Personaladministration für Beschäftigte
Informationen für Beschäftigte
Auf dieser Seite sind Hinweise und Erläuterungen zu verschiedenen Themen für Beschäftigte zusammengestellt; die jeweils neuesten Informationen stehen dabei oben. Alle Angebote und Informationen rund um die Personaladministration sind auf der Seite "Services der Personaladministration" zu finden.
Informationen zum Freistellungsjahr
Die voll- und teilzeitbeschäftigten Beamtinnen und Beamten sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Universität Heidelberg können seit dem 01.10.2017 ein Freistellungsjahr beantragen. Das Freistellungsjahr ist eine einmalige Form der Teilzeitbeschäftigung. Die oder der Antragsstellende arbeitet eine bestimmte Anzahl von Jahren, in denen auf einen Teil des Gehalts verzichtet wird (Ansparhase). Im anschließenden Jahr der Freistellung (Freistellungsphase) erfolgt die Gehaltszahlung mit dem angesparten Guthaben. Dei Ansparphase kann zwischen zwei und sieben Jahren beantragen, die Dauer der Freistellungsphase umfasst einen zusammenhängenden Zeitraum von sechs Monaten oder einem Jahr.
Details zum Freistellungsjahr:
Freistellungsjahr_vwv_ab_1.10.2017.pdf
Tarifeinigung, Stand November 2021:
Zur Tarifeinigung 2021 verweisen wir auf das Einigungspapier sowie auf den TV-Sonderzahlung Corona, Stand 29.11.2021:
Tarifeinigung 2021 allgemein Einigungspapier (PDF)
Von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung (Präsentation Stand November 2019):
Von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung (PDF)
Stand: Februar 2017
Gesetz zur Umsetzung der EU-Mobilitätsrichtline
Auswirkungen auf die Anmeldung zur VBLKlassik
In der Europäischen Union gibt es seit vielen Jahren Bestrebungen, die Mobilität der Beschäftigten zu fördern und hierzu Hemmnisse auch bei den Zusatzrentensystemen abzubauen.
Durch Artikel 1 Nr. 1 des Gesetzes zur Umsetzung der EU-Mobilitätsrichtlinie vom 21. Dezember 2015 (BGBl. I Seite 2553) wurde die gesetzliche Unverfallbarkeitsfrist im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) von fünf auf drei Jahre verkürzt. Zusätzlich wird das Mindestalter für die Unverfallbarkeit von derzeit 25 Jahre auf das 21. Lebensjahr abgesenkt.
Zum 1. Januar 2018 werden diese Änderungen in Kraft treten. Dennoch können sich bereits jetzt Auswirkungen auf die Begründung einer Versicherungspflicht zur VBLklassik ergeben. Dies betrifft ältere Beschäftigte, die gegebenenfalls bei Neueinstellung die Wartezeit bis zum Erreichen einer abschlagsfreien Regelaltersrente nicht mehr erreichen können, und wissenschaftlich Beschäftigte, die gemäß § 28 VBLS die Möglichkeit haben, sich von der Pflichtversicherung befreien zu lassen.
Informationen zur Neuregelung (PDF)
Siehe auch VBLinfo 02_2016 (PDF)
Stand: 11.10.2012
Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten in der freiwilligen Versicherung VBLextra bei befristet beschäftigten Wissenschaftlerinnen
Mutterschutzzeiten bei befristet beschäftigten Wissenschaftlerinnen, die nach § 2 Abs. 2 Tarifvertrag Altersversorgung (ATV) auf ihren Antrag von der Pflicht zur VBL-Versicherung befreit worden sind und daher zunächst in der freiwilligen Versicherung bei der VBL versichert werden, können soweit sie vor dem 1. Januar 2012 liegen, nur auf Antrag der Beschäftigten berücksichtigt werden. Die VBL hat hierzu eine Informationsschrift (VBL spezial) herausgegeben und darin u.a. darauf hingewiesen, dass sie alle weiblichen wissenschaftlichen Beschäftigten, bei denen längere Unterbrechungen bei der Beitragszahlung zur VBLextra erkennbar sind, im Laufe des Jahres 2012 über die Möglichkeit der Einbeziehung von vor dem 1. Januar 2012 zurückgelegten Mutterschutzzeiten informieren und diesen Beschäftigten ein Formular zur Beantragung der Einbeziehung dieser Zeiten in die VBLextra zusenden wird. Der Antrag muss von den Beschäftigten bei der VBL eingereicht werden. Mutterschutzzeiten ab dem 1. Januar 2012 sind dagegen - wie in der Pflichtversicherung der VBL - ohne Antrag zu berücksichtigen.
