ERASMUS Incoming - Formalitäten Studium und Immatrikulation

 

1.    Schritt: Nominierung durch die Partneruniversität

Wenn Sie als Erasmus-Student:in an der Universität Heidelberg studieren wollen, müssen Sie von Ihrer Heimatuniversität bei uns für einen Erasmus-Austausch nominiert werden.

Das Auswahlverfahren übernehmen die Fachkoordinator*Innen Ihrer Heimatuniversität, die Sie gemäß der geltenden inter-institutionellen Erasmus-Verträgen bis zur Frist (15.5. für das Wintersemester und 15.11. für das Sommersemester) bei uns nominieren.

2.    Schritt: Anmeldung in Mobility-Online

Nachdem wir Ihre Nominierung erhalten haben, wird Ihnen unser Erasmus-Büro per E-Mail die Links zur Anmeldung in unserem Bewerbungsportal Mobility-Online zusenden:

a)       Sie werden gebeten, ein Online-Formular auszufüllen und Ihr persönliches Mobility-Online Konto zu erstellen.

b)      Nachdem Sie sich mit Ihrem neuen Passwort in Mobility-Online eingeloggt und das Online-Formular vervollständigt haben, können Sie den „Antrag auf Zulassung und Immatrikulation“ von Mobility-Online herunterladen.

c)       Diesen vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Antrag müssen Sie in Ihrem Mobility-Online Konto wieder hochladen.

d)      Zusätzlich müssen Sie Ihr Passfoto hochladen.

Die Frist für die Vervollständigung Ihrer Mobility-Anmeldung ist der 15.6. für das Wintersemester und der 15.12. für das Sommersemester.

In separaten E-Mails bekommen Sie nähere Informationen zu Unterbringungsmöglichkeiten und dem vorbereitenden Deutschkurs.

3.   Schritt: Zulassung

Nach Ihrer Anmeldung in Mobility-Online werden Ihre Daten von uns überprüft.

Wenn alle Daten korrekt sind, wird Ihnen das Portal Mobility-Online den Zulassungsbescheid automatisch ausstellen. Sie bekommen dazu eine automatische E-Mail mit einer Benachrichtigung, dass Ihr Zulassungsbescheid zum Herunterladen bereit ist. 

Der Zulassungsbescheid ist die Berechtigung, sich für das/den beantragte(n) Studienfach bzw. Studiengang an der Universität zu immatrikulieren. Er ist ein EDV-Ausdruck, auf dem Ihre persönlichen Studentendaten sowie das Studienfach oder die Studienfachkombination vermerkt sind. Er wird in der Regel nur zu einem konkreten Semester ausgestellt, in dem Sie Ihr Studium an der Universität anfangen. 

Eine Bescheinigung mit konkreten Daten Ihrer Mobilität (zum Bsp. für Visumszwecke) wird Ihnen von unserem Erasmus-Büro auf Anfrage ausgestellt.

4.  Immatrikulation

Die Immatrikulation ist die Einschreibung in einen bestimmten Studiengang an der Universität. Nach der Zulassung in Mobility-Online erfolgt die Einschreibung in heiCO, dem allgemeinen Online-Campusmanagement-System der Universität Heidelberg. Sie werden die detaillierten Informationen dazu per E-Mail erhalten. Nachdem Sie Ihr persönliches heiCO Konto erstellt haben, können Sie eine Bewerbung einreichen. Dafür müssen Sie Ihren Zulassungsbescheid hochladen.
Ihre Bewerbung wird von der Universität Heidelberg überprüft und Sie werden anschließend ein Studienplatzangebot in heiCO erhalten. Sie müssen das Studienplatzangebot annehmen und die angeforderten Dokumente hochladen (Antrag auf Einschreibung, ein Passbild und eine Kopie Ihres Personalausweises oder Ihres Reisepasses).
Für die Einschreibung wird ein Krankenversicherungsnachweis benötigt. Der Krankenversicherungsnachweis wird im elektronischen Meldeverfahren übermittelt. Sie müssen selbst eine deutsche gesetzliche Krankenkasse Ihrer Wahl kontaktieren und Ihre bereits abgeschlossene Krankenversicherung bzw. Ihre gültige EHIC/GHIC-Karte vorweisen oder eine Versicherung abschließen. Die Krankenkasse kann Sie diesbezüglich genau beraten, welche Option für Sie zutrifft Wenn Sie mit der gesetzlichen Krankenkasse in Kontakt treten, beantragen Sie bitte die elektronische Übermittlung Ihres Krankenversicherungsstatus „Meldung M10“ an die Universität Heidelberg.
Außerdem sollen Sie sich um die Zahlung des Semesterbeitrags kümmern. Die Informationen zu der Zahlung können Sie Ihrem heiCO Konto entnehmen.
Bitte beachten Sie: Die Einschreibung wird erst nach Eingang der Zahlung des Semesterbeitrags und der elektronischen Meldung der Krankenversicherung sowie nach dem Hochladen der oben erläuterten Dokumente vollzogen. Mit der Immatrikulation als Erasmus-/ Austauschstudent:in wird eine auf ein bis zwei Semester befristete Mitgliedschaft der Universität Heidelberg erworben.
Nach erfolgter Einschreibung wird Ihre Uni-ID generiert. Die Uni-ID ist Ihr persönlicher Zugang zu den Online-Diensten der Universität Heidelberg. Weitere Informationen zur Uni-ID und der Aktivierung werden Sie in Ihrem heiCO Konto finden.
Fünf Tage nach der Erteilung der Uni-ID wird Ihr Studierendenausweis erstellt. Diesen können Sie persönlich frühestens fünf Tage nach Erhalt der Uni-ID im Serviceportal gegen Vorlage Ihres Personalausweises oder Reisepasses abholen.
Am Ende des Semesters müssen Sie einen Antrag auf Exmatrikulation einreichen, um sich bei der Universität Heidelberg zu exmatrikulieren.