Die Universität hat zum Ziel, möglichst viele Bearbeitungsprozesse in der Finanzbuchhaltung auf elektronische Bearbeitung umzustellen. Hierdurch werden EU-Vorgaben umgesetzt. Für die Universität ergeben sich aber auch mehrere Vorteile: Die Postwege und Verlustrisiken werden minimiert, die Rechnungen können zeit- und ortsunabhängig bearbeitet und freigegeben werden, Rechnungen können während und nach der Bearbeitung jederzeit digital eingesehen werden. Als ersten Schritt hierzu hat sie Ende des Jahres 2020 eine neue Software zur elektronischen Bearbeitung von Rechnungen eingeführt und bis Frühsommer 2022 flächendeckend in der Universität umgesetzt. Nächster Schritt ist die Umstellung auf den zentralen Rechnungseingang bis Ende 2022.

Die elektronische Bearbeitung gilt derzeit für Lieferantenrechnungen (alle Rechnungen/Gutschriften von Firmen oder Privatpersonen für eine Lieferung oder Leistung an die Universität). Die übrigen Auszahlungsanordnungen (alle eine Dienstreise betreffenden Abrechnungen (Reisekostenabrechnungen, Fahrt-/Flug-/Hotelrechnungen), Dauerbelege, Abschlagszahlungen, Auslagenersatz, Stipendien, Medienbeschaffungen durch UB und Teilbibliotheken) sowie Annahmeanordnungen (außer Gutschrift eines Lieferanten), Umbuchungsanordnungen und Anordnungen im Internen Markt werden bis auf Weiteres in Papierform bearbeitet. Nach und nach werden auch diese Anordnungen auf elektronische Bearbeitung umgestellt. Alle Einrichtungen werden rechtzeitig hierüber informiert.

Nähere Informationen zur eRechnung sowie die Ansprechpartner für weitere Fragen finden Sie unter:
https://www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/verwaltung/finanzen/eRechnung.html

Die nachfolgend dargestellten Regelungen gelten sowohl für die Bearbeitung in Papierform als auch in elektronischer Form. Lediglich die Bearbeitungswege unterscheiden sich und die zu bearbeitenden Felder sehen unterschiedlich aus. In dieser Schulung werden die jeweiligen grundlegenden Inhalte vermittelt. Für die Rechnungsbearbeitung und Freigabe im elektronischen System (SAP oder Web) gibt es eigene Schulungen. Das gleiche gilt für vertiefende Themen wie z. B. Beschaffungswege, Steuern, Rechnungsstellung, Einzelpostenbericht in SAP, etc.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Service A-Z: www.uni-heidelberg.de/service-finanzen
Formulare inkl. Ausfüllhinweisen: www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/finanzen/buchhaltung/downloads
Anleitungen und Schulungsvideos eRechnung (Zugang für Uni-Beschäftigte mit ihrer Uni-ID und entsprechendem Passwort): www.uni-heidelberg.de/erechnung
Aktuelle Änderungen: Übersicht auf der Homepage des Dezernats Finanzen geplant: www.uni-heidelberg.de/einrichtungen/verwaltung/finanzen/

A.2 Überblick Gesamtprozess: Von der Bestellung bis zur Zahlung

Es ist hilfreich, sich den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zur Bezahlung vor Augen zu führen, da wesentliche Aspekte für die spätere Rechnungsbearbeitung und -freigabe bereits zum Zeitpunkt der Bestellung geklärt werden sollten: von der Frage, aus welchem „Topf“ die Bestellung bezahlt werden soll, über eine etwaige Vergabedokumentation bis hin zur Mittelverfügbarkeit.

Bestellprozess

Informationen Beschaffung:
https://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html

A.3 Bestellnummer

Im Rahmen der Einführung der eRechnung wird für alle Lieferantenrechnungen eine sog. Bestellnummer notwendig. Diese ist ausschlaggebend dafür, dass die Rechnungen nach dem zentralen Eingang und der Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung zu den richtigen Rechnungsbearbeitern der dezentralen Einrichtung gelangen (Zuordnungskriterium).

Diese Bestellnummer ist bereits bei der Bestellung dem Lieferanten mitzuteilen, verbunden mit dem Hinweis, sie auf der Rechnung anzugeben. Die AGB der Universität Heidelberg werden entsprechend angepasst. Die Lieferanten werden in einem gesonderten Schreiben durch die Finanzbuchhaltung direkt informiert.

Es gibt zwei unterschiedliche Bestellnummern:

1. Bestellungen über die Zentrale Beschaffungsstelle/SAP-MM:

Bei Bestellungen über die Zentrale Beschaffungsstelle (ZBS) bzw. das SAP MM-Modul entspricht diese Bestellnummer der 10-stelligen SAP – Bestellnummer, die automatisch von SAP beim Anlegen einer Bestellung vergeben wird. Diese Nummer beginnt mit 45 und steht auf jedem von SAP erzeugten Bestellbeleg. Diese SAP-Bestellnummer wird dem Lieferanten automatisch mit der Bestellung mitgeteilt. Die SAP-Bestellnummer finden Sie auf der Ihnen durch die ZBS zugesandten Kopie der Bestellung. Bitte verwahren Sie diese bis zum Abschluss der Rechnungsbearbeitung auf.

