Reisekosten Kontierungshilfe für Studenten, Doktoranden, Stipendiaten, Praktikanten/Volontäre, Mitarbeiter ohne Vergütung (MOV-Vertrag), Ruhestands-professoren, Emeriti, apl. Professoren (ehemalige Beschäftigte) etc. der Universität Heidelberg

Die in der Überschrift genannten Personengruppen haben kein Beschäftigungs- oder Beamtenverhältnis (also keinen Arbeits- oder Dienstvertrag) mit der Universität. Sobald ein Beschäftigungsverhältnis besteht, fällt die Person unter den ersten Auswahlpunkt.

Bei dieser Personengruppe unterscheiden sich Bearbeitung, Zuständigkeit und Umfang der zahlungsbegründenden Unterlagen. Die Ausfüll- und Buchungshilfe für die Auszahlungsanordnung ist für beide Gruppen zu verwenden.

Gruppe A:
Studenten, Doktoranden, Stipendiaten, Praktikanten/Volontäre, Mitarbeiter ohne Vergütung (MOV-Vertrag)

Bearbeitung:

• dezentral durch Institute/Einrichtungen
• Auszahlungsanordnung inkl. begründendender Unterlagen geht direkt an die Finanzbuchhaltung
• ODER neu ab sofort kann das Formular Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte für die Reisekosten der Gruppe A genutzt werden, somit ohne AuszAO dafür mit Formular Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte in der blauen Mappe an die Scanstelle)

Zahlungsbegründende Unterlagen:
(sind der Auszahlungsanordnung bzw. dem Antrag auf Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte) beizufügen

• Kopien der entsprechenden (Reisekosten)belege
• Bis zur Einführung eines gesonderten Abrechnungs-Formulars kann hier das Formular "Reisekosten-Abrechnung" verwendet werden allerdings mit dem deutlichen Hinweis, welchen Status der Reisende an der UHD hat (Student, Doktorand, Stipendiat, Praktikant, Volontär)

Ergänzender Hinweis zum "MOV-Vertrag" Mitarbeiter ohne Vergütung:
Mitarbeiter ohne Vergütung sind keine Beschäftigten der UHD und verfügen entsprechend auch nciht über eine LBV-Nummer.
Sie sind demnach nicht über die Reisekostenstelle abzurechnen/abzuwickeln, fallen deshalb in diese Gruppe A.
 

Da auch diese Belege spät gescannt werden, ist die Anleitung Belegversand und Belegvorbereitung zu beachten (vor allem der Punkt, dass die Belege, die kleiner als A5 sind, aufgeklebt werden).

Gruppe B:
Ruhestands-professoren, Emeriti, apl. Professoren, ehemalige Beschäftigte, etc.

Bearbeitung:

• Reisekostenstelle der Personalabteilung > Ausführliche Informationen Homepage Abt. 5.1
• Auszahlungsanordnung wird von der Reisekostenstelle erstellt
• Sachkonto und Auftrag/Kostenstelle wird von der Dezentrale ergänzt

Zahlungsbegründende Unterlagen:
(sind der Auszahlungsanordnung beizufügen)

• Reisekostenabrechnung der Reisekostenstelle
• Dienstreiseabrechnung des Reisenden
• Dienstreiseantrag des Reisenden
• Originale der entsprechenden (Reisekosten)belege

Da auch diese Belege spät gescannt werden, ist die Anleitung Belegversand und Belegvorbereitung zu beachten (vor allem der Punkt, dass die Belege, die kleiner als A5 sind, aufgeklebt werden).

Ausfüll- und Buchungshilfe für die Auszahlungsanordnung (Gruppe A und B):