache Rechnung tragen, dass der Umfang der benötigten Sonderlaborflächen in der Regel nicht direkt an den Personalbestand gekoppelt ist. Für andere Arbeitsweisen ist derzeit kein Abschlag vorgesehen.
Abbildung 3: Ermittlung Bestandsflächen Labor
2 Flächenbedarf
Der Flächenbedarf des Personalbestands sowie dem darüber hinausgehenden Flächenbedarf für Stipendiaten und Studierende ergibt in der Summe den Flächenbedarf der Einrichtung.
2.1 Flächenbedarf des Personalbestands
Der Flächenbedarf Personal ergibt sich aus dem Personalbestand der jeweiligen Einheit entsprechend dem Stand der Personaldatenbank der Universitätsverwaltung zum Stichtag 1. Januar. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird in der Darstellung unterschieden zwischen Personal auf Landesstellen und weiterem Personal.
2.1.1 Arbeitsplatzbedarf
Zunächst wird der gesamte Personalbestand zuzüglich nicht besetzter Stellen (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Anlage, Blätter "Teil B: Beschäftigungsverhältnisse" und "Teil C: Freie Stellen") nach Personalkategorien zusammengefasst (siehe Anhang "Personal nach Personalkategorien") und die Summe der Vollzeitäquivalente (ΣVZÄ) pro Kategorie ermittelt. Die Division der Summe ΣVZÄ durch die Anzahl der Beschäftigten – kurz "Köpfe" – ergibt ein durchschnittliches Vollzeitäquivalent ∅VZÄ (siehe Abbildung 4). Zum Ausgleich des erhöhten Flächenbedarfs bei Teilzeitbeschäftigungsverhältnissen wird dem durchschnittlichen Vollzeitäquivalent ∅VZÄ ein Teilzeitfaktor TZF zugeordnet (siehe Anhang "Durchschnittliches Vollzeitäquivalent zu Teizeitfaktor"). Für wissenschaftliche Hilfskräfte – "Hiwis" – wird der Beschäftigungsumfang in Stunden Σh, Hiwi zuvor gemäß dem Ansatz 40 h/Monat = 1 VZÄHiwi umgerechnet. Die Multiplikation von ΣVZÄ und TZF ergibt den rechnerischen Arbeitsplatzbedarf AP je Personalkategorie (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 2: Flächenbedarf Personal", Spalte "Arbeitsplätze (AP)").
Abbildung 4: Ermittlung Arbeitsplatzbedarf Personal
2.1.2 Flächenbedarf Büro Personal
Der Büroflächenbedarf ergibt sich aus der Multiplikation des Arbeitsplatzbedarfs je Personalkategorie AP mit dem zugehörigen Flächenfaktor FFBüro (siehe Abbildung 5). Der Flächenbedarf Büro (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 2: Flächenbedarf Personal", Spalte "Flächenbedarf Büro") der budgetierten Einrichtung errechnet sich aus der Summe des Büroflächenbedarfs aus den einzelnen Personalkategorien.
Die angesetzten Flächenfaktoren berücksichtigen den Bedarf an Büroergänzungsfläche in Höhe von 2 m2 / Arbeitsplatz (der Faktor berücksichtigt die Bedarfe für Besprechungsfläche - 0,7 m2 / AP, Archivfläche - 0,7 m2 / AP und EDV-/Kopierräume - 0,6 m2 / AP) sowie den Flächenbedarf für Sozialräume (Pausenräume) mit einem Flächenfaktor von 0,3 m2 / Arbeitsplatz. Die unten angegebenen Flächenfaktoren fassen den Bedarf an Büroflächen, Büroergänzungsfläche und Sozialräumen zusammen.
Abbildung 5: Ermittlung Flächenbedarf Büro Personal
2.1.3 Flächenbedarf Labor
Allgemeine Hinweise:
Die Laborflächen werden nur für Einrichtungen mit experimenteller Arbeitsweise budgetiert; somit wird der Flächenbedarf Labor auch nur für diese Einrichtungen ermittelt und ausgewiesen.
