Heidelberg Campus Online FAQs - Dozierende und Mitarbeitende

Werden alte Lehrveranstaltungen aus LSF importiert?
Ab dem kommenden Sommersemester 2024 werden keine Lehrveranstaltungen aus dem LSF importiert. Diese Lehrveranstaltungen werden neu durch Sie und Ihre Einrichtung angelegt. Ältere Lehrveranstaltungen, die mit Prüfungsleistungen verknüpft sind, werden durch die Leistungsdatenmigration Ihrer Einrichtung von LSF nach heiCO importiert oder sind bereits importiert worden. Wir empfehlen generell, keine importierten Lehrveranstaltungsdaten für zukünftige Veranstaltungen zu nutzen, da LSF und heiCO nicht direkt kompatibel sind und es daher erfahrungsgemäß zu einer fehlerhaften Übertragung der Daten kommen kann.

Ist die Eingabe von „SWS“ (Semesterwochenstunden) ein Pflichtfeld?
Anders als in LSF, ist die Eingabe der SWS an verschiedenen Stellen im System verpflichtend und nicht optional. Ohne diese Eingabe wird eine Fehlermeldung generiert und Sie können keine Lehrveranstaltung anlegen.

Was ist die „betreuende Organisation“ und was ist die „prüfende Organisation“?
Wenn Sie eine neue Lehrveranstaltung in der Applikation „LV-Erhebung“ anlegen, befinden sich die „betreuende Organisation“ und die „prüfende Organisation“ bei den „LV-Parametern“ (Basisdaten einer Lehrveranstaltung). Beide Organisations-Typen sind bereits auf Ihre Organisation voreingestellt. Die „betreuende Organisation“ ist die Organisationseinheit, bei der die Lehrveranstaltung angesiedelt ist und so auch für die Studierenden über heiCO sichtbar ist. Anders als in LSF ist es in heiCO nicht möglich, eine Lehrveranstaltung an mehrere Organisationen anzusiedeln. Entsprechend ist die „prüfende Organisation“ jene Organisationseinheit, bei der die Prüfung angesiedelt ist. Im Regelfall sollten diese Organisationen identisch sein.

Wann und wo werden Lehrveranstaltungen zu Modulen (einer Studien- und Prüfungsordnung) zugeordnet?
Sie können eine Lehrveranstaltung mit einer Vorlage einer Studien- und Prüfungsordnung (SPO) verknüpfen, sobald die Veranstaltung erstellt ist. Hierfür müssen Sie auf die Applikation „SPO-Management“ mit Ihren Berechtigungen Zugriff haben. Sie finden auf dem Sharepoint die entsprechende Klickanleitung: „Lehrveranstaltung mit einer Vorlage in der Studien- und Prüfungsordnung (SPO) verknüpfen“. Dieser Prozess wird auch in dem Schulungsblock Lehrveranstaltungen – Fortgeschrittene thematisiert. Auf dem Sharepoint findne Sie ebenfalls eine Eine Übersicht zu den Prozessen der Anlage von Lehrveranstaltungen.

Wie setzt sich die „LV-Nummer“ für Lehrveranstaltungen zusammen?
Jede Lehrveranstaltung hat eine eindeutige zehnstellige LV-Nummer, die Sie selbst vergeben. Unsere Empfehlung lautet hier, die ersten vier Stellen von Ihrer Organisationseinheit (Dienstellenschlüssel) zu übernehmen. Die weitern sechs Stellen können Sie frei wählen und sich entweder eine logische Reihenfolge innerhalb Ihrer Organisation überlegen, oder auf den Button „nächste freie Nummer“ klicken, falls die Nummer für Sie keine wichtige Funktion erfüllt. Die alten Nummern von LSF können nicht übernommen werden, da häufig die Begrenzung von zehn Stellen überschritten wurden.

