Zeichnungsbefugnis
Sie finden in nachstehenden Absätzen Informationen zu folgenden Punkten:
Ausübung, Übertragung und Umfang der Zeichnungsbefugnisse
Befugnis zur Sachlich-Richtig-Feststellung
Befugnis zur Rechnerisch-Richtig-Feststellung
Regeln im Verhältnis der Zeichnungsbefugten zueinander
Prozess der Erteilung und des Entzugs der Zeichnungsbefugnis
Ergänzende Bestimmungen für Papieranordnungen
Begriffsbestimmung
Mit der Zeichnungsbefugnis wird Beschäftigten der Universität Heidelberg das Recht übertragen, Anordnungen an die Finanzbuchhaltung zu zeichnen, also als richtig zu bescheinigen (Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit) und anzuweisen (Anordnung). Eine Anordnung kann dabei bedeuten, Einzahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung), Auszahlungen zu leisten (Auszahlungsanordnung) oder bereits gebuchte Anordnungen zu ändern (Umbuchungen).
Ausübung, Übertragung und Umfang der Zeichnungsbefugnis
Gemäß Landeshaushaltsordnung (LHO) und Landeshochschulgesetz (LHG) sind der Rektor als Dienststellenleiter sowie der Kanzler als Haushaltsbeauftragter anordnungsbefugt. Sie können diese Befugnis auf weitere Mitarbeiter der Dienststelle Universität Heidelberg übertragen. Von dieser Möglichkeit hat die Universität Heidelberg im Rahmen des IMPULSE-Projekts Gebrauch gemacht und eine dezentrale Ressourcenverantwortung innerhalb ihrer Organisationsstrukturen etabliert. Die Verantwortung für die jeweiligen Ressourcen – einschließlich der Erst-, Zweit- und Drittmittel – liegt unterhalb der Gesamtverantwortung des Rektors bzw. Kanzlers auf der Ebene der Institute und Einrichtungen (Berechtigungseinheiten (BE)) und wird durch die jeweilige Geschäftsführende Einrichtungsleitung bzw. deren Stellvertretung ausgeübt. Diese kann die Anordnungsbefugnis weiteren Beschäftigten übertragen. Dies ist von der Geschäftsführenden Einrichtungsleitung auf einem Formular schriftlich mitzuteilen. Vergleichbares gilt für die Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit. Die Zeichnungsbefugten sollen alle für die Zeichnung relevanten Sachverhalte überblicken und beurteilen können. Soll die Befugnis wieder entzogen werden, ist dies dem Finanzdezernat ebenfalls per Formular mitzuteilen.
Jede/r Berechtigte erhält die jeweilige Zeichnungsbefugnis für alle Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge) der Einrichtung (Berechtigungseinheit (BE), der sie/er zugeordnet ist. Die Zeichnungsbefugnis gilt sowohl für Anordnungen in Papierform, als auch für elektronische Anordnungen.
Das ERV-System prüft diesen Umfang automatisiert. Jeder Berechtigte erhält nur solche Rechnungen, für die er zeichnungsbefugt ist. Eine darüberhinausgehende Eingrenzung des Verantwortungsbereichs durch die Geschäftsführende Einrichtungsleitung ist für alle drei Zeichnungsebenen (Rechnerisch-Richtig-Feststellung, Sachlich-Richtig-Feststellung, Anordnung) möglich, wird systemtechnisch jedoch nicht geprüft. Dies ist innerhalb der jeweiligen Einrichtung eigenständig zu regeln und zu dokumentieren.
Anordnungsbefugnis
Mit der Zahlungsanordnung übernimmt der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass
- in der Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
- die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie andere Bescheinigungen in der Zahlungsanordnung bzw. auf der begründenden Unterlage von den dazu befugten Beschäftigten abgegeben worden sind und
- entsprechende Finanzmittel zur Verfügung stehen sowie bei dem angegebenen Kontierungsobjekt vereinnahmt oder verausgabt werden dürfen.
Ausnahmen von der Anordnungsbefugnis:
Wer der Universität Rechnungen stellt, gegenüber der Universität Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Universität leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.
Sachlich-Richtig-Feststellung
Mit der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit bescheinigt der Feststeller, dass
- die Zahlungsanordnung und die begründenden Unterlagen alle erforderlichen Angaben enthalten (insb. Anlass und Höhe der Zahlung),
- die durch den Rechnerisch-Richtig-Feststeller vorgenommenen Angaben zu Zahlungsempfänger und anrechenbaren Beträgen vollständig und korrekt sind,
- bei der Festsetzung der zu erhebenden Haushaltseinnahme oder zu leistenden Haushaltsausgabe nach den bestehenden Bestimmungen und nach dem Grundsatz der Sparsamkeit verfahren wurde (z.B. Einhaltung des Vergaberechts, belegt durch die Vergabedokumentation),
- die Lieferung oder Leistung sowohl hinsichtlich der Art als auch hinsichtlich der Ausführung tatsächlich erforderlich war (Grundsatz der Wirtschaftlichkeit),
- die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt wurde.