2. Sonstige Bestellungen:

Bei allen anderen Bestellungen – der Regelfall – setzt sich die Bestellnummer aus dem vorangestellten Kürzel „UHD“ und dem „Kontierungsobjekt“ zusammen. Das Kontierungsobjekt gibt an, aus welchem Sach- oder Investitionsauftrag bzw. aus welcher Kostenstelle die Rechnung bezahlt werden soll. Hier dürfen nur Kontierungsobjekte angegeben werden, die bebuchbar sind und hinter denen eine Finanzstelle hinterlegt ist. Wird ein Kontierungsobjekt, welches nicht bebuchbar bzw. ohne Finanzstelle ist, in das System eingelesen, kann kein Institut/keine Einrichtung zu der Rechnung gefunden werden und somit kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.

Beispiele	Bestellnummer	Bestellnummer optional ergänzt um einen internen Bearbeitungshinweis
Beispiele für Sachaufträge (7-stellig)	„UHD7xxxxxx“	„UHD7xxxxxx/AG Müller“
Beispiele für Investitionsaufträge (7-stellig)	„UHD6xxxxxx“	„UHD6xxxxxx/[HÜL-Nr.]“
Beispiele für Kostenstellen (8-stellig)	„UHD9xxxxxxx“	„UHD9xxxxxxx/Projekt YY“
Beispiele für Rechnungen mit MM Bestellbezug	„45xxxxxxxx“	„45xxxxxxxx“

Die Kostenstellen sind Ihrer Einrichtung bekannt, Sach- und Investitionsaufträge wurden Ihnen beim Start des jeweiligen Projekts mitgeteilt. Bei dieser von Ihnen manuell ermittelten Bestellnummer ist es notwendig, dass immer das Kürzel "UHD" am Anfang steht. Anderenfalls kann diese Bestellnummer nicht automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden.

Ergänzung des internen Bearbeitungshinweises

Bei Bestellungen, die nicht über das SAP-Bestellmodul (MM) erfolgen, gibt es die Möglichkeit, die Bestellnummer um einen individuellen internen Bearbeitungshinweis zu erweitern, z. B. für einen Hinweis an die späteren Rechnungsbearbeiter. Dazu ergänzen Sie nach der Bestellnummer einen Schrägstrich „/“ und Ihren Bearbeitungshinweis (Beispiel: „/AG Müller“). Überlegen Sie sich für Ihre Einrichtung bei Bedarf einen sprechenden, eindeutigen und möglichst einheitlichen internen Bearbeitungshinweis, durch den ein Rechnungsbearbeiter, die von ihm zu bearbeitende Rechnung möglichst einfach erkennen und zur Bearbeitung auswählen kann. Der Bearbeitungshinweis soll 12 Zeichen nicht überschreiten.

Bei Bestellungen über das SAP-Bestellmodul (MM) kann der interne Bearbeitungshinweis beim Anlegen der Bestellung im Feld „Unser Zeichen“ eingegeben werden. Hierfür stehen Ihnen maximal 12 Zeichen zur Verfügung.

Teilen Sie bitte ab sofort Ihrem Lieferanten bei jeder Bestellung eine Bestellnummer mit und bitten Sie ihn darum, die ihm genannte Bestellnummer auf jeder Rechnung anzugeben, da die Rechnung ohne Angabe dieser Nummer nicht zugeordnet und nicht bearbeitet werden kann.[1]

Spätere Änderung des Kontierungsobjekts

Das bei der Bestellung angegebene Kontierungsobjekt kann während der Rechnungsbearbeitung noch geändert werden. Bedenken Sie jedoch bitte folgendes: Im Rahmen der Validierung in der Finanzbuchhaltung wird auf Basis des aus der Bestellnummer ausgelesenen Kontierungsobjekts das Umsatzsteuerkennzeichen eingetragen und ein Buchungsvorschlag erstellt. Bei einer späteren Änderung des Kontierungsobjekts muss dann durch die Rechnungsbearbeiter das Steuerkennzeichen überprüft und ggf. angepasst werden. Darüber hinaus ist ein ausreichendes Budget für die jeweilige Beschaffung nur dann sichergestellt, wenn bereits bei der Bestellung geklärt ist, aus welchem Kontierungsobjekt gezahlt werden soll und ob dort noch genügend Mittel zur Verfügung stehen. Das Kontierungsobjekt sollte daher nur in Ausnahmefällen später geändert werden.

[1] Die Lieferanten sind gemäß EU-Richtlinie verpflichtet, eine elektronisch strukturierte Rechnung zu stellen und dabei auch eine Bestellnummer anzugeben. Bis Ende 2025 gilt eine Übergangsregelung für Rechnungen <1000€. Es empfiehlt sich, allen Bestellern in Ihrer Einrichtung eine Übersicht der Aufträge bzw. Kostenstellen zu geben (oder abrufbar abzulegen), über die sie bestellen dürfen. Eine Übersicht aller Kontierungsobjekte Ihrer Einrichtung in Excel-Format wurde den Ansprechpartnern Ihrer Einrichtung für die eRechnung zur Verfügung gestellt.