Können bei der LV-Nummer nur Ziffern eingetragen werden?
Sie können theoretisch auch Buchstaben verwenden, wofür wir allerdings keine Empfehlung aussprechen möchten. Eine Verwendung von Buchstaben kann z.B. bei späteren oder bestehenden Exporten oder Reports insbesondere in Drittsysteme(n) zu Problemen führen. Der Umfang der damit verbundenen Probleme und der entstehende Arbeitsaufwand auch in den dezentralen Bereichen kann zum aktuellen Zeitpunkt schwer abgeschätzt werden, daher lautet unsere dringende Empfehlung: Bitte nutzen Sie ausschließlich Zahlen.

Was ist der Unterschied zwischen „Meldung“ einer Lehrveranstaltung und „Genehmigung“?
Das Melden einer Lehrveranstaltung ist ein organisationsinterner Prozess, der eine Vorstufe zur Veröffentlichung und Freischaltung der Lehrveranstaltung darstellt. In der Regel ist mit der Meldung einer Lehrveranstaltung die Lehrveranstaltung fertig erstellt und enthält alle wichtigen Daten (Dozierende, Inhalte, Raum, Zeiten, Tage, usw.). Nach dem Vier-Augen-Prinzip, kann eine weitere Person, nun überprüfen, ob alle Angaben korrekt und vollständig sind. Erst dann, kann eine Lehrveranstaltung von einer Person mit entsprechender Funktion (Berechtigung) die Lehrveranstaltung „genehmigt“ werden. Erst ab dem Zeitpunkt der „Genehmigung“ ist die Lehrveranstaltung für Studierende sichtbar. Dies wurde vorher zentral durch LSF für alle Fächer übernommen; in heiCO werden die Lehrveranstaltungen durch Sie freigeschaltet und sind damit sichtbar für Studierende ab dem Moment der „Genehmigung“ der Lehrveranstaltungen.

Sind „Tags“ an bestimmte Funktionen/Rechte geknüpft, sodass nicht jeder „Tags“ vergeben kann? Ist es möglich, dass eine Person eine „Tag-Liste“ für die ganze Organisation erstellen kann?
„Tags“ können von allen Personen, die berechtigt sind Lehrveranstaltungen zu bearbeiten, erstellt und bearbeitet werden. Eine „Tag-Liste“ kann derzeit automatisiert nicht erstellt werden, da „Tags“ auf Ebene jeder einzelnen Lehrveranstaltung eingetragen werden. Sie können jedoch manuell nach Durchsuchen jeder Lehrveranstaltung eine solche Liste selbst führen. Für Studierende besteht die Option nach Tags zu suchen (Applikation „Lehrveranstaltungen“). Die Studierenden können beim Lehrveranstaltungsangebot sowohl nach Tags innerhalb einer Organisationseinheit als auch für die gesamte Universität suchen.

Ist es möglich bei einer Lehrveranstaltung Termine anzugeben, ohne schon einen Lehrraum dafür zu haben?
Ja, dies ist möglich. Sie können sowohl Einzel- als auch Serientermine zu einer Lehrveranstaltung erstellen und beim Raum „Raum noch nicht bekannt“ auswählen. Einen entsprechenden Raum können Sie später nachtragen.

Wie funktionieren die Raumbuchungen über heiCO?
Alle Räume der Universität Heidelberg werden nach der Einbindung Ihres Faches in heiCO abgebildet sein und können da dann auch gebucht werden. Unabhängig von heiCO müssen Rollen- und Berechtigungskonzepte der Universität Heidelberg hierfür noch definiert und implementiert werden.

Ich sehe in der Applikation „Ressourcenmanagement“ die Räume meiner Organisation nicht. Was kann der Grund sein?
Dies kann mehrere Gründe haben: 
1.) Jeder Raum ist einer Organisationseinheit zugeordnet. Sollte ein Raum auf „Fakultätsebene“ zugeordnet sein, Sie aber die Funktion (Berechtigung) „VLM-Raummanagement“ auf Institutsebene haben, können Sie nicht auf die Räume zugreifen, die auf Fakultätsebene angesiedelt sind. 
2.) Sollten Sie Räume bisher noch nicht finden, die Sie aber für die Lehre benötigen, können Sie über die Applikation „Ressourcenmanagement“ eine „Neue Ressource erstellen/übernehmen“. Hierzu finden Sie auf dem Sharepoint die entsprechende Klickanleitung „Berechtigungsprofil erstellen“.

