Kolloquien

Kolloquien und sonstige Veranstaltungen im IWH sind Veranstaltungen, die von Instituten oder Institutionen, sowie von einzelnen Mitgliedern aus dem Lehrkörper der Universität Heidelberg oder aus dem Lehrkörper anderer Universitäten in voller Eigenverantwortung in den Räumen des IWH durchgeführt werden. Sie zählen nicht zu den Veranstaltungen des IWH und werden nicht in das offizielle Veranstaltungsprogramm des IWH aufgenommen. Das IWH darf deshalb nicht als Mitveranstalter, Ausrichter oder als mitverantwortliche Institution in den die Veran­staltung betreffenden Veröffentlichungen, Einladungen, Programmen usw. genannt werden. Um Verwechslungen mit den Symposien des IWH zu vermeiden, muss auf die Bezeichnung "Symposion" im Zusammenhang mit Veranstaltungen im IWH verzichtet werden. Fragen der Durchführung einer Veranstaltung bedürfen der Abstimmung mit dem IWH.

I. Antragsverfahren für Kolloquien und sonstige Veranstaltungen im IWH:

1. Antragsberechtigt sind, sofern die Voraussetzungen nach I.2 erfüllt werden, alle In­stitute und Institutionen der Universität Heidelberg, alle Institute und Institu­tionen, die nicht der Universität Heidelberg angehören, sowie alle Mitglieder aus dem Lehrkörper der Universität Heidelberg und alle Mitglieder aus dem Lehr­körper anderer Universitäten.
2. Voraussetzungen für die Durchführung einer Veranstaltung im IWH sind die forschungsorientierte Zielsetzung des Vorhabens und die enge Verbindung der Ver­anstaltung mit Wissenschaftler/innen oder wissenschaftlichen Einrichtun­gen der Uni­versität Heidelberg. Veranstaltungen, die nicht forschungsorientiert sind, können nur dann im IWH durchgeführt werden, wenn die Universi­tät oder das IWH ein besonderes Interesse daran haben.
3. Über die Anträge zur Durchführung einer Veranstaltung im IWH entscheidet die Leitung des IWH.
4. Der Antrag muss die folgenden Punkte enthalten:
   • Die Namen aller für die Durchführung der Veranstaltung Verantwortlichen,
   • Titel oder Arbeitstitel der Veranstaltung,
   • Veranstaltungstermin mit den voraussichtlichen Ankunfts- und Abfahrts­tagen der Teilnehmer/innen,
   • Teilnehmerzahl, gegliedert nach auswärtigen und Heidelberger Teilnehmer/innen,
   • die Namen der Institutionen oder Spender, die die Veranstaltung finanzieren.
     Das Antragsformular finden Sie unter den Downloads.
5. Dem Antrag sind die folgenden Unterlagen beizufügen:
   • Vorhabensbeschreibung
   • Teilnehmerliste
   • Referentenliste mit Referatthemen oder Arbeitstiteln
6. Vom Eingang des Antrages im IWH bis zur Entscheidung über eine Durchführung der Veranstaltung im IWH sind die Antragsteller/innen und das IWH an die vorher verein­barte Terminreservierung für die Veranstaltung gebunden.
7. Treten während des Antragsverfahrens Änderungen im Zusammenhang mit den ein­gereichten Unterlagen oder mit der Veranstaltung generell ein, müssen diese Änderungen dem IWH schriftlich mitgeteilt werden.
8. Der zeitliche Programmablauf muss mit dem IWH abgestimmt werden (Fragen der Veranstaltungsdurchführung).
9. Mit Einverständnis der Veranstalter/innen informiert das IWH die Pressestelle der Universität über das Programm der Veranstaltung.
10. Bitte richten Sie die Anträge zur Durchführung einer Veranstaltung im IWH an den
    Direktor des Internationalen Wissenschaftsforums
    der Universität Heidelberg
    Hauptstraße 242
    69117 Heidelberg