A.4 Rechnungs- und Lieferanschrift

Bei der Bestellung muss auch jeweils eine Rechnungs- und eine Lieferanschrift angegeben werden.

Rechnungsanschrift:

Bis zur Umstellung auf den zentralen Rechnungseingang geben Sie bitte die Adresse Ihrer Einrichtung an. Nach Umstellung auf den zentralen Rechnungseingang ist die zentrale Rechnungsadresse der Universität anzugeben, die rechtzeitig vor Umstellung bekannt gegeben wird (Email-Postfach sowie Postfach für Papierrechnungen).

Lieferanschrift:

Hier geben Sie bitte die Adresse und – falls möglich – die Ansprechperson an, an die die Bestellung geliefert werden soll.

A.5 Steuernummern

Folgende Steuernummern der Universität Heidelberg sind zu beachten:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE811225433
Angabe notwendig bei allen Bestellungen im Ausland, sonst droht doppelte Besteuerung!

Umsatzsteuer-Nummer: 32082/01782
Notwendige Angabe auf Ausgangsrechnungen!

Informationen Steuerangelegenheiten:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/steuerangelegenheiten.html

B. Bearbeitung der Rechung oder Gutschrift

B.1 Rechnungseingang: zentral oder dezentral

Rechnungen/Gutschriften können zentral oder dezentral bei den Einrichtungen eingehen. Ab Umstellung auf den zentralen Rechnungseingang (Zeitpunkt wird bekannt gegeben) gehen Rechnungen/Gutschriften in der Regel zentral bei der Poststelle der Universität Heidelberg ein.

B.1.1 Zentraler Rechnungseingang

Geht eine Rechnung/Gutschrift elektronisch ein (als pdf oder maschinenlesbar, sog. xRechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung) werden die Inhalte soweit möglich automatisch ausgelesen und im eRechnung-System voreingetragen.

Geht eine Rechnung/Gutschrift in Papierform ein, wird sie in der Poststelle der UV gescannt. Anschließend werden die Inhalte soweit möglich automatisch ausgelesen und im eRechnung-System voreingetragen.

Anschließend wird die Rechnung/Gutschrift in der Buchhaltung bearbeitet (sog. Validierung = prüfen, ob die Inhalte korrekt ausgelesen wurden, ggf. ergänzen/korrigieren, Vorschlag Sachkonto/Steuerkennzeichen).

B.1.2 Dezentraler Rechnungseingang

Sofern die Rechnung gemeinsam mit der Ware eingeht, soll die Rechnung am Eingangstag mit dem Eingangsstempel versehen werden. Der Eingangsstempel enthält folgende Informationen:

Bezeichnung „Universität Heidelberg“
Dienststellennummer
Tag des Rechnungseingangs
Hinweis auf möglichen Skontoabzug (entsprechendes Feld ist anzukreuzen)
Vergabeart (entsprechendes Feld ist anzukreuzen)

Anschließend soll die Rechnung unverzüglich per Hauspost in einer blauen Postmappe an die Poststelle der UV gesendet. Dort wird sie möglichst taggleich gescannt und durchläuft anschließend den in B.1.1 genannten Validierungsprozess.

Sollten ab Umstellung auf zentralen Rechnungseingang Rechnungen per Mail in den Einrichtungen eingehen, sind diese zurückzuweisen und die Lieferanten auf die zentralen (Mail-)Rechnungseingangswege hinzuweisen.

Lieferscheine oder dezentral mit der Ware eingehende Rechnungen können mit einem Stempel Wareneingang versehen werden, damit der Besteller dort den korrekten Wareneingang oder ggf. Abweichungen bestätigen kann, bevor der Lieferschein an die Rechnungsbearbeiter bzw. die Rechnung an die Poststelle weitergegeben werden.

C. Belegvorbereitung (Scannen)

C.1 Grundsatz

Lieferantenrechnungen und -gutschriften, die im Rahmen der elektronischen Rechnungsverarbeitung (ERV) bearbeitet werden, müssen vor einer möglichen Bearbeitung gescannt werden („Frühes Scannen“). Zusätzlich werden seit dem Produktivstart der elektronischen Rechnungsverarbeitung an der Universität Heidelberg am 02.11.2020 alle Belege der Belegarten KR, KG und KS (kreditorische Rechnungen/Gutschriften und Stipendienzahlungen) nach der Buchung gescannt („Spätes Scannen“). Ziel hierbei ist es, die Belegablage in Papierform stark zu verringern und die Rechnungen mit den dazugehörigen Dokumenten nur noch digital vorrätig zu haben. Die verwendeten Scanner haben einen automatischen Papiereinzug und scannen beide Seiten eines Blattes gleichzeitig. Um alle Belege ordnungsgemäß und revisionssicher digitalisieren zu können, müssen diese in einer vom Scanner bearbeitbaren Form eingereicht werden.