Werden Räume aus LSF übernommen?
Räume mit Ihren Basisdaten (z.B. Raumcode, Raumgröße, Anzahl der Sitzplätze usw.) kommen aus dem zentralen Raumverwaltungssystem der Universität Heidelberg (CAFM) und werden zentral in heiCO eingespielt bzw. mit heiCO synchronisiert. Diese Basisdaten können Sie in der Applikation „Räume“ universitätsweit einsehen.

Ich bekomme in der Applikation „Ressourcenmanagement“ bei den Kontaktpersonen keine Personen zur Auswahl angezeigt. Woran kann das liegen?
An dieser Stelle werden Sie erst Personen angezeigt bekommen, wenn Sie zuvor bei den „Berechtigungsprofilen“ dem „Sachbearbeiter“-Profil (Personen, die die Raumverwaltung übernehmen) Personen zugeordnet haben. Hierzu finden Sie auf dem Sharepoint die entsprechende Klickanleitung „Berechtigungsprofil erstellen“.

Wie erfahre ich, dass ich einen angefragten Raum zugeteilt bekomme?
Sobald die Person in der Raumverwaltung, bei der Sie den Raum angefragt haben, Ihnen den Raum zuteilt, oder Ihre Anfrage ablehnt, bekommen Sie eine entsprechende Mail zugesandt. Dieses Thema wird im Schulungsblock Räume und Ressourcenmanagement – Raumanfragen bearbeiten behandelt.

Prüfungen anlegen und bearbeiten

Ich finde die Lehrveranstaltung nicht, zu der ich eine Prüfung anlegen möchte. Was kann ich tun?
Bitte überprüfen Sie:

• Haben Sie die richtige Organisationseinheit in der Prüfungsverwaltung ausgewählt? Gehört die Lehrveranstaltung zu der Organisationseinheit, an der Sie die Rechte zur Anlage von Prüfungsterminen besitzen?
•  Haben Sie den richtigen Prüfungstyp (Lehrveranstaltungsprüfung/Modulprüfung) ausgewählt?  
• Suchen Sie im richtigen Semester bzw. Studienjahr? Bedenken Sie, dass in heiCO das Studienjahr 2023/24 das Wintersemester 2023/24 und das Sommersemester 2024 umfasst.
• Wenn Sie mit einem Wort aus dem Titel der Lehrveranstaltung suchen, bedenken Sie, vor und nach bzw. nach dem Wort einen Stern zu setzen, je nachdem, ob das Wort irgendwo oder am Anfang des Titels steht.

Was ist der Unterschied zwischen Lehrveranstaltungsprüfung, Modulprüfung und Teilprüfung?
Die Lehrveranstaltungsprüfung bezieht sich auf den Inhalt einer realen Lehrveranstaltung, die in der Lehrerhebung angelegt wurde, also z. B. eine Klausur am Ende einer Vorlesung. Eine Fach-/Modulprüfung (FMP) ermöglicht das Erfassen einer Prüfungsleistung ohne konkrete Lehrveranstaltung. FMPs können in der Applikation SPO-Management erstellt und verwaltet werden. Sollten Sie FMPs benötigen, wenden Sie sich bitte an das heiCO-Team. Wenn im Rahmen einer Lehrveranstaltung mehrere Prüfungstermine vorgesehen sind, die alle zur Beurteilung beitragen und einzeln als eigenständige Prüfungstermine mit eigenständigen An-/Abmeldezeiträumen abgehalten bzw. abgewickelt werden, werden diese als Teilprüfungen abgebildet.

In der Lehrveranstaltung können Studierende je nach erbrachter Leistung unterschiedlich viele ECTS-Punkte erhalten oder unterschiedliche Leistungen (Hausarbeit und Klausur oder nur Klausur) erbringen. Wie lässt sich das in einer Prüfung abbilden?
Erbringen Studierende unterschiedliche Leistungen oder erhalten unterschiedliche Bewertungen oder ECTS-Punkte, so muss für jede Variante eine eigene Prüfung angelegt werden.

