Inventarisierungsregeln

Selbstständig nutzbare Vermögensgegenstände, die langfristig (d. h. länger als ein Jahr) dem Unternehmen dienen - hierzu zählen bspw. auch externe Festplatten, Kombigeräte/Multifunktionsgeräte (Kopieren-Drucken-Scannen-Faxen) und Software-Lizenzen - werden in Abhängigkeit von der Höhe der Anschaffungskosten wie folgt behandelt:

1. Vermögensgegenstände, die über 800,00 EUR netto kosten, sind unter Benutzung der entsprechenden Anlagenklassen (DFG-Gerätegruppenschlüssel) zu inventarisieren.

• Es ist eine Inventarnummer zu vergeben.
• Das Beiblatt „Anlagenbuchhaltung Stammblatt“ ist auszufüllen und zusammen mit der Auszahlungsanordnung an die Universitätsverwaltung zu senden.
• DFG-Schlüssel: der der Anlagenklasse entsprechende DFG-Gerätegruppenschlüssel ist einzutragen
• Es ist das Sachkonto 61010 in Verbindung mit einem Investitionsauftrag zu verwenden.

2. Vermögensgegenstände, die von 250,01 EUR bis max. 800,00 EUR netto kosten, sind wie die Gegenstände in Ziffer 1 zu inventarisieren. Diese werden als GWG "Geringwertiges Wirtschaftsgut" bezeichnet.

• Es ist eine Inventarnummer zu vergeben.
• Das Beiblatt „Anlagenbuchhaltung Stammblatt“ ist auszufüllen und zusammen mit der Auszahlungsanordnung an die Universitätsverwaltung zu senden.
• DFG-Schlüssel: An Stelle des DFG-Schlüssels ist die Bezeichnung „GWG“ einzutragen.
• Es ist das Sachkonto 61010 in Verbindung mit einem Investitionsauftrag zu verwenden. 

3. Vermögensgegenstände, die bis 250,00 EUR netto kosten, sind als Aufwand (Verbrauch) anzusetzen. Die Verbuchung erfolgt auf den entsprechenden Sachkonten in Verbindung mit einer Kostenstelle oder einem Sachauftrag (kein Beiblatt Anlagenbuchhaltung, kein Investionsauftrag, kein Sachkonto 61010).

Beispiele

• Sachkonto 60310 für EDV-Kleinteile, Disketten
• Sachkonto 60340 für Diktiergeräte, Tischrechner
• Sachkonto 60360 für Kleinmöbel
• Sachkonto 67930 für Software u.s.w.

lnventarisierungsregeln für Büro-/Laborausstattung bzw. Büro-/Labormöbel

• Möbelstücke (z. B. Regalschrank, Schreibtisch) mit einem Anschaffungswert ab 250,01 EUR netto müssen einzeln inventarisiert werden; es ist das Sachkonto 61010 in Verbindung mit einem Investitionsauftrag zu verwenden (siehe Ziffer 1 oder 2).
   
• Möbelstücke, die einzeln bis 250,00 EUR netto kosten, sind mit Sachkonto 60360 in Verbindung mit einer Kostenstelle oder einem Sachauftrag anzuweisen (siehe Ziffer 3).
   

Besonderheiten sind bei folgenden Wirtschaftsgütern zu beachten:

• Tastaturen und Computermäuse sind bei Ersatzbeschaffung als Aufwand (Sachkonto 60310) zu verbuchen;
• externe Festplatten und Kombigeräte (Fax-Scanner-Drucker) werden als selbstständig nutzbare Gegenstände behandelt (siehe Ziffer 1-3)
• Software ist ebenfalls nach den in Ziffern 1-3 genannten Regeln zu behandeln.

Sonstige Informationen

• Anschaffungsnebenkosten (Frachtkosten, Transportkosten, Versicherungen, Zoll etc.) gehören zu den Anschaffungskosten und erhöhen diese. Diese Anschaffungsnebenkosten sind analog der Ware zu buchen (Sachkonto und Auftrag/Kostenstelle).
   
• Werden Gegenstände des Anlagevermögens entsorgt oder abgegeben, denken Sie bitte an die Deinventarisierung (Inventarabgangsverfügung, Formular FIBU 19).