C.2 Einzelanweisungen von Rechnungen und Gutschriften

Jede Rechnung bzw. Gutschrift ist einzeln anzuweisen. Ein Zusammenfassen mehrerer Rechnungen eines Lieferanten bzw. Zusammenfassen von Rechnung und Gutschrift ist nicht mehr möglich.

Einzige Ausnahme: Bücherrechnungen, deren Auszahlungsanordnung aus SISIS erstellt wurde.

C.3 Worauf generell bei allen einzureichenden Belegen zu achten ist:

Schlechte Belegbeschaffenheit:
Belege, die zerrissen oder eingerissen sind, müssen mit Tesafilm geklebt werden. Wenn jedoch wichtige Daten der Rechnung (z.B. die Rechnungsnummer, der Betrag, etc.) von der Beschädigung betroffen sind, sollte eine neue Rechnung vom Rechnungssteller/Lieferanten angefordert werden. Für ein fehlerfreies und reibungsloses Scannen ist es hilfreich, wenn die Belege nicht gelocht und so wenig wie möglich mit Heftklammern geheftet sind. Auch „Papier-Tacker“ (Lochung & Faltung des Belegs selbst) dürfen nicht verwendet werden, da die bei deren Verwendung entstehenden Risse bzw. Löcher zu Doppeleinzügen beim Scannen führen können.
Belege und Anlagen, deren Format größer als DIN-A4-Format ist:
Diese Belege können von uns nicht gescannt werden. Das Format der Belege darf daher maximal DIN-A4 betragen. Größere Belege oder Anlagen sind an geeigneter Stelle zu trennen und auf DIN-A4-Papier zu kleben bzw. auf mehreren DIN-A4-Seiten auszudrucken.
Belege und Anlagen, deren Format kleiner als DIN-A5-Format ist (Kassenzettel, Quittungen, Bustickets, Parkscheine, etc.):
Diese Belege müssen auf ein DIN-A4-Blatt geklebt werden, da der Scanner alle Formate unter DIN-A5 nicht einlesen kann. Kassenzettel, welche länger als ein DIN-A4-Blatt sind, müssen an einer geeigneten Stelle getrennt und nebeneinander auf das Blatt geklebt werden.
DIN-A4-Blätter nur einseitig bekleben
Beleg/Quittung nur mit Klebestift auf dem DIN-A4-Blatt befestigen, nicht tackern
alle Belege müssen direkt lesbar sein (nicht überlappend, nicht zusammengefaltet, ...)
Stempel, Post-Ist, Handzettel und Kurzbriefe:
Auf die dezentral eingehende Rechnung muss ein Eingangsstempel (mit Datum) aufgebracht werden. Der Eingangsstempel muss so angebracht werden, dass keine Rechnungsinhalte verdeckt werden. Dies gilt auch für alle weiteren Stempel oder für handschriftliche Anmerkungen. Reicht der Platz auf der Rechnung nicht aus, ist ein Zusatzblatt mit eindeutigem Bezug zur Rechnung (Lieferant, Rechnungsnummer) zu verwenden. Post-Its dürfen auf diesen Rechnungen nicht aufgeklebt werden. Handzettel oder Kurzbriefe müssen so breit wie ein DIN-A4-Blatt sein oder mindestens das DIN-A5-Format haben.
Gemeinsamer Versand von mehreren Belegen:
Beim gleichzeitigen Versand mehrerer Belege ist darauf zu achten, dass diese nicht durcheinander geraten. Unterschiedliche Belege sind z. B. mit Heftklammern voneinander zu trennen.
Sonderformat – Bahncard:
Die Vorder- und Rückseite müssen als Kopie beigefügt sein. Die Bahncard selbst ist auf einem gesonderten Blatt in geeigneter Weise zu befestigen.

C.4 Besonderheiten beim „Frühen Scannen“ (elektronische Rechnungsbearbeitung):

Lieferantenrechnungen und -gutschriften müssen in der blauen Versandmappe (erhalten Sie von Abt. 4.3) an die Poststelle gesendet werden. Dies gilt, bis die eRechnung in der gesamten Universität Heidelberg flächendeckend eingeführt ist.

Zur Vermeidung von Doppelbuchungen bzw. Mehrarbeit dürfen grundsätzlich nur Rechnungen per blauer Mappe eingeschickt werden. Weitere Unterlagen sind erst im Schritt der Rechnungsbearbeitung als PDF-Datei mit der jeweils zutreffenden Dokumentenart (z. B.: Lieferschein, Vergabedokumentation) hochzuladen. Einzige Ausnahme von dieser Regelung sind Mahnungen. Mahnungen muss die zugehörige Rechnung oder zumindest ein eindeutiger Hinweis auf diese (SAP Belegnummer) beigefügt sein.