AUSNAHME: Ergibt die Lehrveranstaltung in unterschiedlichen Modulen unterschiedliche ECTS und ist das so modelliert, kann bei gleichbleibender Notenskala nur eine Prüfung angelegt werden. Das System zieht automatisch die ECTS aus der Modellierung.

Wenn eine Lehrveranstaltung in verschiedenen Kontexten belegt werden kann, muss ich dann für jeden Kontext eine eigene Prüfung anlegen?
Nein. Über den so genannten Gleichheitsknoten und die Vorlagen ist die Lehrveranstaltung und damit auch die dazu angelegte Prüfung mit den Kontexten automatisch verknüpft.

Wie kann ich eine Prüfung bearbeiten, die bereits gültig gesetzt ist?
Es ist nicht vorgesehen, dass eine komplette Prüfung nach dem gültig setzen geändert werden kann. Sollte dies nötig sein, kontaktieren Sie bitte das heiCO-Team. Jedoch können Sie Ergebnisse/ Leistungen einzelner Studierender selbst korrigieren. Sie finden auf Sharepoint die entsprechende Klickanleitung: heiCO Anleitungen - Prüfungsverwaltung, "Anleitung - Gültige Leistungen korrigieren“.

In der Übersicht der Prüfungstermine bekomme ich nur eine Auswahl an Prüfungsterminen angezeigt.
Überprüfen Sie, ob die Anzeige gefiltert ist.

Prüfungen bewerten

Wie kann man erstellte Prüfungen suchen, z.B. um sie zu bewerten?
Gehen Sie unter Prüfungsverwaltung entweder auf „Prüfungen anlegen/bearbeiten“ oder „Prüfungen bewerten“. Die Übersicht der Prüfungen können Sie über Filter in der oberen Tabellenzeile auf die gesuchte Prüfung einschränken, bspw. indem Sie konkret nach einem Dozierenden oder nach dem Titel der Lehrveranstaltung filtern.

Kann ich mehrere Kandidat*innenlisten gleichzeitig für die Bewertung exportieren?
Nein, es kann immer nur die Kandidat*innenliste pro Termin exportiert werden.

Muss ich alle Bewertungen auf einmal eintragen?
Sowohl im System in der Maske als auch beim Import von Noten kann stückweise vorgegangen werden. Der Import kann beliebig oft wiederholt werden. Zudem können Sie auch dann ein Prüfungsprotokoll drucken und im nächsten Schritt die Prüfung gültig setzen, wenn nicht alle Leistungen vorliegen. Das System fragt Sie in dem Fall, was mit den nicht bewerteten Studierenden geschehen soll. Wählen Sie aus, dass die betreffenden Personen in eine Kopie des Prüfungstermins verschoben werden.

Vgl. hierzu die Anleitung  „Prüfung bewerten und gültig setzen“.

Was trägt man ein, wenn Studierende nicht zur Prüfung erschienen sind?
Erscheinen Studierende unentschuldigt nicht zur Prüfung, wird bei der Beurteilung als Bewertung „X Nicht erschienen“ entweder verknüpft mit einer 5,0 oder dem Zusatz „Versuch zählt“. Liegt ein Attest oder eine Entschuldigung vor, wird „Q Rücktritt mit anerkanntem Grund – Q keine Beurteilung“ ausgewählt. Liegt kein Attest vor, der Antritt aber dennoch nicht gezählt werden soll, können Sie die Bewertung „RUE Rücktritt – z zurückgetreten“ vergeben.

• X Nicht erschienen - 5.0 nicht ausreichend
• X Nicht erschienen - X nicht erschienen (Versuch zählt)
• RUE Rücktritt - z zurückgetreten
• U Ungültig/Täuschung
• Q Rücktritt mit anerkanntem Grund

Kann ich eine Leistung auch ohne eine Prüfung eintragen?
Es ist möglich, Leistungen, z.B. für ein Praktikum, frei einzutragen. Sie finden auf Sharepoint die entsprechenden Klickanleitungen: heiCO Anleitungen - Prüfungsverwaltung, "Anleitung – Nacherfassung von Leistungen und Praktika“.

