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Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung

Sabine Hofmann
Tel. +49 6221 54-12470
sabine.hofmann@zuv.uni-heidelberg.de

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Erläuterung Auszahlungsanordnung FIBU 1

 

Allgemeines


Aufgrund verschiedener Anforderungen wurde die Auszahlungsanordnung umfassend geändert. Optisch wurden die Felder, die von der Universitätsverwaltung auszufüllen sind, durch eine graue Schattierung von den restlichen Feldern abgegrenzt. Die verbleibenden weißen Felder sind durch die anordnenden Stellen zu füllen. Diese Felder sind somit Pflichtfelder (mit Ausnahme der optionalen ID-Nummer).

FIBU 1 ist zu verwenden für alle Zahlungen im SEPA-Raum in Euro (mit IBAN). Für Zahlungen im SEPA-Raum in Fremdwährung (mit IBAN) und für alle Zahlungen außerhalb des SEPA-Raums ist das Formular FIBU 2 zu verwenden.

Mit der Auszahlungsanordnung können einmalige Auszahlungen an einen Empfangsberechtigten (1) angeordnet werden. Für Rechnungen und Gutschriften gilt Einzelanweisung. Dies erhöht intern wie extern die Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Zahlungen. Die Rechnungsnummern und -daten sind in der Zeile 6 - Begründung - anzugeben (wenn vorhanden, auch die Kundennummer der UHD/der Einrichtung der UHD beim Lieferanten).

Weiterhin können mit diesem Vordruck Abschläge, Reisekosten, Stipendien o. ä. angewiesen werden.

Bei wiederkehrenden, d. h. turnusmäßig (monatlich, viertel-, halbjährliche) und in gleich bleibender Höhe zu leistenden Zahlungen (sog. Dauerbelege, z. B. aufgrund von Werkverträgen oder Stipendien) sind zusätzlich die Zeilen 3.1 - Teilbetrag - und 3.2 - Fälligkeit - auszufüllen.

Das Original der Auszahlungsanordnung wird an die Universitätsverwaltung geschickt (inkl. zahlungsbegründender Unterlagen). Der Durchschlag (bzw. mittlerweile oft kein Durchschlag sondern einfach eine Kopie) bleibt bei der anordnenden Stelle.
 

Adressaten für Auszahlungsanordnungen in der Universitätsverwaltung sind:
  • Lieferantenrechnungen/Dienstleistungsrechnungen: Abteilung 4.3 Finanzbuchhaltung
  • bereits durch die Reisekostenstelle abgerechnete Reisekosten: Abteilung 4.3 Finanzbuchhaltung
  • Zahlungen, die in Verbindung mit einer Dienstreise eines Beschäftigten stehen (z. B. Teilnahmegebühren, Vorab-Zahlungen von Unterkunfts- oder Flug-/Fahrtkosten): Abt. 5.1 Reisekostenstelle
  • Mittelweiterleitungen: Abt. 6.2 Drittmittelabteilung
  • Restmittelrück- bzw. -nachzahlungen an Drittmittelgeber: Abt. 6.2 Drittmittelabteilung


>>> Fragen und Antworten zur Auszahlungsanordnung
(alt - Einführung der LBV-Personalnummer im Jahr 20xx - wird ggf. geändert)

 

Der Kopf der Auszahlungsanordnung ist wie folgt zu bearbeiten:

 

 

Die Zeilen der Auszahlungsanordnung sind wie folgt zu füllen:

 

Zeile 1: Anordnende Stelle
Ansprechpartner, Dienststelle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Neu ist die Angabe des Ansprechpartners. Eine Angabe der Faxnummer kann optional erfolgen.

Zeile 2: Empfangsberechtigter
Der Empfangsberechtigte ist in Kurzform (aber trotzdem eindeutig) anzugeben. Als Empfangsberechtigter ist zuerst immer der tatsächliche Empfänger des Geldes anzugeben. Wird das Geld für den Empfangsberechtigten von einer dritten Person abgeholt oder an einen abweichenden Zahlungsempfänger zu überweisen, ist dies zusätzlich anzugeben ("Abholer: xxx" oder "Abw. Zahlungsempfänger: xxx").
Nur die Angabe des Abholers/abw. Zahlungsempfängers als Empfangsberechtigter ist nicht zulässig.

Barauszahlungen sind grundsätzlich nicht möglich, es sind nur wenige Ausnahmen zugelassen. Welche das sind, finden Sie im Bereich Zahlungsverkehr (Barkasse, Zahlstelle).

