Finanzbuchhaltung Erläuterungen zum Beiblatt

Das Beiblatt Anlagenbuchhaltung ist immer dann auszufüllen, wenn:

• ein Wirtschaftsgut / Vermögensgegenstand, dessen voraussichtliche Nutzungsdauer 1 Jahr überschreitet und dessen Anschaffungswert über € 250,- netto liegt, dem Institut zugeht z. B. durch Kauf, Schenkung, DFG Leihgabe, etc;
• bei internen Vorgängen ein solches Wirtschaftsgut einem anderen Institut, Kostenstelle, Arbeitsgruppe oder Standort zugeordnet wird.

Das Beiblatt ist auf zwei Formulare aufgeteilt:

• FIBU 4 - “Stammblatt” und
• FIBU 4a “Sammelinventarisierung”

Das Stammblatt ist immer auszufüllen, wenn ein einzelnes Wirtschaftsgut inventarisiert werden soll. 

Das Beiblatt zur Sammelinventarisierung ist immer in Kombination mit dem Stammblatt auszufüllen, wenn mehrere gleiche Wirtschaftsgüter von einem Lieferanten auf einer Rechnung bezogen werden.

Beim Erwerb eines Wirtschaftsgutes ist das Stammblatt komplett auszufüllen, dabei sind die Erläuterungen zu den Feldern zu beachten.

Werden auf einer Rechnung mehrere gleiche Wirtschaftsgüter (z. B. 5 PCs oder 3 Drucker), bezogen, besteht die Möglichkeit bis zu 10 Gegenstände (mit identischem DFG Schlüssel) einfach und übersichtlich auf dem Beiblatt Sammelinventarisierung zu inventarisieren.

Auf dem Stammblatt sind vorab die Felder Bezeichnung, Lieferant, Hersteller, Rechnungsnummer und -datum, Liederdatum sowie DFG Schlüssel zu füllen. Die eigentliche Inventarisierung erfolgt auf dem Beiblatt Sammelinventarisierung.

Hier können alle notwendigen Angaben zu den einzelnen Geräten übersichtlich und gesondert erfasst werden.

Das Beiblatt Sammelinventarisierung gibt Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

• Sie können jeder Seriennummer eines Gerätes die zugehörige Inventarnummer zuzuordnen.
• Werden die Geräte aus mehreren Fonds beglichen, kann jedem Gerät der passende Investitionsauftrag zugewiesen werden.
• Stehen die Geräte in unterschiedlichen Gebäuden oder Räumen, können hier die notwendigen Angaben zur Lokalisierung der einzelnen Geräte vorgenommen werden.

Die Dienststelle mit Anschrift ist hier einzutragen. Die Verwendung eines Stempels ist möglich.

Diese Angaben sind notwendig, um bei eventuellen Rückfragen den richtigen Ansprechpartner zu finden.

Bitte geben Sie hier die genaue Beschreibung des erworbenen Gegenstandes an. Nicht standardisierte Abkürzungen, Fachausdrücke oder fremdsprachige Bezeichnungen werden u. U. in der Anlagenbuchhaltung nicht verstanden, können zu Verwechslungen und Irrtümern führen und sollten deshalb durch allgemein verständliche Beschreibungen ergänzt werden.

Bei der Bezeichnung des Gegenstandes ist auch die Typenbezeichnung mit anzugeben, bspw.:

• Tintenstrahldrucker Epson Stylus Color 980
• Präzisionswaage Sartorius BP 121S
• Kühlschrank Bosch KGS 2375 135l 
• etc.

Hier bitte den Lieferanten des Wirtschaftgutes angeben. Die genaue Adresse ist nicht erforderlich. Es genügen der Firmenname und der Firmenort des Lieferanten.

Zu beachten ist hier, dass der Hersteller oftmals nicht mit dem Lieferanten identisch ist.

Hier tragen Sie bitte die Rechnungsnummer und das Datum der Rechnung ein.

Hier muss das Lieferdatum eingetragen werden.

Hier tragen Sie bitte den Bruttowert (inkl. Mehrwertsteuer) des erworbenen Wirtschaftgutes inkl. aller Nebenkosten wie Transportkosten, Versicherung und / oder Verpackung ein, mit welchem das Wirtschaftsgut zu inventarisieren ist.

Auf vielen Geräten ist von Seiten des Herstellers eine Seriennummer angegeben. Diese befindet sich meist auf der Rück- oder Unterseite der Geräte, teilweise ist die Seriennummer auch auf der Rechnung angegeben. Die eindeutige Identifizierung eines Gerätes ist nur in Verbindung mit der Seriennummer möglich und daher ist diese immer (soweit vorhanden) mit anzugeben.