Die Zahlungsanordnung einschließlich ihrer zahlungsbegründenden Unterlagen muss so aussagekräftig sein, dass sie für eine Person, die nicht an der Erstellung dieser Zahlungsanordnung beteiligt war, abschließend und selbsterklärend ist.
Ausnahmen von der Sachlich-Richtig-Feststellung:
Wer der Universität Rechnungen stellt, gegenüber der Universität Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Universität leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.
Rechnerisch-Richtig-Feststellung
Mit der Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt der Feststeller, dass
- die in der Zahlungsanordnung und den begründenden Unterlagen enthaltenen tatsächlichen Angaben (z.B. Name des Zahlungsempfängers, Bankverbindung, Betrag) richtig sind,
- der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag mit den Berechnungsunterlagen (z.B. Aufträge oder Gebührenordnungen) übereinstimmt,
- Skontobeträge nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen berücksichtigt sind,
- Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
- die Rechnung oder sonstige zahlungsbegründende Unterlage nachgerechnet bzw. Belege in Fremdwährung korrekt in Euro umgerechnet wurden (nur Papieranordnungen).
Zeichnungsbefugnis und Aufgaben sind grundsätzlich identisch mit dem Aufgabengebiet des Rechnungsbearbeiters.
Ausnahmen von der Rechnerisch-Richtig-Feststellung:
Wer der Universität Rechnungen stellt, gegenüber der Universität Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Universität leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.
Regeln im Verhältnis der Zeichnungsbefugten zueinander
Die Datenerfassung und die Freigabe müssen von verschiedenen Personen ausgeübt werden (4-Augen-Prinzip der LHO). Dies wird in Bezug auf das ERV-System dadurch sichergestellt, dass mindestens die Rollen Sachlich-Richtig-Feststellung und Anordnung von verschiedenen Personen ausgeübt werden müssen.
Sofern ein Zeichnungsbefugter einzelne Aspekte seiner Zeichnungsbefugnis nicht selbst beurteilen kann, besteht die Möglichkeit, sich diese von anderen Personen bestätigen zu lassen in Form einer
- Teilbestätigung: Bestätigung der vollständigen und sachgemäßen Lieferung/Leistung durch eine andere Person, die dies beurteilen kann,
oder
- Teilfeststellung: abschließende Feststellung eines oben genannten Teilbereichs durch einen anderen, dazu berechtigten Feststeller.
Beispiele:
1) Eine Rechnung wurde durch mehrere Besteller verursacht. Es zeichnet derjenige für die Positionen sachlich richtig, die dieser verursacht hat. Alternativ: Es wird ein Teilaspekt der sachlichen Richtigkeit bestätigt, z. B. der ordnungsgemäße Wareneingang.
2) Es wird aufgrund besonderer Fachkenntnis oder gesetzlicher Anforderung die Feststellung durch einen entsprechenden Beauftragten nötig (Strahlenschutz, Tierschutz, Gefahrstoffe, BTM etc.).
Aus der Bestätigung sollte hervorgehen, welche der beiden Formen gewählt wurde und auf welchen Teilbereich sich die Bestätigung bzw. Feststellung bezieht.
Zeichnungsbefugte Personen
Grundsatz: Nur Beschäftigte der Universität (ohne Medizinische Fakultäten bzw. Universitätsklinika) können Zeichnungsbefugnisse erhalten (Ausnahmen s. u.).
Keine Zeichnungsbefugnisse erhalten (Ausnahmen s. u.):
- ehemalige Beschäftigte und Beschäftigte im Ruhestand,
- Beschäftigte einer Vergütungsgruppe < E3/A5 für die Rechnerisch-Richtig-Feststellung bzw. Beschäftigte einer Vergütungsgruppe < E9/A9 für die Sachlich-Richtig-Feststellung,
- Auszubildende,
- Wissenschaftliche und Studentische Hilfskräfte,
- Aushilfskräfte,
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobs),
- Lehrbeauftragte,
- Stipendiaten (Ausnahmen: Nachwuchsgruppenleiter, Emmy Noether, Heisenberg),
- Gastprofessuren (Allerdings können die mit ihnen zusammenarbeitenden Professoren Zeichnungsbefugnisse erhalten.).