Ausschließlich für den Lehrbetrieb vorbehaltene Praktikumslabore sind Unterrichtsfläche, die jedoch im Rahmen der Flächenbudgetierung bisher nicht berücksichtigt wird.
Jeder Personalkategorie ist ein Anteilsfaktor bezüglich der durchschnittlich im Labor verbrachten Arbeitszeit zugeordnet. Aus der Multiplikation von Arbeitsplatzbedarf AP und zeitlichem Anteilsfaktor AFLabor ergibt sich der entsprechende Arbeitsplatzbedarf im Labor (siehe Abbildung 6). Im nächsten Schritt erfolgt die Multiplikation mit dem entsprechend der vorherrschenden Arbeitsweise im Labor zugeordneten Laborflächenfaktor FFLabor. Die Summe der Flächen aus allen Personalkategorien errechnet sich der Flächenbedarf Labor (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 2: Flächenbedarf Personal", Spalte "Flächenbedarf Labor") der budgetierten Einrichtung.
Die Berücksichtigung von Sonderlaborflächen erfolgt über einen pauschalierten Abschlag als prozentualer Anteil der Bestandsflächen Labor (vgl. Bestandsfläche Labor).
Abbildung 6: Ermittlung Flächenbedarf Labor Personal
2.2 Flächenbedarf Bibliothek
Allgemeiner Hinweis:
Da die Struktur der Fachbereichs- und Institutsbibliotheken in Teilen nicht mit der Dienststellenstruktur und somit den budgetierten Einheiten übereinstimmt, werden Flächenbedarf und -bestand in den Bibliotheken ermittelt und anschließend anteilig auf die beteiligten budgetierten Einrichtungen umgelegt.
Der Flächenbedarf Bibliothek ergibt sich aus dem Personalbestand und dem Medienbestand der jeweiligen Bibliothek entsprechend dem von der Universitätsbibliothek zum Stichtag 1. Januar gemeldeten Stand. Hinzu kommt der Bibliotheksflächenbedarf für Studierende (vgl. Studierende (Bibliothek / Labor)).
2.2.1 Flächenbedarf Bibliothek Personal
Grundlage zur Ermittlung des Bibliotheksflächenbedarfs sind die von der Universitätsbibliothek in die Fachbereichs- und Institutsbibliotheken abgeordneten Mitarbeiter (siehe Abbildung 7). Äquivalent zur Ermittlung des Flächenbedarfs des Personalbestands wird in einem ersten Schritt der Arbeitsplatzbedarf für Bibliotheksmitarbeiter und -leitung bestimmt (vgl. Arbeitsplatzbedarf). Durch Multiplikation mit dem entsprechenden Flächenfaktor wird der Flächenbedarf des Personals in der entsprechenden Fachbereichs- oder Institutsbibliothek ermittelt. Entsprechend dem Anteilsfaktor ergibt sich der Flächenbedarf Bibliothek Personal (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 4: Ermittlung der Bibliotheksflächen", Spalten "Personal") der budgetierten Einrichtung.
Abbildung 7: Ermittlung Flächenbedarf Bibliothek Personal
2.2.2 Flächenbedarf Bibliothek Medienbestand
Der Medienbestand der Bibliotheksflächen dient als Grundlage zur Ermittlung der benötigten Bücherstell- und Magazinflächen (siehe Abbildung 8). Dazu werden der Buchbestand BB, die Anzahl der laufenden Zeitschriftenabonnements ZA und der sonstige Medienbestand MB (bspw. CD-ROMs, DVDs, Karten, Dias) zum Stichtag 1. Januar von der Universitätsbibliothek erhoben.