Informationen zur Neuregelung (PDF)
Stand: 22.08.2012
Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten in der VBLklassik
VBLklassik: 17. Satzungsänderung
Zeiten des gesetzlichen Mutterschutzes, die während einer Pflichtversicherung bei der VBL zurückgelegt wurden, sind zukünftig wie Umlage-/Beitragsmonate mit zusatzversorgungspflichtigem Entgelt zu behandeln. Das bedeutet einmal, dass Kalendermonate mit Mutterschutz nun wie Umlage-/Beitragsmonate für die Erfüllung der Wartezeiten zählen. Darüber hinaus kann die verbesserte Bewertung des Mutterschutzes zu einer Erhöhung von Anwartschaften und Renten führen.
Die Daten für Mutterschutzzeiten, die ab dem Jahr 2012 zurückgelegt werden, teilt der Arbeitgeber der VBL über das Meldeverfahren mit. Die Einbeziehung von Mutterschutzzeiten, die vor dem Jahr 2012 liegen, ist hingegen von den betroffenen Frauen schriftlich bei der VBL zu beantragen. Ein Antragsvordruck – mit Ausfüllhilfe und dazugehörenden Erläuterungen – ist ab sofort bei der VBL erhältlich.
Siehe auch VBLinfo 02/2011 (PDF) 
und VBLinfo 01/2012 (PDF)
Informationen zur Neuregelung (PDF)
Erläuterungen zum Antrag auf Berücksichtigung (PDF)
Antrag auf Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten vor 2012 (PDF)
Stand: 2020
Informationen zur VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)
Informationen für Erstversicherte (Deutsch) (PDF)
VBL Erstinformationen Altersvorsorge (2023) (PDF)
Informationen VBL für Wissenschaftler (Stand 01/2023) (PDF)
Informationen für Erstversicherte (Englisch) (PDF)
Informationen VBL für Wissenschaftler (Englisch, Stand 04/2020) (PDF)
Informationen bei Änderungen im Beschäftigungsverhältnis (2020) (PDF)
Stand: 22.01.2010
Anordnung und Abgeltung von Über- und Mehrarbeitsstunden
Rundschreiben (PDF)
Stand: 22.01.2010
Informationen zur Definition eines/r Nachwuchsgruppenleiters/in
Rundschreiben (DOC)
Stand: 22.06.2016
Informationen zum Pflegezeitgesetz und zur Familienpflegezeit
Hinweise des Finanzministeriums (PDF)
Fragen und Antworten zur Pflegebedürftigkeit (PDF)
Stand: 23.05.2018
Dienstaufgabenbeschreibung für Akademische Mitarbeiter
Vordruck Dienstaufgabenbeschreibung (DOC) (PDF)
Landeslehrverpflichtungsverordnung
zum Download über den Bürgerservice des Landes Baden-Württemberg
Stand: März 2019
Datenschutz in der Personalverwaltung
Stand: 10.03.2014
Informationen zum TV-EntgeltU-B/L
Zeitgleich mit dem TV-L ist am 01. November 2006 auch der Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung für die Beschäftigten der Länder (TV-EntgeltU-L) in Kraft getreten.
Nachfolgend einige Informationen zum TV-EntgeltU-L; wegen näherer Einzelheiten verweisen wir auf den untenstehenden Tarifvertrag bzw. auf die Beratung durch die VBL.
Mit dem TV-EntgeltU-L haben die Beschäftigten die Möglichkeit, ihre betriebliche Altersversorgung im Rahmen der freiwilligen Versicherung nun auch im Wege der Entgeltumwandlung zu finanzieren. Anspruch auf Entgeltumwandlung haben nach dem Tarifvertrag alle Beschäftigten, die unter den TV-L fallen. Einen solchen Anspruch haben auch die Auszubildenden, für die der TVA-L BBiG gilt.
