Industrie und sonstige Fördermittelgeber FAQ

Wer entscheidet, ob es sich bei der Zusammenarbeit mit privaten Dritten um wirtschaftliche bzw. wirtschaftsnahe Tätigkeiten handelt?
Die Zusammenarbeit mit privaten Dritten muss vor Aufnahme der Forschungstätigkeiten vertraglich festgelegt werden. Das Dezernat Forschung unterstützt die WissenschaftlerInnen der Universität schon vor der Vertragsanbahnung bei der Einschätzung, ob es sich bei einem konkreten Vorhaben um Auftragsforschung, wissenschaftliche Dienstleistung (WDL) oder Kooperationsforschung handelt. Verträge werden grundsätzlich durch das Rektorat bzw. das Dezernat Forschung gezeichnet.

 

Warum kommt bei wirtschaftlichen bzw. wirtschaftsnahen Tätigkeiten die Trennungsrechnung auf Vollkostenbasis zum Einsatz und was heißt das konkret?

Die buchhalterische Trennung zwischen wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten (Trennungsrechnung) an der Universität Heidelberg erfolgt aufgrund Wettbewerbsrecht der Europäischen Union (EU) gemäß Art. 107 AEUV (Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union) und des Gemeinschaftsrahmens für Staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation der EU (kurz: EU-Beihilferahmen) vom 31.12.2006  (2006/C323/01). Alle Hochschulen innerhalb der EU müssen nachweisen, dass ihre wirtschaftlichen Leistungen (z. B. Auftragsforschung, gewerbliche wissenschaftliche Dienstleistungen, Beratungstätigkeiten, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Vermietung von Infrastruktur) subventionsfrei erbracht werden. Die EU-Kommission will verhindern, dass staatlich finanzierte Einrichtungen, wie Universitäten, privaten Anbietern von wissenschaftlichen Dienstleistungen Niedrigpreis-Konkurrenz machen, indem sie ihre Dienstleistungsangebote aus den öffentlichen Haushalten „quersubventionieren“. Unterbunden werden soll, dass privatwirtschaftliche Unternehmen über „preiswerte Forschungsergebnisse“ aus der Auftrags- und Dienstleistungsforschung mit Universitäten einen Vorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen erhalten.

Zur Erfüllung des EU-Beihilferahmens ist die Universität seit dem 15.11.2010 verpflichtet, für wirtschaftliche Tätigkeiten eine Trennungsrechnung auf Vollkostenbasis anzuwenden. Das heißt, dass Forschungsaufträge privater Dritter sowie wissenschaftliche Dienstleistungen für private Dritte zu einem Preis angeboten werden müssen, der entweder dem Marktpreis entspricht oder sämtliche Kosten (Vollkosten) und eine angemessene Gewinnspanne (mindestens 5%) enthält. Der Marktpreis ergibt sich aus einer Gebührenordnung oder aus Vergleichsangeboten. Die Basislösung ist jedoch die Kalkulation zu Vollkosten, da ein Marktpreis in den seltensten Fällen ordnungsgemäß ermittelt werden kann.

 

Was sind wirtschaftliche bzw. wirtschaftsnahe Tätigkeiten in der Forschung an der Universität Heidelberg?
In den wirtschaftlichen bzw. wirtschaftsnahen Bereich fallen die Auftragsforschung für private Dritte sowie Dienstleistungen für ebensolche (üblicherweise privatwirtschaftliche Unternehmen). Für Auftragsforschung ist kennzeichnend:

• die Leistung erfolgt gegen ein angemessenes Entgelt,
• der Auftraggeber legt die Konditionen für die Dienstleistung fest,
• der Auftraggeber erhält alle Rechte an den Forschungsergebnissen,
• der Auftraggeber trägt das Risiko des Scheiterns.

