Beschäftigtenbezug / Angabe der LBV-Personalnummer
Warum ist die 8-stellige LBV-Personalnummer anzugeben?
Jede Zahlung der Universität an oder zugunsten eines ihrer Beschäftigten wird im Einkommensteuergesetz (EStG) grundsätzlich als Lohn bzw. Gehalt angesehen (§ 8 Abs. 1 EStG; § 2 Lohnsteuerdurchführungsverordnung LStDV).
Zumeist sind solche (Lohn)Zahlungen jedoch steuerfrei, da sie nur Auslagenersatz oder Ähnliches darstellen.
Auch wenn lediglich eine steuerfreie Auszahlung vorliegt, ist sie dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen, der sie erhält oder zu dessen Gunsten sie erfolgt (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV).
Dies geschieht über die Nennung der Personalnummer auf der Auszahlungsanordnung und entsprechender nachfolgender Verbuchung im Buchhaltungssystem der Universität.
Weiterhin wird abgefragt, ob ein Zahlungsempfänger in einem verwandtschaftlichen Verhältnis zu einem Beschäftigten der Universität steht. Auch hier ist JA anzukreuzen, es ist die 8-stellige LBV-Personalnummer des Beschäftigten einzutragen.
siehe hierzu auch § 15 der Abgabenordnung:
| (1) Angehörige sind: | |||
| 1. | der Verlobte | ||
| 2. | der Ehegatte oder Lebenspartner, | ||
| 3. | Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, | ||
| 4. | Geschwister, | ||
| 5. | Kinder der Geschwister, | ||
| 6. | Ehegatten oder Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten oder Lebenspartner, | ||
| 7. | Geschwister der Eltern, | ||
| 8. | Personen, die durch ein auf längere Dauer angelegtes Pflegeverhältnis mit häuslicher Gemeinschaft wie Eltern und Kind miteinander verbunden sind (Pflegeeltern und Pflegekinder). | ||
| (2) Angehörige sind die in Absatz 1 aufgeführten Personen auch dann, wenn | |||
| 1. | in den Fällen der Nummern 2, 3 und 6 die die Beziehung begründende Ehe oder Lebenspartnerschaft nicht mehr besteht. … | ||
Zahlung erfolgt an DRITTE, aber AUFGRUND des Beschäftungsverhältnisses:
Bei verschiedenen Sachverhalten ist auch bei einer Zahlung an Dritte die LBV-personalnummer anzugeben und der Beschäftigtenbezug mit JA anzugeben. Dies ist vor allem bei Dienstreisen (Buchung Reiseunterlagen beim Reisedienstleister), bei Teilnahme-/Anmeldgebühren für Veranstaltungen/Fortbildungen der Fall.
Zahlung erfolgt AN den Beschäftigten aber nicht aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses:
Im Gegensatz dazu wird ein Honorar an einen Beschäftigten für Leistungen neben seiner Dienstaufgabe (Ausnahmefall Honorarvertrag) nicht aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt, deshalb ist hier nein anzukreuzen (allerdings ja in Zeile 2.1).
Papierbelege/eRechnung:
Die in der rechten Spalte unter Service-Angebote aufgeführten Beispiele beziehen sich auf die Ankreuzfelder in den Papier-Kassenanordnungen. Inhaltlich sind die Beispiele aber analog in der eRechnung anzuwenden, falls der entsprechende Sachverhalt bereits im eRechnungssystem abgewickelt wird.
Wird bereits jetzt im eRechnungsworfklow beim Beschäftigtenbezug J (= JA) ausgewählt, ist die LBV-Personalnummer mitzugeben. Eine Weiterbearbeitung ohne Angabe der LBV-Personalnummer ist nicht möglich.
Sonderfälle:
- Betrifft eine Rechnung mehrere Beschäftigte, wie z. B. beim gleichzeitigen Kauf von mehreren Fahrkarten für diverse Beschäftigte, die zusammen reisen, so ist das Feld LBV-Personalnummer wie folgt zu füllen: 99999999
Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass die jeweils personenbezogene LBV-Personalnummer der zahlungsbegründenden Unterlage (z. B. Dienstreisegenehmigung) zu entnehmen ist.
- Ist die LBV-Personalnummer - zum Bespiel aufgrund einer Neu-Einstellung - noch nicht bekannt, so ist dies durch einen geeigneten Hinweis auf der AuszAO anzugeben (z. B. "NEU"). Sobald die LBV-Personalnummer vorliegt, ist diese unaufgefordert nachzureichen.
Hierfür genügt ein Scan der ursprünglichen AuszAO mit dem Nachtrag der LBV-Personalnummer. Diesen Scan schicken Sie bitte per Email an: kreditoren@zuv.uni-heidelberg.de. Dem Link ist bereits der folgende E-Mail-Text hinterlegt:
"Zum Zeitpunkt der Erstellung der Auszahlungsanordnung war die LBV-Personalnummer noch nicht bekannt. Diese wird hiermit nachgereicht (siehe Scan der betreffenden Kassenanordnung) und kann nun im SAP-Beleg nachgetragen werden."
Sollten Sie auf den Scan verzichten wollen, müssen im Emailtext zwingend zusätzlich die wichtigsten Daten der AuszAO (Empfänger, Kostenstelle/Auftrag, Betrag) sowie die LBV-Personalnummer angegeben werden.