Ausnahmen:
Beschäftigte mit einer Vergütungsgruppe < E9/A9 erhalten die Befugnis zur sachlichen Richtigzeichnung ausnahmsweise, wenn sich diese Befugnis auf ihren Verantwortungsbereich beschränkt (z. B. durch Angabe der zu verantwortenden Organisations-/ Beschaffungsbereiche oder der zu bearbeitenden Fonds), dies in einer Erklärung des Vorgesetzten bestätigt wird und sie entsprechende Erfahrungen gesammelt haben oder an einer Schulung über Zeichnungsbefugnisse teilnehmen. Bisherige Ausnahmegenehmigungen bleiben gültig. Die Übertragung der Befugnis beantragt die Geschäftsführende Einrichtungsleitung, die in diesem Zusammenhang auch den Verantwortungsbereich festlegt.
Beschäftigte der Medizinischen Fakultät Heidelberg und des Klinikums Heidelberg können auf Antrag die Zeichnungsbefugnis ausnahmsweise erhalten, wenn aus einer Bestätigung der Medizinischen Fakultät Heidelberg bzw. des Klinikums Heidelberg hervorgeht, dass sie dort betreffende Befugnisse bereits besitzen.
Ehemalige Beschäftigte und Beschäftigte im Ruhestand können die Zeichnungsbefugnis ausnahmsweise in folgenden Fällen erhalten:
Die/Der Beschäftigte beendet ein laufendes Projekt und hat in diesem Zusammenhang einen Vertrag über eine unentgeltliche Tätigkeit geschlossen.
Seniorprofessuren können die Zeichnungsbefugnis erhalten, wenn ihnen Mittel zur Verfügung gestellt werden und sie darüber lt. Einrichtungsleitung verfügen dürfen (durch Bestätigung der Einrichtungsleiteung nachzuweisen).
Alternativ kann ein anderer Zeichnungsbefugter der Einrichtung mit der Mittelverwaltung und -freigabe betraut werden und diese in Abstimmung mit dem ehemaligen Beschäftigten/Seniorprofessor ausüben.
Für Personen, die nicht zu den Beschäftigten der Universität zählen und daher keine Zeichnungsbefugnisse besitzen, die aber aufgrund ihres Aufgabengebietes die sachliche Richtigkeit beurteilen können, besteht Möglichkeit einer Vorbeurteilung des Sachverhalts (dokumentiert z. B. durch einen Stempel und ein Handzeichen) mit anschließender sachlicher Feststellung durch eine befugte Person (vgl. die Teilbestätigung).
Prozess der Erteilung und des Entzugs der Zeichnungsbefugnisse
Befugte zur Erteilung der Zeichnungsbefugnisse:
Die Geschäftsführende Einrichtungsleitung einschließlich deren Stellvertretung erhält die Befugnis zur Erteilung der Zeichnungsbefugnisse für ihre/seine Einrichtung. Der Finanzdezernent erteilt die Ausnahmegenehmigungen für die Sachlich-Richtig-Feststellungsbefugnis im Auftrag des Kanzlers.
Solange papiergebundene Zeichnungsprozesse existieren, bedarf es einer Unterschriftsprobe des Zeichnungsbefugten (Ausnahme: Rechnerisch-Richtig-Feststeller).
Bitte verwenden Sie das in der rechten Spalte aufgeführte Formular und senden Sie dieses ausgefüllt und unterschrieben an das Vorzimmer des Finanzdezernates der Universitätsverwaltung. Rückfragen können Sie dort unter Tel.: 54-12401 o. 54- 12402 oder Mail: d4sekr@zuv.uni-heidelberg.destellen.
Entzug der Zeichnungsbefugnis: Die Zeichnungsbefugnisse werden automatisch mit Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses mit der Universität entzogen. Soll die Zeichnungsbefugnis vorher entzogen werden (z. B. aufgrund Wechsel des Aufgabengebiets oder der Einrichtung), hat dies die Geschäftsführende Einrichtungsleitung dem Finanzdezernat per Formular mitzuteilen.
Die Zeichnungsbefugnis kann aus begründetem Anlass auch von Amts wegen durch den Kanzler bzw. den Finanzdezernenten entzogen werden.
Ergänzende Bestimmungen für Papieranordnungen
Kassenanordnungen in Papierform sind von dem Zeichnungsbefugten eigenhändig zu unterschreiben. Ergänzend zur Unterschrift soll der Name in Klartext angegeben werden. Die Verwendung von Faksimile-Namensstempeln, das Einfügen von eingescannten oder das Aufkleben von kopierten Unterschriften ist nicht zulässig.
Internes Bildungsprogramm: "Zeichnungsbefugnisse - Grundlagen, Bedeutung, Verantwortung"
Landeshaushaltsordnung für Baden-Württemberg (LHO) und Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur LHO sowie die Dienstanweisung des Kanzlers (Rundschreiben 03/2022) in der jeweils gültigen Fassung