Beim Einsenden per blauer Postmappe ist Folgendes zu beachten:

Trennung der Belege:
Werden mehrere Rechnungen und deren Anhänge in eine blaue Mappe gegeben, ist darauf zu
achten, dass sich die Rechnungen und jeweils zugehörigen Anlagen innerhalb der Mappe nicht
vermischen. Bei Belegen, die aus mehreren Blättern bestehen, ist dies notfalls durch Heften/Tackern zu gewährleisten. Somit können Rechnungen und die dazugehörigen Anlagen als ein zusammengehöriger Beleg bei Entnahme aus der blauen Mappe erkannt werden.
Veränderungen des Originalzustandes der Rechnung: Der Originalzustand der Rechnung muss möglichst vollständig erhalten bleiben.
Die dezentral eingehenden Rechnungen/Gutschriften sind mit Eingangsstempel zu versehen. Dieser ist „auf dem Kopf“ oder um 90° gedreht auf das Dokument aufzubringen, da der Scanner die Zahlen des Stempels ansonsten als Rechnungsdatum ausliest. Hierbei ist darauf zu achten, dass der Stempel keine Rechnungsinhalte verdeckt.
Auf den Belegen, die zum Scannen in der blauen Versandmappe an die Poststelle gesendet werden, dürfen keine weiteren Stempel aufgebracht werden.
Es dürfen weiterhin keine handschriftlichen Anmerkungen auf der Rechnung/Gutschrift notiert werden. Einzige Ausnahme davon ist das handschriftliche Vermerken der universitären Bestellnummer UHDxxx oder 45... auf der Rechnung, falls diese nicht bereits vom Lieferanten angegeben wurde. Sind weitere Notizen erforderlich, müssen diese auf einem gesonderten Blatt beigefügt werden
Rechnungsinhalte dürfen nicht unterstrichen, mit einem Kreis versehen oder mit einem
Textmarker farblich hervorgehoben werden.

C.5 Umfangreiche Belege

Passt eine Rechnung/Gutschrift zusammen mit ihren Anlagen nicht in die blaue Versandtasche, dann verwenden Sie bitte ein anderes passenderes Versandmittel (Bsp.: Versandmappe, Versandkarton, Archivschachtel). Bitte weisen Sie auf dem Versandmittel deutlich darauf hin, dass es sich um Belege handelt, welche im Rahmen der elektronischen Rechnungsverarbeitung von der Poststelle zu scannen sind.

D. Rechnungsbearbeitung/Gutschriftsbearbeitung

D.1 Prüffähigkeit von Rechnungen

Zweck und Anlass einer Zahlung muss sich aus den begründenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben.

Dies bedeutet u .a., dass die in den Rechnungen aufgeführten Lieferungen und Leistungen, sowie deren Verwendungszweck für die Finanzbuchhaltung verständlich sind. Lieferungen und Leistungen, deren Verwendung im Lehr- und Forschungsbetrieb nicht einwandfrei zu erkennen ist, oder deren Artikelbezeichnung durch Abkürzungen oder Nummern dargestellt sind, müssen daher entsprechend begründet oder erläutert werden.

Zahlungsbegründende Unterlagen:

Kann das Original nicht beigefügt werden, so sind Kopien oder Abschriften zu verwenden. Können keine begründenden Unterlagen beigefügt werden, ist eine schriftliche Begründung auf einer gesonderten Anlage notwendig. Sofern Unterlagen wegen ihres Umfangs oder aus anderen Gründen nicht beigefügt werden können, sind diese so zu kennzeichnen, dass eine Zuordnung jederzeit möglich ist. Auf der Auszahlungsanordnung sind die Art, die Zahl und der Verbleib der Unterlagen anzugeben.

Werden Schriftstücke in fremder Sprache als begründende Unterlage verwendet, so ist zum besseren Verständnis eine Übersetzung der wesentlichen Teile zu fertigen, die vom Übersetzer zu unterschreiben ist.

Auszahlungsanordnung und zugehörige Unterlagen sind fest miteinander zu verbinden, so dass einzelne Teile nicht verloren gehen können (tackern, keine Büroklammer).

Bearbeiten Sie alle Rechnungen so rechtzeitig, dass diese mehrere Arbeitstage vor Fälligkeit bei der Poststelle der Universitätsverwaltung eingehen. Bei Skontoverlusten oder Zahlung von Verzugszinsen, Mahngebühren u. ä. muss im Einzelfall geprüft werden, wer für die verspätete Zahlungsanweisung verantwortlich ist; ggf. wird ein Regress geprüft.

Für einige bestimmte Rechnungsarten/Situationen bitte nachfolgende Ausführungen beachten:

Dabei ist der folgende Grundsatz maßgebend:
Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, was geleistet oder geliefert wurde. Ist dies nur aus weiteren Unterlagen ersichtlich, müssen diese beigefügt/zum Beleg hochgeladen werden. Sofern das nicht der Fall ist, können sie jedoch beigefügt/hochgeladen werden (Vorteil: einheitlicher und revisionssicherer Speicherort).

