Reisekosten Kontierungshilfe für externe Personen, die nicht von HD aus reisen bzw. nach HD kommen sondern von extern nach extern reisen

Bearbeitung:

• dezentral durch Institute/Einrichtungen
• Auszahlungsanordnung inkl. begründendender Unterlagen geht direkt an die Finanzbuchhaltung

Beispiele:

• Person X aus Berlin reist zu einer Veranstaltung nach Freiburg, die Universität Heidelberg bezahlt die Reisekosten, hier muss erklärt werden, warum die Universität Heidelberg dies zahlen soll
• TransRegio-Projekt, bei dem in Heidelberg das Z-Projekt geführt wird, über welches projektzentral Reisekosten abgerechnet werden (kein Tagegeld)

Zahlungsbegründende Unterlagen:

(sind der Auszahlungsanordnung beizufügen oder
NEU ab 01/2025 ohne AuszAO in der blauen Mappe an die Scanstelle zu senden)

• Gast01 - Antrag zur Auszahlung einer Reisekostenerstattung/Teilnahme Veranstaltung (neues Formular ab 01/2025)
  > Option 2 muss zwingend so ausgefüllt sein, dass eine Rückfrage durch die Rechnungsvorprüfung/Rechnungseingangsprüfung (REP) nicht notwendig ist
• Kopien der Reisekostenbelege

Informationen, Hinweise, Formulare:

siehe rechte Spalte

Ausfüll- und Buchungshilfe für die Auszahlungsanordnung:

*aus Vereinfachungsgründen wird bisher bei Inlandsreisen auf die korrekte Erfassung der nicht-abzugsfähigen Vorsteuer verzichtet. Reisen, bei denen ein Vorsteueranspruch geltend gemacht werden kann, werden in der Finanzbuchhaltung (Herr Jülg) gesondert bearbeitet (Stand 12/2018)