Q+Ampel-Verfahren Erstkohorten-Monitoring neu eingerichteter Studiengänge
Für neu eingerichtete Studiengänge wird seit dem Wintersemester 2014/15 ein sogenanntes Erstkohorten-Monitoring1 durchgeführt. Seit 2018, mit Inkrafttreten der Studienakkreditierungsverordnung findet dieses vier Jahre nach Aufnahme des Studienbetriebs statt (zuvor: drei Jahre). Ziel ist es, frühzeitig zu überprüfen, wie erfolgreich die Implementierungsphase des neu eingerichteten Studiengangs verlaufen ist, wie gut der Studiengang angenommen wird und ob ggf. wichtige Veränderungen erforderlich sind, um die Qualitätskriterien der Universität Heidelberg im Bereich Studium und Lehre zu erfüllen.
Analog zur Q+Ampel-Klausur werden hierfür Kennzahlen zu Studium und Lehre, die Ergebnisse einer Studiengangbefragung und der kontinuierlich stattfindenden Lehrveranstaltungsbefragungen sowie der Informationsstand im Internet (Modulhandbuch, Prüfungsordnung, weitere Informationen) vom heiQUALITY-Büro zu einer Q+Ampel-Dokumentation zusammengestellt. Auf dieser Datenbasis verfasst das Fach einen Erstkohorten-Monitoringbericht, der von einem SBQE-Team (vom heiQUALITY-Büro zusammengestellt) bewertet und abschließend an das Rektorat weitergeleitet wird. Wichtige Fragen, die zu beantworten sind: Welche Stärken weist der Studiengang auf, was funktioniert gut? Welche Änderungen wurden seit Einrichtung bereits vorgenommen? Wie haben sich die Studierendenzahlen bisher entwickelt? Wie gut ist die Studierbarkeit (v.a. Arbeitsbelastung, Überschneidungsfreiheit) und wie wird sie im realen Betrieb sichergestellt? Welche Schwierigkeiten sehen die Studierenden und Lehrenden / Studiengangverantwortlichen und durch welche Änderungen / Weiterentwicklungen sollen diese behoben werden?
Im Falle positiver Entwicklungen im Studiengang nehmen SBQE und Rektorat den Erstkohorten-Monitoringbericht zur Kenntnis und tragen damit dem Gedanken der dezentralen Verantwortung Rechnung. Zeigt das Erstkohortenmonitoring „Warnsignale“ aufgrund der Ergebnisse aus den genannten Evaluationsinstrumenten, spricht das Rektorat auf Basis einer kurzen Stellungnahme der SBQE Handlungsempfehlungen aus, die in eine – ggf. sofortige – Maßnahmenumsetzung im Fach zur Gegensteuerung münden. Der Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen wird im Rahmen der auf das Erstkohorten-Monitoring folgenden Evaluationsphase des Q+Ampel-Verfahrens überprüft.
1Ein Erstkohorten-Monitoring ist nur dann nicht erforderlich, wenn zum vorgesehenen Zeitpunkt des Erstkohorten-Monitorings (+/- 1 Jahr) bereits eine Q+Ampel-Klausur der verantwortlichen Studieneinheit für sämtliche Studiengänge angesetzt ist. In diesem Fall wird der neu eingerichtete Studiengang regulär im Q+Ampel-Verfahren gemeinsam mit den übrigen Studiengängen begutachtet.
Datenerhebungen (heiQUALITY-Büro und Fach)
Die Datenerhebung beginnt mit dem ersten Tag des Studienbetriebs, da ab diesem Zeitpunkt Kennzahlen zu den Anfängerkohorten vorhanden sind und kontinuierlich aus der Studierendendatenbank aktualisiert werden. Die Zusammenstellung zu einem lückenlosen Kennzahlenbericht der ersten Semester für das EKM erfolgt durch die hierfür zuständige Abteilung Controlling und Berichtswesen der zentralen Universitätsverwaltung, die eng mit dem heiQUALITY-Büro zusammenarbeitet. Auch Lehrveranstaltungsbefragungen (LVB) können bereits im ersten Semester des Studienbetriebs stattfinden, sofern das Fach dies in seinem Turnus der LVB festgelegt hat. Da gemäß Evaluationsordnung spätestens alle zwei Jahre das gesamte Lehrveranstaltungsangebot eines Fachs evaluiert werden muss, sind für das EKM auch hierzu stets aggregierte Auswertungen vorhanden. In Zusammenarbeit mit den Fächern ist die Servicestelle Befragungen des heiQUALITY-Büros für den gesamten Prozess der LVB inklusive Auswertungen verantwortlich. Verbindlich vorgesehen für ein EKM ist darüber hinaus die Durchführung einer Studiengangbefragung (SGB), zu der alle Studierenden des Studiengangs per E-Mail eingeladen werden. Auch für dieses Instrument ist die Servicestelle Befragungen des heiQUALITY-Büros verantwortlich, in Zusammenarbeit mit den Fächern.
Aufbereitung der Daten und Stellungnahme von Fach und SBQE (heiQUALITY-Büro, Fach und SBQE)
Liegen alle Daten für das EKM vor, bereitet das heiQUALITY-Büro diese auf und erstellt den EKM-Bericht. Dieser wird dem Fach inklusive aller Detailauswertungen zu Kennzahlen und Befragungen zugesendet, mit der Bitte um Stellungnahme zu den Daten und zu den wichtigsten Erkenntnissen der ersten Semester in Bezug auf die Qualität des Studiengangs. Das Fach bespricht die Daten und bisherige Entwicklungen des Studiengangs sowie Stärken, Verbesserungspotenziale und mögliche Maßnahmen in seinen dezentralen Gremien (Fachrat, Studienkommission, ggf. Arbeitskreise), verabschiedet diese in einer schriftlichen Stellungnahme und sendet sie an das heiQUALITY-Büro zurück. Das heiQUALITY-Büro leitet den um die Stellungnahme des Fachs erweiterten Bericht inkl. Detailauswertungen zu den Instrumenten an ein SBQE-Team weiter. Dessen Aufgabe besteht in der Einschätzung und Kommentierung der Fachstellungnahme sowie der bisherigen Entwicklung des Studiengangs und ggf. der Formulierung von Empfehlungen und Auflagen sowie von Themen, die in den nächsten Jahren beobachtet und im nachfolgenden Evaluationsverfahren besprochen werden sollen. Das SBQE-Team schickt den um seine Stellungnahme erweiterten Bericht zurück an das heiQUALITY-Büro.
Vorstellung der Ergebnisse im Rektorat und Rückmeldung an das Fach (Rektorat, heiQUALITY-Büro)
Das heiQUALITY-Büro legt den EKM-Bericht inklusive aller Stellungnahmen von Fach und SBQE-Team dem Rektorat vor. Das Rektorat diskutiert den Bericht und beschließt zu beobachtende Entwicklungen und Themen für das Q+Ampel-Verfahren. Das Fach erhält einen Rückmeldebrief mit diesen Informationen, unterzeichnet vom Prorektorat für Qualitätsentwicklung.