Kongress- und Tagungsmanagement Beratung und Projektmanagement

Das Kongress- und Tagungsmanagement (UniKT) bietet Beratung und Leistungen für alle relevanten Projektphasen: von der Konzeption bis zum Abschluss der Veranstaltung. Immer wichtiger werden dabei administrative Anforderungen und Compliance-Fragen. Das betrifft die Bereiche Beschaffung, Steuer, Datenschutz, Haushaltsrecht etc. UniKT hält hier eine Infrastruktur bereit und arbeitet laufend neue Anforderungen ein.

Konzeption / rechtliche Rahmenbedingungen

• Klärung aller rechtlichen Fragen und administrativer Anforderungen (sowohl zu Beginn als auch im Projektverlauf)
• Beratung in allen organisatorischen Fragen
• Klärung der grundsätzlichen Fragestellungen der Veranstaltung (Ziel, zeitlicher Rahmen, Zielgruppen, Raumbedarf etc.)
• Ggf. Unterstützung bei der Vorkalkulation zur Kostenübersicht und als Richtwert für die Höhe der Teilnahmegebühr

Recherche

• Recherche von passenden Räumlichkeiten für die Veranstaltung
• Recherche geeigneter Hotels
• Recherche zum Rahmenprogramm
• Einholen von Angeboten bei externen Dienstleistern (Catering, Technik, Logistik etc.)
• Detailkalkulation

Organisationsphase

• Erstellung einer veranstaltungsbezogenen Website mit Registrierungsfunktion
• Unterstützung bei der Einrichtung einer Teilnehmerverwaltung
• Unterstützung bei der Abstractverwaltung mittels Online-Tool (Abstracts online einreichen und bewerten)
• Beratung bei der  Detailplanung (z.B. Tagungsunterlagen, Speisen- und Getränkeauswahl)
• Unterstützung bei der Vertragsgestaltung mit Sponsoren

Realisierung

• Personelle Unterstützung bei der Betreuung des Tagungsbüros vor Ort;
• bei der Leistungskoordination und -kontrolle von Zulieferern,
• und bei der Betreuung des Rahmenprogramms, der Poster- oder der Industrieausstellung

Auswertung/Abschluss

• Beratung und Unterstützung bei der Kontrolle von Teilnehmerbeiträgen
• Beratung und Unterstützung bei der Erstellung einer Finanzübersicht

Rufen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch:
Tel. +49 6221 54-12631

unikt-kongresse@zuv.uni-heidelberg.de