Bei einer Entgeltumwandlung verzichtet die/der Beschäftigte auf einen Teil ihrer/seiner künftigen Entgeltansprüche. In Höhe dieses Verzichts ist der Arbeitgeber verpflichtet, wertgleiche Anwartschaften auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung zu begründen. Dazu zahlt der Arbeitgeber in Höhe des Lohnverzichts, den die/der Beschäftigte erklärt hat, Beiträge an einen Versorgungsträger, mit dem er die Durchführung der betrieblichen Altersversorgung im Rahmen der Entgeltumwandlung vereinbart hat.
Umwandelbar sind nur künftige Entgeltansprüche. Künftige Entgeltansprüche liegen vor, wenn die/der Beschäftigte ihre/seine Arbeitsleistung noch nicht erbracht hat. Die Geltendmachung muss rechtzeitig erfolgen. Nach der Niederschriftserklärung wird eine Entgeltumwandlung nur für Entgeltbestandteile möglich sein, deren Umwandlung mindestens zwei Monate vor ihrer Fälligkeit beantragt wurde. Eine rückwirkende Vereinbarung der Entgeltumwandlung ist nicht möglich.
Der Höchstbetrag für die Entgeltumwandlung ist begrenzt auf jährlich bis zu 4 v.H. der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze (West) in der allgemeinen Rentenversicherung zuzüglich 1.800, -- €.
Beiträge bis zur Höhe von 4 Prozent der Beitragbemessungsgrenze West in der gesetzlichen Rentenversicherung sind steuerfrei. Diese Beiträge sind bis zum 31. Dezember 2008 auch sozialversicherungsfrei. Der zusätzliche Betrag von 1.800, -- € jährlich, der für die Entgeltumwandlung genutzt werden kann, ist ebenfalls steuerfrei, jedoch nicht sozialversicherungsfrei.
Die Entgeltumwandlung vermindert das beitragspflichtige Entgelt in der gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege - und Arbeitslosenversicherung mit der Folge einer entsprechenden Minderung der diesbezüglichen Leistungsansprüche.
Wegen der Minderung des beitragspflichtigen Entgeltes können sich auch sozialversicherungsrechtliche Änderungen für das Arbeitsverhältnis der/des Beschäftigten ergeben. Darüber hinaus verringert sich grundsätzlich auch die Bemessungsgrundlage von Ansprüchen, die vom Nettoarbeitsentgelt der/des Beschäftigten abhängig sind.
Zum Durchführungsweg macht der TV-EntgeltU-L Vorgaben. Die Entgeltumwandlung der bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) pflichtversicherten Beschäftigten ist bei der VBL durchzuführen.
Beschäftigte, die von der Möglichkeit der Entgeltumwandlung Gebrauch machen möchten, wenden sich bitte immer zuerst an die VBL. Dort erhalten sie neben der Information über die zur Verfügung stehenden Produkte der freiwilligen VBL-Versicherung (VBLextra oder VBLdynamik) auch eine umfassende Beratung über alle Rahmenbedingungen und Auswirkungen der Entgeltumwandlung.
Eine Beratung durch die Sachbearbeiter/innen der Personalabteilung darf wegen haftungsrechtlicher Risiken nicht erfolgen.
Die VBL ist erreichbar unter
Telefon 0180 5677710
E-Mail kundenservice@vbl.de
oder unter der Anschrift
VBL-Freiwillige Versicherung
Stichwort: Entgeltumwandlung
76128 Karlsruhe
Weitere Informationen finden Sie auch auf der Website der VBL unter www.vbl.de.
Die schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarung (§ 5 Abs. 2 TV-EntgeltU-L), die zwischen dem Arbeitgeber und der/dem Beschäftigten abzuschließen ist, kann erst dann abgeschlossen werden, wenn der Personalabteilung das ausgefüllte VBL-Antragsformular vorliegt.
Tarifvertrag: TV-EntgeltU-B/L (PDF)