Im Weiteren werden der Buchbestand mit 5,4 m2 / 1.000 Bände berücksichtigt, laufende Abonnements mit 0,05 m2 / lfd. Abonnement. Sonstige Medien schlagen mit durchschnittlich 1 m2 / 1.000 Medieneinheiten zu Buche. Die Summe der einzelnen Flächenbedarfe ergibt den Flächenbedarf Bibliothek Medienbestand der Fachbereichs- oder Institutsbibliothek. Dieser wird mit dem entsprechenden Anteilsfaktor (vgl. Anhang "Anteile budgetierter Einheiten an Fachbereichs-/Institutsbibliotheken") äquivalent dem Flächenbedarf Bibliothek Personal (vgl. Flächenbedarf Bibliothek Personal) multipliziert. Es ergibt sich der Flächenbedarf Bibliothek Medienbestand (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 4: Ermittlung der Bibliotheksflächen", Spalten "Medien") der budgetierten Einrichtung.
Abbildung 8: Ermittlung Flächenbedarf Bibliothek Medienbestand
2.3 Weiterer Flächenbedarf
Neben dem zentral erfassten Personalbestand werden Stipendiaten, Studierende und Gastwissenschaftler in der Berechnung des Flächenbedarfs berücksichtigt. Die Datengrundlage für die ersten beiden Gruppen wird dem zugehörigen Budgetheft des jeweiligen Jahres mit den dort geltenden Stichtagen entnommen. Bei den Gastwissenschaftlern gilt ein Pauschalansatz.
2.3.1 Stipendiaten (Büro / Labor)
Allgemeiner Hinweis:
Um dem Umstand Rechnung zu tragen, dass Stipendien in der Regel nicht für genau ein Jahr vergeben werden, beziehen sich alle angesetzten Werte und Faktoren auf Monate. Zur Berechnung des Arbeitsplatzäquivalents wird von einem durchschnittlichen Stipendium in Höhe von 1.200 €/Monat ausgegangen. Die angegebenen Flächenfaktoren beziehen sich auf einen Monat; um diese mit denen der restlichen Berechnung zu vergleichen, müssen die Werte entsprechend mit 12 multipliziert werden, die eingeworbenen Stipendienmittel im Gegenzug dafür durch 14.400 €/Jahr dividiert werden.
Auf Grundlage der von den budgetierten Einheiten gemeldeten Stipendienmitteln erfolgt eine Umrechnung in Arbeitsplatzäquivalente. Diese Arbeitsplatzäquivalente ergeben sich aus der Division der Stipendienmittel durch einen festen Wert in Höhe von 1.200 €. Für die Umrechnung von Arbeitsplatzäquivalenten in Flächen kommen anschließend je nach Budgetierungscluster und Arbeitsweise unterschiedliche Flächenfaktoren für Büroflächen FFS, Büro und Laborflächen FFS, Labor zum Tragen (siehe Abbildung 9). Der so ermittelte Flächenbedarf Stipendiaten (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 3: Flächenbedarf Stipendiaten / Studierende / Gastwissenschaftler") wird zum bestehenden Flächenbedarf des Personalbestands addiert.
Abbildung 9: Ermittlung Flächenbedarf Stipendiaten
2.3.2 Studierende (Bibliothek / Labor)
Im Rahmen der Gesamtbudgetierung wird die Anzahl der Studierenden SZ (gewichtete Studierende) ermittelt. Unter der generellen Annahme, dass sich 10 % der Studierenden in der Studienabschlussphase befinden und somit Bedarf an einem Arbeitsplatz haben, ergibt sich die Anzahl der fortgeschrittenen Studierenden FS.
Diese Anzahl wird mit dem entsprechenden Flächenfaktor Bibliothek FFBibliothek, FS beziehungsweise Flächenfaktor Labor FFLabor, FS (siehe Abbildung 10) multipliziert, um den Flächenbedarf Bibliothek Studierende sowie den Flächenbedarf Labor Studierende (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 3: Flächenbedarf Stipendiaten / Studierende / Gastwissenschaftler") zu ermitteln. Diese Flächenbedarfe werden zum Flächenbedarf des Personalbestands addiert.