Leistungskorrektur

Wie können Noten oder vergebene ECTS im Nachhinein korrigiert werden?
Sowohl Noten als auch die LP können im Nachhinein korrigiert werden. Sie finden auf Sharepoint die entsprechenden Klickanleitungen: heiCO Anleitungen – Prüfungsverwaltung: "Anleitung - Gültige Leistungen korrigieren“ sowie "Anleitung - ECTS-Credits korrigieren“.

Handelt es sich bei der Leistung um eine Anerkennung oder eine Einzelleistung (mit Nachweis), so kann diese nur in der Applikation Anerkennungen/Leistungsnachweise korrigiert werden. Hierzu muss die Leistung zunächst abgelehnt werden, damit eine Bearbeitung möglich wird. Eine Anleitung dazu finden Sie auf Sharepoint: heiCO Anleitungen Prüfungsverwaltung: „Anleitung – Anerkennung von Leistungen“ bzw. „Anleitung – Nacherfassung von Leistungen und Praktika“. 

Unter Gültige Leistungen korrigieren finde ich nicht die Leistung, die ich korrigieren möchte.    
In diesem Fall handelt es sich vermutlich um eine Anerkennung oder einen Leistungsnachtrag. Beide sind nur in der Applikation Anerkennungen/Leistungsnachträge zu korrigieren.

Studienberatung

Woran erkennt man, ob Studierende fast die Grenze der maximalen
Fehlversuche erreicht haben?
Die erlaubten Fehlversuche bei Leistungen sind entsprechend der Prüfungsordnung erfasst. In der Studierendenkartei kann man beim jeweiligen Studierenden im Reiter "alle Prüfungen" im hinteren Teil der Prüfungslistung unter "Antritt" die Anzahl der Versuche sehen. 

Auch in der Kandidat*innen-Liste einer Prüfung kann man sich die Anzahl der Versuche anzeigen lassen. Dazu müssen Sie den oberen Reiter "Einstellungen" anklicken und "Ändern" auswählen. Hier werden Ihnen die Spalten der Prüfungsliste angezeigt. Scrollen Sie nach unten und suchen Sie "Antritt (LV/PrV)" und klicken es an. Mit dem Klick auf die grünen Pfeile können Sie noch die Position in der Kandidat*innen-Liste festlegen. Klicken Sie abschließend "Speichern und Schließen".
 

Studierende haben ihren Fachanteil gewechselt (z.B. 1. HF zu 2. HF oder von 50% auf 75%). Muss ich alle Leistungen einzeln anerkennen oder sogar nachtragen?
Nein. Es gibt auch ein Tool zur schnellen Übernahme der Leistungen. Dabei werden diese aber im vorherigen Studium gelöscht. Daher gilt:

• Erstellen Sie ein Transcript, bevor Sie die Leistungen in das neue Studium ziehen.
• Gehen Sie unter „Gültige Leistungen korrigieren“ auf „Studium ändern“. Wählen Sie das Herkunfts- und das Zielstudium aus und starten Sie den Prozess.

 

Ich möchte in meiner Einrichtung für einzelne/mehrere Studierende einen Wechsel der Prüfungsordnungsversion in heiCO durchführen. Wie gehe ich hierbei am besten vor?
Zum jetzigen Zeitpunkt ist es nicht möglich, Wechsel der PO-Version in den Seminaren/Instituten eigenständig durchzuführen, weshalb wir das gerne für Sie übernehmen. Schicken Sie hierfür einfach eine Liste mit den zu ändernden Studierenden (Name & Matrikelnummer) und der Version der gewünschten Prüfungsordnung an den heiCO Helpdesk – wir setzen den Wechsel dann schnellstmöglich um.

Wichtig: Dies gilt nur für Wechsel der Version einer Prüfungsordnung (z.B. Wechsel von 20171 zu 20232) - andere Änderungen wie (z.B. Wechsel der gesamten Prüfungsordnung oder Bachelor-Gewichtungswechsel) sind weiterhin "echte Umschreibungen" und passieren per Bewerbung.