Abgabe von Prüfungsunterlagen
Bei der Abgabe sollte zur Übersicht und zugleich zu besseren Auffindbarkeit eine Liste der angebotenen Unterlagen beigegeben werden. Folgende Listen stehen zum Download zur Verfügung (Jede Datei enthält zwei Tabellen, die beide auszufüllen sind):
I. Aufbewahrungsfristen für Prüfungsunterlagen
Da insbes. Teile der Prüfungs- und Studierendenunterlagen über einen längeren Zeitraum immer wieder benötigt werden, wenn bspw. gegen die Benotung vorgegangen wird, Gerichtsverfahren wg. Plagiaten und Urkundenfälschung etc. anhängig sind, das Studium in Heidelberg nach kurzer Unterbrechung wieder aufgenommen wird oder sich Absolventen bei Firmen bewerben und entsprechende Fragen an die Universität gerichtet werden, sind insbesondere hier die Einsichtnahme- und Aufbewahrungsfristen interessant. Maßgeblich für die Länge einer Mindestaufbewahrungsfrist ist der Zeitpunkt, bis zu dem für das Prüfungsamt ein Rückgriff aus rechtlichen Gründen möglich sein muss. Nach Informationsstand des Archivs und Absprache mit dem Rechtsdezernat ist folgendes üblich und sinnvoll:
1.) Mindestens 1 Jahr:
- Schriftliche Prüfungsleistungen incl. der darauf bezogenen Gutachten: Klausuren, Hausarbeiten, Projektarbeiten etc.,
- Protokolle mündlicher Prüfungen.
Grund:
Bei schriftlichen Prüfungsarbeiten, den darauf bezogenen Gutachten und bei Protokollen mündlicher Prüfungen ist die verwaltungsrechtliche Klagefrist von 1 Monat für Anfechtungs- und Verpflichtungsklagen nach § 74 Abs. 1 und 2 VwGO zu berücksichtigen, nach deren Ablauf eine Klage gegen den Verwaltungsakt „Prüfungsentscheidung“ nicht mehr möglich ist. Eine einjährige Rechtsmittelfrist entsteht bei fehlender und falscher Rechtsmittelbelehrung (§ 58 Abs. 2 VwGO). Nach Ablauf der einjährigen Frist steht einer Vernichtung von z. B. Klausuren aus rechtlicher Sicht nichts mehr entgegen.
2.) Mindestens 5 Jahre:
- Bachelor- und Masterarbeiten sowie die Abschlussarbeiten der alten Studiengänge,
- Prüfungsunterlagen (z. B. Atteste, Anerkennungsunterlagen, Antrag Bachelor-Arbeit); 5 Jahre nach Schließung der Akte.
Grund:
Auch für Bachelor- und Masterarbeiten und die Abschlussarbeiten der alten Studiengänge gilt die o. g. Rechtsmittelfrist des Prüflings von maximal 1 Jahr, die Arbeiten sollten jedoch mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden, da innerhalb dieses Zeitraums bei nachträglichem Feststellen von Prüfungsbetrug von Seiten der Universität ein Widerruf des Bestehens der Prüfung möglich ist. Wo die Bachelor- und Masterarbeiten gesammelt und gelagert werden - im Prüfungsamt, gesondert oder in den Einzelfallakten oder aber beim Prüfer - entscheidet die Einrichtung.
Prüfungsbezogene, den Einzelfall betreffende Unterlagen (Atteste, Anträge, Bescheide, Anerkennungs- oder Widerspruchsverfahren und damit verbundene Korrespondenz, u. ä.) müssen 5 Jahre aufbewahrt werden. Aus Datenschutzgründen sollten diese Unterlagen in Einzelfallakten (Studierendenakten) aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akte geschlossen wird.
Zur Entlastung der Einrichtungen können schriftliche Prüfungsleistungen auch an die Studierenden zurückgegeben werden, wenn ausgeschlossen werden kann, dass die Bewertung später noch angefochten werden kann. So können z. B. Klausuren etwa beim Einsichtstermin an die Studierenden ausgehändigt werden. Diese quittieren die erfolgte Einsicht und den Erhalt der Klausur auf einem Formblatt (mit Rechtsbehelfsbelehrung) und unterschreiben, dass sie die Note anerkennen. Nachträgliche Fälschungsversuche werden somit uninteressant. Bei Zweifeln von Seiten des Studierenden wird die Klausur zunächst zurückbehalten und ein Gesprächstermin zur Klärung vereinbart. Auch bei der Rückgabe von Hausarbeiten sollte ein entsprechendes Formular vom Prüfling unterschrieben werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Prüfungsleistungen ebenfalls zurückgegeben werden; eine Quittierung / Rechtsbehelfsbelehrung ist dann nicht nötig.