Abbildung 10: Ermittlung Flächenbedarf Studierende
2.3.3 Gastwissenschaftler (Büro / Labor)
Im Rahmen der Flächenbudgetierung soll dem Bedarf an Flächen für Gäste Rechnung getragen werden. Dabei wird davon ausgegangen, dass ein Professor im Jahresverlauf durchschnittlich ein halbes Jahr einen Gast aufnimmt und betreut. Mithin wird pro Professor (Anzahl besetzter und nicht besetzter Stellen sowie Stellen aus Drittmittel-Beschäftigungsverhältnissen) die Hälfte eines Arbeitsplatzes angesetzt. Durch Multiplikation mit den entsprechenden Flächenfaktoren (8 m2 Bürofläche / Arbeitsplatz, Laborflächenfaktor je nach Arbeitsweise; siehe Abbildung 11) ergibt sich der Flächenbedarf Gastwissenschaftler (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Teil 3: Flächenbedarf Stipendiaten / Studierende / Gastwissenschaftler"), der zum Flächenbedarf des Personalbestands zu addieren ist.
Abbildung 11: Ermittlung Flächenbedarf Gastwissenschaftler
3 Monetäre Bewertung
3.1 Ermittlung des Gesamtflächenbudgets
Die ermittelte Bestandsfläche und der ermittelte Flächenbedarf werden jeweils für Büro-, Bibliotheks- und Laborflächen miteinander verrechnet. So ergibt sich für diese Flächenarten ein Flächenüberschuss bzw. -defizit.
Ausgenommen von der monetären Bewertung sind folgende räumlich und organisatorisch zusammengefasste Fachbereichsbibliotheken als Zusammenschluss mehrerer Institutsbibliotheken: die Fakultätsbibliothek Theologie (FBT), die Bibliothek des Juristischen Seminars (JU), die Bereichsbibliothek Mathematik und Informatik (MA), die Campus-Bibliothek Bergheim (WS) sowie die Bereichsbibliothek CATS (OA und SA). Darüber hinaus werden in Auflösung befindliche Institutsbibliotheken von der Budgetierung ausgenommen, sofern kein Bibliotheksbetrieb mehr stattfindet.
Die Ergebnisse werden für die jeweilige budgetierte Einrichtung miteinander verrechnet (siehe Abbildung 12). So ergibt sich das monetäre Gesamtflächenbudget (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Übersicht & Gesamtflächenbudget") der budgetierten Einrichtung.
Abbildung 12: Ermittlung des Gesamtflächenbudgets
3.2 Ermittlung der Budgetwirksamkeit (Saldo aus der Flächenbudgetierung)
Um das Verlustrisiko für die budgetierten Institute zu begrenzen, wird ein Flächenüberschuss nur bis zu 0,15% des Globalbudgets kostenrelevant (siehe Abbildung 13). Dies führt zu einer gedeckelten Budgetbelastung.
Ein Flächendefizit wird anteilig am aufsummierten Flächendefizit aller Institute mit bis zu 0,15% des Globalbudgets der jeweils budgetierten Einheit vergütet.
Die Summe aus gedeckelter Budgetbelastung und gedeckelter Budgetentlastung ergibt den Saldo aus der Flächenbudgetierung (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt "Übersicht & Gesamtflächenbudget").
Da es sich bei der Flächenbudgetierung um ein Umverteilungsmodell handelt, kann die Festsetzung der Höhe der Budgetbe- und -entlastung erst nach Bearbeitung aller Änderungsmeldungen abschließend und verbindlich erfolgen (vgl. Durchführung der Flächenbudgetierung). Es werden nur volle Eurobeträge angesetzt.
Abbildung 13: Ermittlung der Budgetwirksamkeit
4 Durchführung der Flächenbudgetierung
Allgemeiner Hinweis:
Die nachgelagerte Möglichkeit zur Flächenrückgabe wirkt sich erst auf das Flächenbudget im Folgejahr aus. Eventuelle nicht durch die Einrichtungen verschuldete Korrekturen werden ebenso durch eine Gutschrift im nächsten Jahr berücksichtigt.