Anschrift und vor allem Bankverbindung des Zahlungsempfängers sind nur anzugeben, wenn diese nicht aus der zahlungsbegründenden Unterlage (Rechnung, Vertrag, o. Ä.) hervorgehen. Somit können vor allem auch Übertragunsfehler vermieden werden.

Zeile 2.1: Empfänger

Ist dem Rechnungsbearbeiter bekannt, dass ein Zahlungsempfänger

ist in Zeile 2.1 „ja“ anzukreuzen.

Bei juristischen Personen (Firmen) wird dies regelmäßig nicht der Fall sein, dementsprechend ist in Zeile 2.1 "nein" anzukreuzen. Liegen für o. g. Verhältnisse keine Anhaltspunkte vor, ist "nein" anzukreuzen. Den Rechnungsbearbeiter trifft hier keine Nachforschungspflicht. In Zweifelsfällen muss nachgefragt werden. Die Sachlich-Richtig-Zeichner bzw. Anordner müssen die Anordnung ggf. vor Einreichung zur Buchung abändern, falls ihnen ein in Frage kommendes Beschäftigungs- oder Verwandschaftsverhältnis bekannt ist.

Zeile 2.2: LBV-Personalnummer und Zahlung erfolgt aufgrund

Wurde in Zeile 2.1 "ja" angekreuzt, ist infolge dessen in der Zeile 2.2. die 8-stellige LBV-Personalnummer des Beschäftigten einzutragen. Diese beginnt in der Regel mit 5 oder 6 und ist in jedem Fall 8-stellig.

Bei der Auswahl "Zahlung erfolgt aufgrund" ist zu entscheiden, ob die Zahlung aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses mit der Universität Heidelberg erfolgt oder ob ein anderer Zahlungsgrund vorliegt (ja oder nein ist anzukreuzen).

Wird beispielsweise eine Fahrkarte beim Reisebüro für eine Dienstreise eines Beschäftigten gekauft, so ist der Zahlungsempfänger kein Beschäftigter, die Zahlung erfolgt aber aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses.

Im Gegensatz dazu wird ein Honorar an einen Beschäftigten für Leistungen neben seiner Dienstaufgabe (Ausnahmefall Honorarvertrag) nicht aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt, deshalb ist hier nein anzukreuzen (allerdings ja in Zeile 2.1).

Beim Auslagenersatz kommt es darauf an, ob die Zahlung an einen Beschäftigten und damit aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt (dann Angabe ja in Zeilen 2.1 und 2.2).

Zeile 2.3 >> NEU<< geändert ab Formularversion 2024/07
Personengruppe der nicht-Beschäftigten, aber zur UHD gehörenden Personen

Die nachstehenden neuen Abfragen/Ankreuzfelder reduzieren den Klärungsbedarf zwischen den Einrichtungen und der Finanzbuchhaltung und/oder der Steuerabteilung. Diese neuen Abfragen haben zum einen Auswirkung auf das zu verwendende Sachkonto und auch auf die Auswahl des richtigen Kreditors:

Bsp.: Beschäftigte > 4er, Studenten/Doktoranden > 1er oder 8er, Stipendiaten > 6er

Weiterhin lässt sich dadurch präziser erfassen, in welche Gruppe der Zahlungsempfänger fällt, welche Unterlagen beizufügen sind - vor allem in Bezug auf Reisekosten.

  • interner Stipendiat:
    Ein interner STipendiat erhält das Stipendium von der Universität Heidelberg aufgrund einer Stipendienbewilligung der Universität.
     
  • externer Stipendiat:
    Ein externer Stipendiat erhält sein Stipendium nicht von der Universität Heidelberg, sondern von Dritter Seite.
    Bspw. AvH-Stipendiaten erhalten ihr Stipendium direkt von der AvH.
     
  • Student/Doktorand/Mitarbeiter ohne Vergütung der UHD:
    Diese Personen gehören zur Uni, haben aber kein Beschäftigungsverhältnis und sind auch keine Stipendiaten.


Ab hier unveränderte Erläuterung/Ausfüllhilfe:

Hinweis aus der Steuerabteilung:
Angaben zum Beschäftigtenbezug / Warum ist die 8-stellige LBV-Personalnummer anzugeben?
 
Jede Zahlung der Universität an oder zugunsten eines ihrer Beschäftigten wird im Einkommensteuergesetz (EStG) grundsätzlich als Lohn bzw. Gehalt angesehen (§ 8 Abs. 1 EStG; § 2 Lohnsteuerdurchführungsverordnung LStDV).

Zumeist sind solche (Lohn)Zahlungen jedoch steuerfrei, da sie nur Auslagenersatz oder Ähnliches darstellen.