Die Entscheidung, ob und welche Prüfungsleistungen wann zurückgegeben werden sollen, liegt auf Einrichtungsebene.
3.) 50 Jahre:
Zeugnisdurchschriften sind 50 Jahre aufzubewahren um einen Rückgriff, etwa bei Anforderung einer Bescheinigung für den Rentenantrag, zu ermöglichen. Damit diese Frist nicht für die ganze Akte gilt, sollten Zeugnisdurchschriften gesondert aufbewahrt werden.
II. Auswahl und Aufbewahrung der Unterlagen durch das Universitätsarchiv
Das 2009 von einer Arbeitsgruppe der Universitätsarchive in Deutschland - neben Prof. Moritz für Heidelberg waren Bonn, Saarbrücken, Karlsruhe und Düsseldorf beteiligt - herausgegebene „Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen“ sieht folgendes vor:
- Abschlussprüfung:
„Bei Diplom- und Magisterprüfungen sowie den neuen Master- und auch den Bachelorabschlüssen besteht das Interesse, die gesamte Reihe der Einzelfälle dauerhaft zu übersehen und zweifelsfrei zu belegen.“ (S. 37)
Allerdings machen in diesen Akten die archivwürdigen Unterlagen nur einen geringen Teil aus. Allein die Prüfungszeugnisse sind auf jeden Fall vollständig zu archivieren. Wenn es die Magazinkapazitäten zulassen, sollten auch die beiliegenden Lebensläufe und Gutachten dauerhaft aufbewahrt werden. Im Falle von Heidelberg soll dies auch so gehalten werden. Vollständige Akten von Abschlussprüfungen werden dagegen nur in Stichprobenauswahl dauerhaft aufbewahrt, um den gesamten Ablauf beispielhaft zu dokumentieren.
- Zwischenprüfung:
„Akten über herkömmliche Vordiplom- und Magisterzwischenprüfungen sowie über sonstige Leistungen vor dem Studienabschluss sind in Gänze, und zwar einschließlich der Prüfungsurkunden nicht archivwürdig“ (S. 36).
- Promotions- und Habilitationsakten:
Anders als die Akten der Abschlussprüfungen von Regelstudiengängen werden Promotions- und Habilitationsakten als vollständig archivwürdig angesehen - in der Annahme, dass sie in der Regel auch nur einen geringen Umfang haben. Die Arbeit selbst ist nur archivwürdig, wenn sie (wie im Falle einiger Habilitationen) nicht gedruckt wurde und keine Bibliotheksüberlieferung erkennbar ist (S. 38).
- Studierendenakten:
Während bei der Überlieferung der Matrikel (als Buch, Kartei, Liste oder Datei) oder der Semesterstatistik immer Vollständigkeit anzustreben ist, ist die Lage bei den Studierendenakten zeitlich zu differenzieren.
Studierendenakten aus den Jahren vor 1955 sind vollständig zu archivieren, weil die enthaltenen Details zu den vom Nationalsozialismus und vom Zweiten Weltkrieg beeinflussten Biografien hinreichend wertvoll sind und die Studierendenzahlen vor diesem Zeitpunkt noch ein handhabbares Schriftgutvolumen zeitigen (S. 22).
Dagegen sind die Akten zur Person ab ca. 1955 aus Kapazitätsgründen mit dem Aufkommen der Massenuniversitäten lediglich in Auswahl auf Dauer zu archivieren (S. 22f.). Aus Sicht des Archivs wäre es im Falle von Heidelberg wünschenswert, die gesamte Reihe der Einzelfälle zu archivieren. Dabei müsste aus Kapazitätsgründen in Zukunft für die Studierendenakten nach 1955 eine digitale Langzeitarchivierung mit gleichzeitiger Ersatzverfilmung zur Wahrung von Rechtssicherheit in Betracht gezogen werden.
Bei der Abgabe der zur Aussonderung anstehenden Unterlagen an das Archiv ist es zudem von größter Bedeutung, dass einfache Listen (bevorzugt digital als Excel-Tabelle o.ä.) beigegeben werden, aus denen die wichtigsten Informationen (Name, Geburtsdatum, Abschlussdatum, Matrikelnummer, Studienfächer) entnommen werden können [Links siehe oben]. Dies erleichtert die Auffindbarkeit, solange die Unterlagen noch nicht verzeichnet sind. Evtl. können solche Listen relativ einfach aus bestehenden Datenbanken generiert werden. Für die Aussonderung von Sach- und Personalakten haben wir dort ebenfalls Musterlisten im beigegeben.
Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen das Universitätsarchiv zur Verfügung:
Universitätsarchiv Heidelberg
Akademiestraße 4-8
69117 Heidelberg
Tel.: 06221/54-7542
FAX: 06221/54-7706
E-Mail archiv@urz.uni-heidelberg.de
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