Im Feld vor dem Trennzeichen ist die sechsstellige Institutsnummer einzutragen, wie sie auch auf dem roten Inventaretikett angegeben ist. Nach dem Trennzeichen ist die fortlaufende Inventarnummer rechtsbündig einzutragen. Fehlende Ziffern füllen Sie bitte mit einer Null.

Beispiel: 

• Inventarnummer 1234 ist einzutragen als 001234

Nur die Inventarnummer in Verbindung mit der Institutsnummer ergibt eine eindeutige Inventarnummer an der Universität Heidelberg.

Die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums zur Einführung einer Anlagenbuchhaltung sieht vor, dass Vermögensgegenstände in bestimmten Anlagenklassen erfasst werden. Dabei ist zu unterscheiden, wo ein Gegenstand eingesetzt wird. So kann z. B. ein PC entweder der Anlagenklasse für Technische Anlagen und Maschinen oder der Anlagenklasse für Betriebs- und Geschäftsausstattung zuzuordnen sein, je nachdem ob der PC überwiegend für die Verwaltung oder für den wissenschaftlichen oder technischen Bereich angeschafft wurde. Bitte dieses Feld unbedingt ausfüllen, da nur so eine richtige Zuordnung der Gegenstände in die entsprechende Anlagenklasse möglich ist.

Die Anlagennummer wird beim Anlegen des Anlagenstammsatzes vom System automatisch vergeben und wird deshalb nur von der Finanzbuchhaltung ermittelt und eingetragen.

Hier ist der Investitionsauftrag, mit welchem das Gerät beschafft wurde, anzugeben. Der Investitionsauftrag beginnt immer mit der Ziffer 6 (z. B. 6001234). Auftragsnummern sind immer 7-stellig.

Diese Angaben sind notwendig um ein Anlagegut lokalisieren zu können. Den aktuellen Gebäudeschlüssel können Sie bei Ihrem Ansprechpartner bei Abteilung 3.2 nachfragen.

Beispiele:

• Ägyptologisches Institut = Marstallhof 2/4 = Gebäudeschlüssel = 2040.
• Für Gebäude Im Neuenheimer Feld = 6 + die 3-stellige Gebäudenummer = 6360 bei INF 360

Hier geben Sie bitte den Raum an in dem das Gerät steht. Alternativ ist es auch möglich die Arbeitsgruppe anzugeben.

Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn es sich bei dem erworbenen Wirtschaftsgut um Zubehör zu einem bereits inventarisierten Hauptgerät handelt. Sind nachträglich Kosten (z. B. Fracht, Versicherung, Porto, Verpackung, Installation etc.) für ein bereits aktiviertes Wirtschaftgut entstanden, so ist dieses Feld zur Werterhöhung ebenfalls anzukreuzen. Damit stellen Sie sicher, dass ein Wirtschaftsgut mit den tatsächlich entstandenen Kosten der Beschaffung belastet wird. Die Vergabe einer neuen Inventarnummer entfällt bei Zubehör / Werterhöhung.

Haben Sie das Feld Zubehör / Werterhöhung angekreuzt, muss der Betrag dem bereits aktivierten Hauptgerät zugeschlagen werden. Deshalb ist es erforderlich, dass hier die Inventarnummer des bereits aktivierten Hauptgerätes angeben wird.

Hilfreich ist es, wenn zusätzlich zur Inventarnummer des Hauptgerätes auch noch die Bezeichnung des Gerätes angegeben wird. Somit können Verwechslungen vermieden werden.

Leihgaben, z. B. der DFG, werden in der Anlagenbuchhaltung gesondert geführt. Deshalb ist hier das Feld “Leihgabe” anzukreuzen. Das Formular muss zusammen mit einer Kopie des Schreibens der DFG an die Universitätsverwaltung (Anlagenbuchhaltung) gegeben werden. 

In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass gemäß den Verwendungsrichtlinien der DFG alle aus Mitteln der DFG beschafften Geräte mit dem zusätzlichen Vermerk “Aus Mitteln der Deutschen Forschungsgemeinschaft beschafft” zu inventarisieren und entsprechend zu kennzeichnen sind.

Durch Schenkung (Spende) von Geräten etc. erhöht sich das Anlagevermögen der Universität Heidelberg. Diese Geräte müssen inventarisiert werden. Das Beiblatt Anlagenbuchhaltung ist auszufüllen. Belege (Schriftverkehr, Bescheinigungen, Spendenbescheinigungen), insbesondere solche, aus denen der Wert der Schenkung ersichtlich ist, sind dem Beiblatt beizufügen.

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