Die Durchführung der Flächenbudgetierung erfolgt einmal jährlich in Verbindung mit der Budgetierung. Sie besteht aus einer Phase der Qualitätssicherung und der anschließenden verbindlichen Berechnung des Flächenbudgets.
4.1 Phase 1: Qualitätssicherung der Bestandsdaten (Januar – März)
Aufbauend auf den Datenbeständen der Raum- und der Personaldaten jeweils zum Stichtag 01. Januar des laufenden Jahres werden im ersten Quartal Kontrolllisten an die budgetierten Einrichtungen versandt. Diese Kontrolllisten weisen die der Einrichtung zugewiesenen Flächen, den Personalbestand entsprechend der bestehenden Beschäftigungsverhältnisse und nicht besetzte Stellen der Einrichtung mit allen für die Flächenbudgetierung relevanten Grunddaten aus. Der Versand erfolgt im Allgemeinen gemeinsam mit den Datenabfragen zum Budgetheft, um eventuelle Redundanzen zu vermindern. Den Einrichtungen wird so die Möglichkeit gegeben, inhaltliche Fehler zu korrigieren und Änderungen rechtzeitig vor Eintritt der Budgetwirksamkeit (Phase 2) zu melden. Parallel dazu erfolgt eine Abfrage der Grunddaten weiterer Einrichtungen zur flächendeckenden Qualitätssicherung und Plausibilisierung der Rückmeldungen.
Die im jeweiligen Jahr geltende Frist für Rückmeldungen wird bei Versand der Kontrolllisten bekannt gegeben.
4.2 Phase 2: Verbindliche Flächenbudgetierung (April)
Zu Beginn des zweiten Quartals wird Anfang April die Berechnung der Flächenbudgets vorgenommen. Unter Berücksichtigung der in Phase 1 gemeldeten Änderungen und Korrekturen werden die Blätter zur Flächenbudgetierung erstellt und zusammen mit dem Budgetheft an die budgetierten Einrichtungen versandt. Diese Blätter bilden die momentane Situation der Einrichtung ab und bewerten diese im gesamtuniversitären Zusammenhang monetär.
Da es sich bei der Flächenbudgetierung um ein Umverteilungsmodell handelt, sind die angegebenen Budgetbe- und -entlastung verbindlich. Nachträgliche Umbuchungen sind nicht möglich, da sich dadurch für alle Einrichtungen Änderungen ergäben. Korrekturen, die nicht durch die Einrichtungen verschuldet sind, werden im nächsten Jahr mit einer Flächengutschrift berücksichtigt.
Einrichtungen, die in Phase 1 ebenso zur Qualitätssicherung ihrer Grunddaten beigetragen haben, jedoch nicht budgetiert werden, sollen ebenso Rückmeldung über ihre Flächenbilanz erhalten. Daher wird auch für diese Einrichtungen eine äquivalente Berechnung durchgeführt und diesen zur Verfügung gestellt. Diese ist jedoch nicht monetär wirksam. Die Einrichtungen nehmen nicht am Umverteilungsmodell teil.
Phase 2 bildet den Abschluss der Flächenbudgetierung für das laufende Jahr. Die Einrichtungen dürfen jedoch auch im weiteren Jahresverlauf jederzeit Raumrückgaben vornehmen und Änderungen im Raumbestand melden.
Neuerungen2024
Die Universitäten in Baden-Württemberg sind von den Ministerien zu einem effizienteren Flächenmanagement als Beitrag zur Klimaschutzpolitik des Landes aufgefordert (Ministerratsbeschluss 06/2023 EuK). Mit gezielten Maßnahmen sollen Ressourcen eingespart werden, zudem soll auch die effizientere Flächennutzung langfristig zu einer Reduktion der Bauunterhaltungs- und Bewirtschaftungskosten beitragen. Von den Ministerien wird daher ein 20-prozentiger Flächenabbau bei Büro- und Verwaltungsflächen als Voraussetzung zur Bewilligung künftiger Bau- und Sanierungsmaßnahmen gefordert. In der Konsequenz wird das Flächenbilanzierungsmodell der Universität mit Wirkung vom 1. Januar 2024 an die neuen Landesvorgaben angepasst.