Auch wenn lediglich eine steuerfreie Auszahlung vorliegt, ist sie dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen, der sie erhält oder zu dessen Gunsten sie erfolgt (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV).

Dies geschieht über die Nennung der Personalnummer auf der Auszahlungsanordnung und entsprechender nachfolgender Verbuchung im Buchhaltungssystem der Universität.

Achtung:

  • Betrifft eine Rechnung mehrere Beschäftigte, wie z. B. beim gleichzeitigen Kauf von mehreren Fahrkarten für diverse Beschäftigte, die zusammen reisen, so ist das Feld LBV-Personalnummer wie folgt zu füllen: 99999999
    Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass die jeweils personenbezogene LBV-Personalnummer der zahlungsbegründenden Unterlage (z. B. Dienstreisegenehmigung) zu entnehmen ist.
     
  • Ist die LBV-Personalnummer - zum Bespiel aufgrund einer Neu-Einstellung - noch nicht bekannt, so ist dies durch einen geeigneten Hinweis auf der AuszAO anzugeben (z. B. "NEU"). Sobald die LBV-Personalnummer vorliegt, ist diese unaufgefordert nachzureichen.

    Hierfür genügt ein Scan der ursprünglichen AuszAO mit dem Nachtrag der LBV-Personalnummer. Diesen Scan schicken Sie bitte per Email an: kreditoren@zuv.uni-heidelberg.de. Dem Link ist bereits der folgende E-Mail-Text hinterlegt:

"Zum Zeitpunkt der Erstellung der Auszahlungsanordnung
war die LBV-Personalnummer noch nicht bekannt.

Diese wir hiermit nachgereicht (siehe Scan der betreffenden Kassenanordnung)
und kann nun im SAP-Beleg nachgetragen werden."

 

Sollten Sie auf den Scan verzichten wollen, müssen im Emailtext zwingend zusätzlich die wichtigsten Daten der AuszAO (Empfänger, Kostenstelle/Auftrag, Betrag) sowie die LBV-Personalnummer angegeben werden.


>>> Beispiele für Ankreuzfelder und die Zeilen 2/2.1/2.2/2.3
(basiert noch auf der alten AuszAO, muss bei Bedarf angepasst werden)


Zeile 3: Auszuzahlender Rechnungsbetrag
Hier ist der Rechnungsbetrag incl. Mehrwertsteuer aber ohne Skontoabzug einzutragen. Im SAP sind Zahlungskonditionen der einzelnen Lieferanten hinterlegt, Skonto wird (wenn gewährt) automatisch abgezogen. Bei Dauerbelegen (siehe Zeile 3.1 und 3.2) ist der Gesamtbetrag (Teilbetrag x Anzahl Zahlungstermine) anzugeben. Ein „unendlicher“ Dauerbeleg ist nicht möglich. Im Formular FIBU 2 ist hier zusätzlich die Währung anzugeben.

Zeile 3.1 Teilbetrag UND Zeile 3.2 Fälligkeit
Sollen turnusmäßig Beträge gezahlt werden, sogenannte Dauerbelege (Stipendien, Werkverträge, Abschläge, etc.), ist hier der Teilbetrag (der turnusmäßige Betrag) anzugeben, außerdem der Tag der Fälligkeit. Im Formular FIBU 2 wäre hier zusätzlich die Währung anzugeben.

Zeile 4: Aufteilung der Nettobeträge
Kostenstelle oder Auftrag geben an, für wen ein bestimmter Aufwand angefallen ist. Es handelt sich um sogenannte "Kontierungsobjekte": Dahinter verbergen sich die Einrichtungen und Projekte, die mit dem angefallenen Aufwand belastet werden sollen.

Das Sachkonto gibt an, wofür ein bestimmter Aufwand angefallen ist. Um die Zuordnung der richtigen Sachkonten zu den Rechnungspositionen zu ermöglichen, benutzen Sie bitte das Kontierungshandbuch.

Sofern mehrere Sachkonten und/oder Kontierungsobjekte in einer Auszahlungsanordnung angesprochen werden, sind die Nettobeträge diesen jeweils einzeln zuzuordnen. Nebenkosten brauchen Sie dabei nicht prozentual aufzuteilen, sie können dem Sachkonto mit dem höheren Rechnungsbetrag zugerechnet werden.

Eine Aufteilung der Nettobeträge muss auch erfolgen, falls in der Rechnung unterschiedliche (deutsche) Steuersätze angegeben sind und somit unterschiedliche Steuerkennzeichen zu verwenden wären.

Achtung:
Bei der Abrechnung der Handkassen ist keine gesonderte Errechnung der Nettobeträge erforderlich. Hinter den Sachkonten werden die Bruttobeträge angegeben.

