Formalitäten im Studium Beglaubigung von Dokumenten

Wer darf beglaubigen?

Beglaubigen kann jede Behörde und sonstige öffentliche Stellen, die ein Dienstsiegel führen. Akzeptiert werden auch Beglaubigungen von Notaren und öffentlich-rechtliche organisierten Kirchen.

Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von Rechtsanwälten, Vereinen, Wirtschaftsprüfern, Buchprüfern, Sachverständigen, Gutachtern, Übersetzern (mit Ausnahme der eigenen Übersetzungen), Krankenkassen etc.

Die Formvorschriften für die Beglaubigung von Dokumenten ergeben sich aus § 33  Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes Baden-Württemberg (LVwVfG).

Die Beglaubigung muss, wie das Muster zeigt mindestens enthalten:

1. Einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/ Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk),
2. den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des Beglaubigenden, und
3. den Abdruck des Dienstsiegels. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht.

Beglaubigungen bei mehrseitigen Kopien

Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) über einander gelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint (siehe Darstellung im linken oberen Teil des Musters).

Natürlich kann auch jede Seite gesondert beglaubigt werden. Achten Sie aber in diesem Fall darauf, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Ist er nicht überall angegeben, muss er in die Beglaubigungsvermerke aufgenommen werden, zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde.

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. "Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt"). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden.

Bei einer notariellen Beglaubigung (mit Schnur und Siegelmarke) genügt der Beglaubigungsvermerk auf nur einer Seite der Kopie bzw. Abschrift.  

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein so genanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Wenn Sie amtliche Bescheinigungen einreichen, z.B. Bescheinigungen von Behörden, achten Sie bitte darauf, dass diese Bescheinigungen im Original einen Dienstsiegelabdruck enthalten. Eine durch elektronische Datenverarbeitung erstellte Bescheinigung, die keine Unterschrift bzw. keinen Dienstsiegelabdruck enthält, ist gültig, wenn sie im Original vorgelegt wird; Fotokopien solcher Bescheinigungen müssen allerdings ordnungsgemäß beglaubigt sein.

Diese ausländischen Institutionen dürfen Ihre Dokumente beglaubigen:

• die ausstellenden Schulen und Hochschulen sowie das zuständige Erziehungsministerium im Heimatland,
• die diplomatischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland,
• die Kulturabteilung der Botschaft des Landes, aus dem das Zeugnis stammt,
• die im jeweiligen Land zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden und Notare.

Sofern Sie sich bereits in Deutschland befinden, darf jede öffentliche Stelle amtlich beglaubigen, die ein Dienstsiegel führt. Das sind zum Beispiel Gemeindeverwaltungen, Landkreise und untere Verwaltungsbehörden (z.B. Ortsbürgermeister und Ortsvorsteher, Stadtverwaltungen, Bürgerämter, Rathäuser, Kreisverwaltungen); außerdem Gerichte und Notare. Öffentliche Stellen in Deutschland sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, fremdsprachige Dokumente zu beglaubigen. Wenn Sie in Deutschland keine öffentliche Stelle finden können, die Ihre Unterlagen beglaubigt, wenden Sie sich bitte an die Botschaft Ihres Landes.

Bitte beachten Sie unbedingt: Übersetzer dürfen grundsätzlich keine originalsprachigen Dokumente beglaubigen, sondern nur die von ihnen selbst erstellten Übersetzungen.

Grundsätzlich muss die Übersetzung von Zeugnissen von einer offiziellen Stelle erfolgen, zum Beispiel durch die hierzu befugte Abteilung der ausstellenden Institution oder durch einen vereidigten Übersetzer. Übersetzungen durch deutsche Übersetzungsbüros, die diesen Status nicht erfüllen, werden grundsätzlich nicht akzeptiert. Im Ausland gefertigte Übersetzungen müssen von einer Institution stammen, die in diesem Land zu einer vereidigten Übersetzung (oder einem Äquivalent dazu) befugt ist.

Zeugnisse müssen immer in der Originalsprache des Herkunftslandes und zusätzlich in englischer oder deutscher Übersetzung eingereicht werden.

Werden Zeugnisse in einem nicht-englischsprachigen Herkunftsland neben der Originalsprache auch in englischsprachiger Version ausgestellt, gilt diese englischsprachige Ausfertigung als originalsprachiges Zeugnis. Gleiches gilt für Zeugnisversionen in deutscher Sprache. Zeugnisse in französischer Sprache werden nicht akzeptiert, diese müssen ins Deutsche oder Englische übersetzt werden. Bitte beachten Sie unbedingt: Übersetzer dürfen grundsätzlich keine originalsprachigen Dokumente beglaubigen, sondern nur die von ihnen selbst erstellten Übersetzungen.

Auch Übersetzungen müssen beglaubigt werden. Nur wenn sich auf der eingereichten Übersetzung der Originalstempel des Übersetzers befindet, ist eine zusätzliche Beglaubigung nicht erforderlich.