Daraus ergeben sich folgende Neuerungen in der Flächenbudgetierung:
a) Verwendung der gewichteten Studierendenzahlen nach Studiengängen bzw. Fachbereichen gemäß Budgetheft.
b) Reduktion des rechnerischen Sollflächenansatzes bei Büro- und Büroergänzungs-flächen (Besprechung, Sozialraum, Kopierer/Drucker) um pauschal 20 Prozent gemäß den Landesvorgaben aus dem Energie- und Klimaschutzkonzept für Landesliegenschaften (EuK). Dafür werden im Modell die Flächenfaktoren zur Ermittlung des rechnerischen „Flächenbedarf Büro Personal“ nach Personalkategorien um jeweils 20 Prozent reduziert (siehe Tab. 1).
| Personalkategorie | Altes Modell bis 2023 | Neues Modell ab 2024 |
| Professor | 23,3 m² / AP | 18,6 m² / AP |
| Wissenschaftlicher Dienst | 16,3 m² / AP | 13,0 m² / AP |
| Verwaltungsdienst | 13,3 m² / AP | 10,6 m² / AP |
| Technischer Dienst | 13,3 m² / AP | 10,6 m² / AP |
| Tab.1: Vergleich Flächenfaktoren max. zustehender Bürofläche nach Beschäftigtenkategorie. | ||
c) Anstatt der bisherigen Bewertung von 5 €/m² und Monat für Büro- und Bibliotheksfläche bzw. 10 €/m² und Monat für Laborfläche wird unter Verwendung der Nutzwertbetrachtung landeseigener und angemieteter Diensträume (VwV Kostenfestlegung, gültig ab 30.11.2022; beinhaltet Miet-, Bewirtschaftungs- und Bauunterhaltskosten) die Fläche mit 21,43 €/m² und Monat bewertet. Die Unterscheidung zwischen verschiedenen Flächenarten entfällt.
Aufgrund der verändert wirkenden Rahmenbedingungen wird die monetäre Bewertung für die Budgetierung des Jahres 2024 ausgesetzt.
Mit den veränderten Ergebnissen im Vergleich zu den Vorjahren soll ein Diskussionsprozess angestoßen werden wie alternative Flächennutzungen in der Universität Heidelberg eingesetzt werden können. Das Potential liegt dabei in der Transformation von einer klassischen, an Einzelpersonen orientierten Konzeption von Büroarbeitsplätzen hin zu anlassbezogenen „New-Work Angeboten“, welche u.a. eine flexiblere Möblierung für Einzel-, Gruppen- und Hybridarbeitsformate, eine universale IT-Ausstattung, die Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse sowie die Entwicklung von einrichtungsbezogenen, arbeitsorganisatorischen Regelungen umfassen. Ergänzt um Optionen für Telearbeit und Teilzeitbeschäftigung, die sich schon in der Anwendung befinden, sollen so die Arbeitsplatzkapazitäten für Beschäftigte / Köpfe am Dienstort langfristig wissenschaftsnah in Quantität und Qualität ausgesteuert werden. Eine umfassende Konzeption wird hierzu mit dem Rektorat und dem Personalrat abgestimmt und soll den universitären Institutionen als Handlungsrichtlinie bis zum Jahresende 2024 zur Verfügung gestellt werden.
Neuerungen 2025
Die Ergebnisse der Flächenbudgetierung 2024 wurden mit Limitierung von 1% im Verhältnis zum Globalbudget der jeweiligen Einrichtung monetär bewertet und kommuniziert, jedoch nicht haushälterisch vollzogen. Nach inneruniversitärer Abstimmung wird die Flächenbudgetierung nun unter Absenkung der Deckelung auf 0,15% des Globalbudgets im Jahr 2025 wieder vollumfänglich durchgeführt.