II. Bestimmungen für die Durchführung von Veranstaltungen im IWH:

1. Vom Zeitpunkt der Benachrichtigung der Veranstalter/innen über die Entscheidung des Kuratoriums an gelten die Terminreservierungen als fest vereinbart. Ände­rungen sind nicht mehr möglich. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung des IWH.
2. Die Veranstalter/innen sind an die Weisungen der Leitung des IWH gebunden, die diese im Rahmen ihrer Zuständigkeit gibt.
3. Die Teilnahme an den Veranstaltungen im IWH ist nur auf Einladung hin möglich, damit der angestrebte intensive Gedankenaustausch nicht durch ständig wechselndes Publikum gestört wird.
4. Mit der Durchführung einer Veranstaltung im IWH ist die Auflage verbunden, in allen die Veranstaltung betreffenden Veröffentlichungen, Einladungen und Pro­grammen zu vermerken: "Dem Internationalen Wissenschaftsforum der Universität Heidelberg danke(n) ich (wir) für die Überlassung seiner Räume".
    
5. Das IWH übernimmt bei Veranstaltungen in seinen Räumen die folgenden Serviceleistungen:
   • Organisation und Ausrichtung der Pausenbewirtung (mind. 2mal pro vollem, 1mal pro halbem Veranstaltungstag),
   • Frühstücksbereitung für alle Gäste der IWH-Apartments (einschließlich Haus Buhl),
   • nach Absprache mit den Veranstalter/innen: Organisation von Mittag- und/oder Abend­essen,
   • Bereitstellung aller technischen Einrichtungen des IWH: PC-Benutzung, Stand­leitung zum Rechenzentrum (Internet), Videoanlage (VHS), Musik- und Kassettentonbandanlage, Diaprojek­toren, Overheadprojektor, Hitachi Beamer bzw. Videoprojektor (max. Auflösung 800 x 600),  2 Posterwände: 110 cm x 130 cm, Kopiergerät, Telefax, 1 Flipchart, 1 Whiteboard im Hörsaal; Beamer, Projektionswand, Magnetwände im Workshopraum. Der Nutzung muss eine Einweisung durch die Mitarbei­ter/innen des IWH vorausgehen.
6. Bevor Reservierungen in Hotels vorgenommen werden, müssen alle Apartments des IWH belegt werden. Bei Ab­sagen von Teilnehmer/innen müssen zunächst die in Hotels gebuchten Zimmer unbelegt bleiben. Angemeldete, aber nicht genutzte Apartments des IWH werden den Veranstaltern in Rechnung gestellt. Über Aus­nahmen entscheidet die Leitung des IWH.
7. Acht der zwölf Apartments des IWH sind als Doppelapartments ausgelegt. Alle 12 Apartments können als Einzelzimmer gebucht werden. Das Zweiraum-Apartement 4 sowie das Apartement 3 verfügen je über eine dritte Schlafmöglichkeit. Somit stehen maximal 21 Betten zur Verfü­gung.
8. Die An- und Abreisezeiten der Apartmentgäste müssen mit dem IWH abgestimmt werden, wenn sie vor oder nach den Bürozeiten des IWH (8.00 - 16.00 Uhr) liegen. Am Abreisetag müssen die Apartments bis 9:00 Uhr geräumt sein. Ausnahmen sind nach Absprache mit der Leitung des IWH möglich. Ein späterer Empfang der Gäste durch Hilfskräfte des IWH muss den Veranstaltern in Rechnung gestellt werden.
9. Haustiere sind nicht erwünscht.

III. Gebührenordnung für Veranstaltungen im IWH:

Auf Anfrage

IV. Haftung der Veranstalter/innen

1. Die Veranstalter/innen haften für alle Schäden, die durch sie selbst oder die Teilnehmer/innen ihrer Veranstaltung an den Einrichtungen des IWH entstanden sind.
2. Die Veranstalter/innen haften darüber hinaus für Telefon- und Kopierkosten, die von den Teilnehmer/innen nicht beglichen wurden, sowie für alle Kosten, die dem IWH durch seine Serviceleistungen (II. 5) für die Veranstaltung entstanden sind.