Zeile 5: ID-Nr. -optional-
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.).
Zu beachten ist, dass nur die ersten 5 Zeichen der ID-Nummer im Einzelpostenbericht angezeigt werden.

Zeile 6: Begründung
Eine zusätzliche Begründung ist i. d. R. nur anzugeben, wenn der Zweck und Anlass einer Auszahlung nicht aus den der Anordnung beizufügenden Unterlagen (Rechnung) ersichtlich ist oder diese Unterlagen den Zahlungsgrund nur unzureichend erkennen lassen.

Zeile 7: Feststellungsvermerke
Ist die sachliche Richtigkeit auf der begründenden Unterlage (z. B. der Rechnung) bescheinigt, entfällt die Bescheinigung in der Anordnung. Die rechnerische Richtigkeit ist in jedem Fall zu bescheinigen. Mit der rechnerischen Richtigkeit wird bestätigt, dass der Betrag einer zahlungsbegründenden Unterlage ordnungsgemäß in die Zeile 3 - Auszuzahlender Bruttobetrag - übertragen wurde.

Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Unterzeichners in Druckbuchstaben anzugeben.

Zeile 8: Anordnung
Datum und Unterschrift des/der Anordnungsbefugten.

Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Anordnungsbefugten in Druckbuchstaben anzugeben.

 

Achtung:
Es gilt das 4-Augen-Prinzip. Feststellungsvermerk und Anordnung dürfen nur in Ausnahmefällen von derselben Person gegeben werden. Siehe auch: https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/zeichnungsbefugnis.html

Zeile 9:
Wird der Betrag ausnahmsweise bar ausgezahlt, wird hier vom Empfangsberechtigten der Erhalt des Betrages durch seine Unterschrift bestätigt.

Zur besseren Lesbarkeit ist der Name des Empfängers in Druckbuchstaben anzugeben.
 

Verwaltungsinterne Felder (grau hinterlegt):

Diese Felder sind für die Weiterverarbeitung des Belegs nach Buchung und Zahlung innerhalb der Universitätsverwaltung relevant.

Intrastat erfasst:
Dem statistischen Bundesamt sind alle Warengeschäfte mit dem EU-Ausland zu melden. Dies erfolgt über die Intrahandelsstatistik. In der Rechnung sollten die im folgenden Link angegebenen Daten enthalten sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie das auf der Homepage abrufbare Formular „Meldeangaben“ entsprechend ausfüllen und der Auszahlungsanordnung beifügen.

Weitere Informationen finden Sie im Service A-Z unter dem Stichwort Intrahandelsstatistik.

KSA geprüft:
Die Universitätsverwaltung erhebt für alle Einrichtungen zentral die Künstlersozialabgabe und informiert die Betroffenen vierteljährlich über ihre Zahlungen. Die Fakultäten und Einrichtungen der Universität werden mit der Erhebung nicht belastet, müssen aber mit Mehrkosten von aktuell 4,2% (2019, ab 2020 5,2 %) auf abgabepflichtige Entgelte (z. B. an Graphiker, Musiker) rechnen.

Weitere Informationen zur Künstlersozialabgabe finden Sie im Service A-Z unter dem Stichwort KSA.

Steuerkartei/Kontrollmitteilung:
Gemäß Abgabenordnung ist die Universität verpflichtet, bestimmte Zahlungen dem zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu melden.

Mehr Informationen dazu finden Sie im Service A-Z unter dem Stichwort Kontrollmitteilung.

 

(1) Sofern aus Gründen der besseren Lesbarkeit im Text nur die männliche Form verwendet wird, ist stets sowohl die weibliche als auch die männliche Form gemeint.

(2) Siehe hierzu § 15 Abgabenordnung:

     (1) Angehörige sind:
      1. der Verlobte
       2. der Ehegatte oder Lebenspartner,
    3. Verwandte und Verschwägerte gerader Linie,
    4. Geschwister,
    5. Kinder der Geschwister,
    6. Ehegatten oder Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten oder Lebenspartner,
    7. Geschwister der Eltern,
    8. Personen, die durch ein auf längere Dauer angelegtes Pflegeverhältnis mit häuslicher Gemeinschaft wie Eltern und Kind miteinander verbunden sind (Pflegeeltern und Pflegekinder).
  (2) Angehörige sind die in Absatz 1 aufgeführten Personen auch dann, wenn
    1. in den Fällen der Nummern 2, 3 und 6 die die Beziehung begründende Ehe oder Lebenspartnerschaft nicht mehr besteht. …
       

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Letzte Änderung: 28.10.2024
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