heiCO Schulungen - Lehrveranstaltungen und -Räume heiCO Schulungen

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu unserem Schulungsangebot zur Verwaltung von Lehrveranstaltungen und Allgemeine Veranstaltungen in heiCO. Wenn Sie sich für Schulungen zum Thema Prüfungsverwaltung interessieren, klicken Sie rechts auf „Schulungsangebot Prüfungsmanagement“.

Es stehen Ihnen im Bereich Veranstaltungsmanagement eine Reihe von Anleitungen für Dozierende und Mitarbeitende zur Verfügung. Klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link rechts.

Hier stehen Ihnen neben den Anleitungen zum Veranstaltungs- und Raummanagement auch Anleitungen zu Prozessen der Prüfungsverwaltung und zum Bewerbungsverfahren zur Verfügung. Ein Zugriff ist nur für Beschäftigte nach Anmeldung mit der Uni ID möglich.

Die Inhalte der Schulungen rund um das Veranstaltungsmanagement stehen für Sie auch in Form von Video-Tutorials auf Moodle zur Verfügung. Diese erleichtern das Anlegen von Veranstaltungen Schritt für Schritt und im eigenen Tempo.

Den Link zur Moodle-Plattform finden Sie rechts („Video-Tutorials"). Den einmalig benötigten Einschreibeschlüssel finden Sie auf der SharePoint-Seite bei den Anleitungen (s. Link rechts: „Anleitungen für Dozierende und Mitarbeitende“).

Alle Fächer/Studiengänge sind zum Sommersemester 2024 mit Ihren Lehrveranstaltungen und dazugehörigen Räumen in heiCO gestartet. Nun folgt die Integration der Veranstaltungen der zentralen und externen Einrichtungen in heiCO.

Wir bieten eine Reihe von VLM-Schulungen für das Lehrveranstaltungs- und Raummanagement an. Diese richten sich in erster Linie an neue Mitarbeitende in bereits integrierten Fächern sowie an die Mitarbeitenden zentraler und externer Einrichtungen. Die Schulungen können aber auch zur Auffrischung der Inhalte besucht werden.

Da es seit Ende März 2025 mithilfe der neuen Applikation „Allgemeine Veranstaltungen“ möglich ist, verschiedene Veranstaltungen, die außerhalb des Lehrbetriebs an der Universität Heidelberg stattfinden, in heiCO darzustellen, wird die zusätzliche Schulung „Allgemeine Veranstaltungen“ ins Programm aufgenommen. Die neue Applikation ermöglicht aktuell einerseits über die Startseite von heiCO, Veranstaltungen, wie beispielsweise Kongresse, Tagungen, Seminare, Schulungen, Workshops uvm. der Öffentlichkeit zugänglich zu machen und andererseits Räumlichkeiten für diese Veranstaltungen über das Raummanagement zu buchen. 

Unser Schulungsangebot im Überblick:

• Lehrveranstaltungen – Teil 1: 

  Lehrveranstaltungen anlegen, Dozierende hinzufügen, Räume buchen, Gruppen anlegen und Termine verwalten

• Lehrveranstaltungen – Teil 2: 

  Lehrveranstaltungen einer Studien- und Prüfungsordnung zuordnen, Lehrveranstaltungen für Studierende freischalten, Rechte für ausgewählte Personen für einzelne Lehrveranstaltungen vergeben

• Anmeldeverfahren zu Lehrveranstaltungen – Anmeldeverfahren mit Reihungskriterien:

  Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Anmeldeverfahren mit Reihungskriterien für Lehrveranstaltungsgruppen.

• Anmeldeverfahren zu Lehrveranstaltungen – Kontinuierliches Anmeldeverfahren:

  Anlegen, Bearbeiten und Löschen von kontinuierlichen Anmeldeverfahren. Bei diesem Verfahren erhalten die Studierenden nach ihrer Anmeldung automatisch einen festen Platz.

• Räume und Ressourcenmanagement – Teil 1:

  Raumdaten einsehen, Räume freischalten und buchbar machen, Personen zur Anfrage und Buchung berechtigen

• Räume und Ressourcenmanagement – Teil 2:

  Raumanfragen bearbeiten, Termine außerhalb der Lehre für Ihre Einrichtung anlegen, Raumübersichten und Kalenderanzeigen einsehen

• Allgemeine Veranstaltungen:

  Veranstaltungen außerhalb der Lehre für die Öffentlichkeit anlegen, Vortragende hinzufügen, Räume buchen und Termine verwalten

Die Schulungen werden online ab einer Teilnehmendenzahl von 5 Personen angeboten und sind auf 15 Teilnehmende pro Termin begrenzt, um Ihnen Raum für individuelle Fragen zu ermöglichen. Unter „Schulungstermine" (rechts) finden Sie die genauen Uhrzeiten und können sich für die Schulungen anmelden.

Voraussetzungen für die aktive Teilnahme an der Schulung:

• Sie besitzen eine Uni-ID oder Projektkennung.
• Sie nutzen einen Rechner im internen Netz der Universität Heidelberg oder haben einen Laptop mit VPN-Client bzw. Zugang per Eduroam und damit Zugriff auf unsere Schulungs-Umgebung (Link zur Schulungs-Umgebung finden Sie rechts oben).
  • Falls Sie nicht aus dem Netz der Universität Heidelberg zugreifen und noch keinen VPN-Zugriff haben, müssen Sie diesen einrichten, indem Sie den notwendigen Client installieren und die Multi-Faktor Authentifizierung einrichten. Alle notwendigen Informationen finden Sie auf der Webseite des URZ. (Für alle notwendigen Informationen klicken Sie oben rechts auf "VPN einrichten")
• Sie haben entsprechende Funktionen (Berechtigungen) beantragt und diese sind Ihnen zugewiesen worden. Sollten Sie noch keinen Antrag gestellt haben, können Sie dies mit Klick auf den Link rechts (Formular Berechtigungen Lehrveranstaltungs- und Raummanagement bzw. Formular Berechtigungen Allgemeines Veranstaltungs- und Raummanagement) tun.

Das heiCO-VLM-Team bietet eine Sprechstunde an, die wöchentlich dienstags von 11:00-12:00 Uhr stattfindet. Den Zugangscode finden Sie auf unserer Anleitungsseite (Link rechts), wenn Sie zum Bereich Veranstaltungsmanagement runterscrollen. Den heiCONF-Link zur VLM-Sprechstunde finden Sie ebenfalls rechts.

In der VLM-Sprechstunde können akute, aber auch grundlegende Fragen und Probleme rund um das Veranstaltungsmanagement gestellt werden. Über Break-Out-Rooms oder einen gestaffelten Einlass stellen wir eine individuelle Beratung sicher. Sollten Sie nicht sofort in den Raum eingelassen werden, ist in der Regel gerade kein Beratungsplatz frei. Warten Sie in diesem Fall oder versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt wieder.