Rechnungen, in denen auf Lieferscheine verwiesen wird, sind durch diese Lieferscheine zu ergänzen (in der eRechnung als Anhang hochladen als pdf im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, kein Einsenden mit der Rechnung zum Scannen).
Reparaturrechnungen sollen nicht pauschaliert sein. Bereits bei der Auftragsvergabe ist darauf hinzuweisen, dass die Rechnung nach den einzelnen Kostenfaktoren – Arbeitszeit, Fahrtkosten, Material usw. – aufgeschlüsselt wird.

Erhaltene Arbeitsnachweise, Kundendienstberichte/Serviceberichte o. ä. sowie Kostenvoranschläge sind der Rechnung nur dann beizufügen/zum Beleg hochzuladen, wenn der o. g. Grundsatz nicht erfüllt ist. Andernfalls freiwilliges Beifügen/Hochladen möglich.
Bei Anzeigenrechnungen sind die Zeitungsausschnitte oder der Anzeigentext nur dann beizufügen, wenn der o. g. Grundsatz nicht erfüllt ist. Andernfalls freiwilliges Beifügen/Hochladen möglich.
Rechnungen für angefertigte Stempel ist der Stempelabdruck nur dann beizufügen. wenn der o. g. Grundsatz nicht erfüllt ist. Andernfalls freiwilliges Beifügen/Hochladen möglich.
Notwendige Barauslagen sind durch Rechnungen oder Quittungen zu belegen.
Ist eine Rechnung/Quittung verlorengegangen oder nicht auffindbar, so ist beim Lieferanten eine Rechnungskopie anzufordern. Auf dieser Kopie ist zu vermerken, dass die Originalrechnung nicht vorliegt. Dieser Vermerk muss unterschrieben werden. Sollte auch keine Rechnungskopie erhältlich sein, muss ein Ersatzbeleg angefertigt werden, aus dem sich Grund und Höhe der Zahlung, Zahlungsempfänger sowie der Grund angegeben sein, aus welchem kein Originalbeleg oder keine Belegkopie beigefügt werden können. Auch ein solcher Ersatzbeleg muss unterschrieben werden.
Faxrechnungen sind für die Zahlungsanweisung nicht zugelassen. Begründete Ausnahmen sind nur möglich, wenn die Originalrechnung nachgereicht wird.
Bestellbestätigungen (oder auch "Order Confirmation") sind keine Rechnungen
Proforma-Rechnungen, Vorkasse/Vorauszahlungen sind grundsätzlich nicht zulässig, Erläuterungen und Ausnahmen sind hier beschrieben: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/vorleistung.html
Auslagenerstattungen/Barauslagen:

Beauftragt eine mittelbewirtschaftende Stelle eine/einen Universitätsbedienstete(n) mit der Beschaffung einer Ware oder Dienstleistung bzw. tritt der/die Universitätsbedienstete(n) selbstständig in Vorleistung, ist für die Erstattung der Auslagen bzw. der Barauslage die quittierte Rechnung/Kassenzettel oder ein entsprechender anderer Zahlungsnachweis (Kontoauszug/Kreditkartenabrechnung) nötig. Rechnungen, die von der/dem Universitätsbediensteten selbst erstellt werden, können nicht anerkannt werden.

Die Zahlung/Lastschrift an/durch den Lieferanten/Dienstleister vom Konto oder per Kreditkarte ist durch Beifügen des Kontoauszuges oder der Kreditkartenabrechnung nachzuweisen, der Nachweis ist zusätzlich zur Rechnung selbst der Auszahlungsanordnung beizufügen.

Dieser Weg der Beschaffung ist sparsam einzusetzen, es sind vornehmlich die sonst üblichen Beschaffungswege der Universität in Anspruch zu nehmen.

Die Vorgaben für Auslagenerstattungen finden Sie auch hier:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/auslagenersatz.html

D.2 Beschäftigtenbezug

Ist dem Rechnungsbearbeiter bekannt, dass ein Zahlungsempfänger

- ein Beschäftigter/Bediensteter der Universität ist oder
- in einem verwandtschaftlichen Verhältnis zu einem Beschäftigten/Bediensteten der Universität steht,

so ist „ja“ anzukreuzen. Infolge dessen ist die 8-stellige LBV-Personalnummer des Beschäftigten einzutragen. Bei juristischen Personen (Firmen) wird dies regelmäßig nicht der Fall sein, dementsprechend ist in Zeile 2.1 "nein" anzukreuzen. Liegen für o. g. Verhältnisse keine Anhaltspunkte vor, ist "nein" anzukreuzen. Den Rechnungsbearbeiter trifft hier keine Nachforschungspflicht. In Zweifelsfällen muss nachgefragt werden.

Die Sachlich-Richtig-Zeichner bzw. Anordner müssen die Anordnung ggf. vor Einreichung zur Buchung abändern, falls ihnen ein in Frage kommendes Beschäftigungs- oder Verwandschaftsverhältnis bekannt ist.

