Erläuterung Umbuchungsanordnung FIBU 3

Mit diesem Formular können Buchungsberichtigungen vorgenommen werden. Es können Buchungen eines Auftrages, einer Kostenstelle, eines Sachkontos oder eines Steuerkennzeichens korrigiert werden.

Eine Umbuchung wird dann notwendig, wenn eine bereits gebuchte Zahlung, ein bereits gebuchter Geldeingang, etc. von einem Kontierungsobjekt (Kostenstelle oder Auftrag) auf ein anderes übertragen werden soll oder wenn die Zahlung, der Geldeingang, etc. auf dem falschen Sachkonto oder mit einem falschen Steuerkennzeichen gebucht wurde.

Die gebuchte Zahlung wird auf dem falschen Kontierungsobjekt oder dem falschen Sachkonto gutgeschrieben und auf dem richtigen Kontierungsobjekt oder Sachkonto endgültig belastet.

Der gebuchte Geldeingang wird auf dem falschen Kontierungsobjekt oder dem falschen Sachkonto belastet und auf dem richtigen Kontierungsobjekt oder Sachkonto endgültig gutgeschrieben.

>> NEU<< geändert ab Formularversion 2024/10
Analog zur Auszahlungs- und Annahmeanordnung wurde nun auch die Umbuchungsanordnun grafisch klarer gestaltet. Die Hinweise wurden überarbeitet und ergänzt. Von der anordnenden Stelle zu füllende Pflichtfelder sind weiß, nicht zu füllende Felder sind grau hinterlegt.
 

Die SAP-Belegnummer (als möglicher Eintrag im Feld "Referenzbelegnummer) finden Sie im
SAP-Einzelpostenbericht in der Spalte „RefBelnr“.

Umbuchungen für verschiedene Kontenklassen (5er und 6er-Sachkonten, 8er-Sachkonten) müssen getrennt angewiesen werden. Buchungen im Internen Markt (8er-Sachkonten) sind eine eigenständige Belegart und können nicht zusammen mit anderen Buchungen kombiniert werden.

Umbuchungen für Personalkosten: hierzu gelten ebenso besondere Vorgaben.
Diese sind unbedingt zu beachten. Sie finden diese im Service A-Z unter dem Stichwort Personalkostenverbuchung.

Bei Drittmitteln ist die 3-Monats-Frist vieler Drittmittelgeber zu beachten. Hierzu kann die Drittmittelabteilung Auskunft geben.

Das Original der Umbuchungsanordnung reichen Sie ein, Sie behalten möglichst eine Kopie/einen Scan bei sich.

Wie bei anderen Kassenanordnungen auch, ist nicht für alle Umbuchungen die Finanzbuchhaltung (Abt. 4.3) zuständig.
Daher sollte die Umbuchung möglichst verständlich begründet sein:

Bspw. werden Budget(um)buchungen in der Abt. 4.1 (Haushalt) vorgenommen. Sollen bspw. Programmpauschalen oder PPK-Mittel umgebucht werden, ist Abt. 6.2 (Drittmittelabteilung) zuständig.
 

Zeile 1: Anordnende Stelle
Dienststelle, Telefonnummer, Emailadresse

Zeile 2: Fall A "falsche Auszahlung (Ausgabe, Belastung)"
Haben: Hier sind die Daten des Referenzbeleges/der falschen Auszahlung anzugeben, um eben diese rückgängig zu mache
Soll: Hier sind die Daten so anzugeben, wie die Auszahlung richtig gewesen wäre, es findet dann hier die endgültige Belastung statt.

Zeile 2: Fall B "falschen Annahme (Einnahme, Gutschrift)"
Haben: Hier sind die Daten so anzugeben, wie die Annahme richtig gewesen wäre, es findet dann hier die endgültige Gutschrift statt.
Soll: Hier sind die Daten des Referenzbeleges/der falschen Annahme anzugeben, um eben diese rückgängig zu machen.

Zeile 3: ID-Nr. (optional)
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL- Nr.).

Zeile 4: Begründung
Die Umbuchung ist verständlich zu begründen (z.B. "falsche Kostenstelle verwendet"), sofern inventarisierte Gegenstände betroffen sind, ist die Inventarnummer anzugeben.

rechte Spalte/deutlicher gekennzeichnet
Umzubuchende Referenzbelegnummer(n):

Soll ein bestimmter Beleg/sollen mehrere Belege umgebucht werden, sind die umzubuchenden Belegnummern hier einzutragen. Das beifügen des Referenzbelegs ist nicht notwendig.

Sofern keine bestimmten Referenzbelege vorhanden sind, (z. B. bei Budgetumbuchung, Kontenausgleich), ist die Umbuchung
hinreichend zu begründen bzw. es sind egründende Unterlage(n) beifügen. Es sollte klar erkennbar sein, was und warum umgebucht wird.

Zeile 5: Feststellungsvermerke
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist zu bestätigen.
Zusätzlich sind die Name(n) in Druckbuchstaben anzugeben.

Zeile 6: Anordnung
Datum & Unterschrift des/der Anordnungsbefugten.
Zusätzlich ist der Name in Druckbuchstaben anzugeben.