Service Personal Dienstreisen
Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind; die Anordnung bzw. Genehmigung bedarf hierfür nicht der Schriftform. Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes. Sie dürfen erst dann angetreten werden, wenn sie zuvor schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind. Werden Dienstreisen ohne schriftliche Genehmigung oder Anordnung angetreten, kann dies zum Verlust von Ansprüchen bei Dienst- oder Arbeitsunfällen führen. Dienstreisen sollen nur dann durchgeführt werden, wenn eine kostengünstigere Art der Erledigung des Dienstgeschäftes nicht möglich oder sinnvoll ist. Kostengünstigere Arten sind insbesondere die Teilnahme an Veranstaltungen in Online- oder Hybridform.
Neuregelung zur Buchung von Flugreisen
Durch das am 15. Oktober 2020 in Kraft getretene Gesetz zur Weiterentwicklung des Klimaschutzes in Baden-Württemberg wurde auch das Landesreisekostengesetz geändert und eine Ausgleichszahlung für alle dienstlich notwendigen Flugreisen verpflichtend eingeführt. Dies gilt auch für Flüge, die bei Projekten aus Drittmitteln gezahlt werden, sofern Vorgaben der Drittmittelgeber einer entsprechenden Verwendung nicht entgegenstehen.
Um die Berechnung der Ausgleichsabgabe (Klimaabgabe) sicherstellen zu können, hat das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst empfohlen alle In- und Auslandsflüge über das Vertragsreisebüro des Landes Baden-Württemberg, GBT Deutschland GmbH, zu buchen. Ein Bestellformular finden Sie über den Link rechts.
Wir möchten auch darauf hinweisen, dass die Abführung der Klimaabgabe aus Institutsmitteln zu entrichten ist. Für alle Flugreisen, unabhängig davon, ob diese über das Vertragsreisebüro des Landes gebucht werden, fällt eine Ausgleichszahlung an, die von der Reisekostenstelle berechnet und auf der Reisekostenabrechnung ausgewiesen wird.
Bitte achten Sie darauf neben der Flugrechnung vom Vertragsreisebüro auch die Buchungsbestätigung an die Reisekostenstelle mitzusenden. Diese enthält die notwendigen Informationen zur Berechnung der Klimaabgabe.
Ausschlussfrist
Reisekostenabrechnugen aller Art (inkl. Abrechnung der BahnCard) müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten der Beschäftigungsbehörde (Universitätsverwaltung, Abt. 5.1) vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen ist immer der Sparsamkeitsgrundsatz zu beachten! "Dieser Grundsatz gebietet es, die Aufwendungen für eine Dienstreise so gering wie möglich zu halten" (§3 LRKG).
Abschläge und Vorschüsse
Für Beschäftigte der Universität Heidelberg besteht die Möglichkeit, im Vorfeld einer Dienstreise einen Reisekostenvorschuss zu beantragen. Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Abteilung 4.3 - Finanzbuchhaltung.
An Externe ohne Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis dürfen keine Reisekostenvorschüsse gezahlt werden.
Nach Beendigung der Dienstreise ist der Vorschuss umgehend abzurechnen. Erfolgt die Abrechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten, ist der Abschlag in voller Höhe zurückzuzahlen.