Des Weiteren ist zu entscheiden, ob die Zahlung aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses mit der Universität Heidelberg erfolgt oder ob ein anderer Zahlungsgrund vorliegt (ja oder nein ist anzukreuzen). Wird beispielsweise eine Fahrkarte beim Reisebüro für eine Dienstreise eines Beschäftigten gekauft, so ist der Zahlungsempfänger kein Beschäftigter, die Zahlung erfolgt aber aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses. Im Gegensatz dazu wird ein Honorar an einen Beschäftigten für Leistungen neben seiner Dienstaufgabe (Ausnahmefall Honorarvertrag) nicht aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt, deshalb ist hier nein anzukreuzen (allerdings ja aufgrund Beschäftigter als Empfänger). Beim Auslagenersatz kommt es darauf an, ob die Zahlung an einen Beschäftigten und damit aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt (dann Angabe ja). Des Weiteren ist anzugeben, ob die Zahlung aufgrund eines Stipendienbewilligungsbescheides der Universität Heidelberg erfolgt oder nicht.

Verwandschaftliches Verhältnis:

Siehe hierzu § 15 Abgabenordnung:

(1) Angehörige sind:
	1.	der Verlobte
	2.	der Ehegatte oder Lebenspartner,
	3.	Verwandte und Verschwägerte gerader Linie,
	4.	Geschwister,
	5.	Kinder der Geschwister,
	6.	Ehegatten oder Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten oder Lebenspartner,
	7.	Geschwister der Eltern,
	8.	Personen, die durch ein auf längere Dauer angelegtes Pflegeverhältnis mit häuslicher Gemeinschaft wie Eltern und Kind miteinander verbunden sind (Pflegeeltern und Pflegekinder).
(2) Angehörige sind die in Absatz 1 aufgeführten Personen auch dann, wenn
	1.	in den Fällen der Nummern 2, 3 und 6 die die Beziehung begründende Ehe oder Lebenspartnerschaft nicht mehr besteht. …

Weitere Informationen zum Beschäftigtenbezug, Verwandschaftsverhältnis, Sonderfälle und Beispiele:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/beschaeftige_lbv-nummer.html

D.3 Kontierungsobjekt und Sachkonto

Es ist je Positionszeile ein Kontierungsobjekt und ein Sachkonto anzugeben. Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist dies bereits als Vorschlag eingetragen. Dieser Vorschlag kann durch die Rechnungsbearbeitung abgeändert werden.

Kontierungsobjekte und Sachkonten

Woraus wird bezahlt? => Kontierungsobjekt (Kostenstelle oder Auftrag)

Wofür wird bezahlt? => Sachkonto

Die Sachkonten finden Sie im Kontierungshandbuch der Universität:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/kontierungshandbuch.html

Dieses wird regelmäßig aktualisiert. Falls Sie etwas darin vermissen,
fragen Sie gerne bei Frau Hofmann (sabine.hofmann@zuv.uni-heidelberg.de) nach bzw. schlagen Sie Ergänzungen vor.

D.4 Steuerkennzeichen

Es ist ein Steuerkennzeichen anzugeben bzw. das in der eRechnung voreingetragene Steuerkennzeichen zu überprüfen. Dies wird in der eRechnung automatisch aus dem in der Rechnung angegebenen Steuersatz ermittelt oder durch die Validierer anhand der Rechnung bzw. des Kontierungsobjekts eingetragen. Besonders auf die richtige Angabe des Steuerkennzeichens zu achten ist daher bei Änderung des Kontierungsobjekts während der Rechnungsbearbeitung sowie bei ausländischen Rechnungen und Rechnungen für einen Betrieb gewerblicher Art.

Nähere Informationen erhalten Sie in den Vertiefungsschulungen Steuern I + II sowie bei Abt. 4.4 Steuerangelegenheiten, die auch bei Fragen gerne zur Verfügung stehen: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/steuerangelegenheiten.html

D.5 Skonto

Rechnungsbearbeiter haben zu prüfen, ob die in der Rechnung genannten Zahlungsbedingungen mit den bei der Bestellung vereinbarten Zahlungsbedingungen übereinstimmen. Im SAP-System sind Zahlungskonditionen der einzelnen Lieferanten hinterlegt, Skonto wird (wenn gewährt) automatisch abgezogen. Sollten Sondervereinbarungen mit Lieferanten vereinbart worden sein, ändern Sie bitte in der eRechnung die Zahlungsbedingungen bzw. vermerken Sie dies bitte auf der Auszahlungsanordnung.

D.6 Mahnungen

Mahnungen (Zahlungserinnerungen) können mit oder ohne Mahngebühren eingehen. Sie können dezentral beim Besteller/der Einrichtung oder zentral in der Finanzbuchhaltung eingehen. Bei Mahngebühren ist zu prüfen, ob diese gerechtfertigt sind. Zunächst ist zu prüfen, ob die Rechnung zwischenzeitlich gezahlt wurde und sich damit die Mahnung erledigt hat. Wenn aus einem Grund zu spät gezahlt wurde, den die Universität zu vertreten hat (lange Bearbeitungsdauer liegt in der Verantwortung der Universität und beruht nicht z. B. auf Fehllieferungen des Lieferanten), ist dafür zu sorgen, dass die Mahngebühren erstattet werden – entweder durch Erhöhung des Rechnungsbetrags (wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde) oder nachträglich mit einer eigenen Anordnung (unter Angabe der Belegnummer der ursprünglichen Rechnung).

Einzelheiten werden demnächst im Service A-Z unter dem Stichwort „Mahnungen“ veröffentlicht.

E. Rechnungsfreigabe und Anordnung

E.1 Grundsatz

Nach der Rechnungsbearbeitung ist die Rechnung freizugeben bzw. anzuordnen. Hierzu bedarf es einer sog. Zeichnungsbefugnis. Mit der Zeichnungsbefugnis wird Beschäftigten der Universität Heidelberg das Recht übertragen, Anordnungen an die Finanzbuchhaltung zu zeichnen, also als richtig zu bescheinigen (Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit) und anzuweisen (Anordnung). Eine Anordnung kann dabei bedeuten, Einzahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung), Auszahlungen zu leisten (Auszahlungsanordnung) oder bereits gebuchte Anordnungen zu ändern (Umbuchungen).

E.2 Wichtigste Aspekte

Jeder Berechtigte erhält die jeweilige Zeichnungsbefugnis für alle Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge) der Einrichtung (Berechtigungseinheit (BE), der er zugeordnet ist. Die Zeichnungsbefugnis gilt sowohl für Anordnungen in Papierform als auch für elektronische Anordnungen und wird in Form eines bestimmten Formulars erteilt, das unter Service A-Z/Stichwort Zeichnungsbefugnis heruntergeladen werden kann.

Ausnahmen von der Zeichnungsbefugnis im Einzelfall: Wer der Universität Rechnungen stellt, gegenüber der Universität Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Universität leistet, darf diese nicht selbst als rechnerisch oder sachlich richtig bescheinigen bzw. zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.

E.3 Zeichnungsbefugnisse

Informationen zu den Zeichnungsbefugnissen sowie die entsprechenden Vordrucke und Dienstanweisungen finden Sie unter:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/zeichnungsbefugnis.html

F. Rechnungsprüfung, Buchung, Zahlung

F.1 Rechnungsprüfung

Bei bestimmten Rechnungen prüft die Rechnungsprüfung nochmals die wesentlichen Angaben der Anordnung, bevor sie dann gebucht wird: Dies sind insbesondere Lieferantenrechnungen, Annahmeanordnungen, Umbuchungen ab 100/500€, Zahlungen an ausländische Empfänger (SEPA-Raum ab 5000€, außerhalb des SEPA-Raums ab 0€) sowie Auslagenersatz. Im Rahmen der eRechnung findet diese Prüfung zwischen Rechnungsbearbeitung und Sachlich-Richtig-Feststellung statt, bei Anordnungen in Papierform zwischen Anordnung und Buchung.

In Zweifelsfällen/bei Fragen kann die Rechnungsprüfung bereits im Vorfeld kontaktiert werden unter:
rechnungspruefung@zuv.uni-heidelberg.de.

F.2 Buchung

In der eRechnung werden die Rechnungen unmittelbar nach der Anordnung automatisch gebucht, wenn alle Angaben hierfür vorliegen bzw. korrekt sind. Ist dies einmal nicht der Fall, z. B. weil ein gesperrter Auftrag ausgewählt wurde, geht der Beleg zur Fehlerbearbeitung in die Kreditorenbuchhaltung. Sofern noch in Papierform gearbeitet wird, werden die Angaben der Papieranordnung durch die Buchhalter in SAP eingegeben und anschließend gebucht.

F.3 Zahlung

Die Zahlung erfolgt sowohl in der eRechnung, als auch bei Papierbelegen durch das Sachgebiet Zahlungsverkehr mittels eines sog. Zahllaufs, der in der Regel einmal arbeitstäglich durchgeführt wird. Zwischen Buchung und Zahlung liegt daher in der Regel nochmal ein Arbeitstag.

F.4 SAP-Einzelpostenbericht

Im SAP-Einzelpostenbericht wird der Beleg in der eRechnung nach vollständiger Vorerfassung unter „offene Posten“ angezeigt – spätestens nach der Rechnungsprüfung. Nach Zahlung erscheint der Beleg dann unter „ausgehende Zahlungen“. Bei Belegen, die in Papierform gebucht werden, wird der Beleg erst nach Zahlung unter „ausgehende Zahlungen“ angezeigt – ein weiterer Vorteil der eRechnung.

F.5 Rechnungsimage

Von sämtlichen eRechnungen sowie Auszahlungsanordnungen kann das Rechnungsimage auch nach Buchung und Zahlung elektronisch aufgerufen und z.B. für Verwendungsnachweise genutzt werden. Ausnahme bilden hier die Dauerbelege. Die Images können aus dem SAP-Einzelpostenbericht oder über das Web-Rechnungseingangsbuch aufgerufen werden.

Eine Anleitung hierfür findet sich unter:
https://www.zuv.uni-heidelberg.de/md/zuv/finanzen/buchhaltung/anleitung-sap-einzelpostenbericht_version_0.9__cd_.pdf.

E-Mail: Sabine Hofmann

Letzte Änderung: 09.09.2024