Eine wissenschaftliche Dienstleistung zeichnet sich durch die Anwendung gesicherter Erkenntnisse und bekannter Methoden aus (z. B. Gutachtertätigkeiten, Probeuntersuchungen, Analysetätigkeiten, Beratungen, Datenerhebungen). Als Auftragnehmerin einer solchen Dienstleistung befindet sich die Universität in einem wirtschaftlichen Wettbewerb.

Eine nicht-wirtschaftliche Tätigkeit ist gegeben, wenn:

• die Forschung, auch im Verbund, zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses dient,
• eine Verbreitung der Forschungsergebnisse gegeben ist,
• bei Technologietransferprojekten alle Einnahmen in die Haupttätigkeit der Forschungseinrichtung investiert werden.

Als nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten werden Forschungsprojekte und Forschungsaufträge eingestuft, die von öffentlichen nationalen oder internationalen Drittmittelgebern (z. B. DFG, BMBF, EU) finanziert werden. Die nicht-wirtschaftlichen Forschungsprojekte unterliegen weiterhin nicht den Auflagen des EU-Beihilferahmens.

 

Wie erfolgt die Projektkalkulation bei wirtschaftlichen bzw. wirtschaftsnahen Tätigkeiten?
Im Vollkostenansatz müssen bei der Auftragsforschung und wissenschaftlichen Dienstleistung sämtliche Kosten des Projekts sowie ein angemessener Gewinnaufschlag berücksichtigt werden:

• Direkte Projektkosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Vorhaben stehen (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial etc.)
• Indirekte Kosten (Gemeinkosten, Overhead), die dem Vorhaben nicht direkt zurechenbar sind, jedoch als Kosten für die projektführende Einrichtung identifiziert und gerechtfertigt werden (z. B. als Nutzungsentgelt für Infrastruktur, Raumkosten, Strom, Heizung, Telefon etc.); indirekte Projektkosten werden im Verhältnis 70:30 zwischen Rektorat und Institut aufgeteilt, um die entstandenen Gemeinkosten adäquat abzudecken
• Gewinnaufschlag in Höhe von mindestens 5%
• evtl. Forschungszulage (nur bei Auftragsforschung)
• Umsatzsteuer

Kalkulationsbeispiele

Wie werden die indirekten Kosten bei wirtschaftlichen bzw. wirtschaftsnahen Tätigkeiten ermittelt?  
Seit dem 01.01.2021 gilt ein einheitlicher Overheadsatz in Höhe von 60% auf alle direkten Kosten. Das bis dato angewandte Berechnungsverfahren mit drei unterschiedlichen, nach Fächerclustern definierten und ausschließlich auf wissenschaftliches Personal kalkulierten Overheadsätzen ist nicht mehr gültig.

 

Wie erfolgt die Projektkalkulation bei Kooperationsforschung?
Bei kooperativen Forschungsprojekten werden in der Kostenkalkulation sämtliche direkten Kosten erfasst. Indirekte Kosten werden seit dem 01.01.2021 universitätsweit pauschal mit einem Overheadsatz in Höhe von 25% auf alle direkten Kosten veranschlagt. Es werden kein Gewinnaufschlag und keine Forschungszulage erhoben. Kostenpläne, die für Kooperationsforschung erstellt werden, müssen die Umsatzsteuer ausweisen.

 

Welche Regeln gibt es für die Erhebung einer Forschungszulage? 
Professoren, die nach Bundesbesoldungsordnung W berufen sind sowie Junior- und Hochschuldozenten nach §51 des Landeshochschulgesetzes, können für die Dauer einer Projektfinanzierung im Bereich der Auftragsforschung eine nicht ruhegehaltfähige Leistungszulage beanspruchen. Die Zulage erhält der Wissenschaftler persönlich zu seinen Bezügen ausgezahlt.

Die Verhandlungen darüber, ob eine Forschungszulage gezahlt wird und wenn ja, in welcher Höhe, führt der Forschende zunächst eigenständig mit dem privaten Drittmittelgeber. Die Forschungszulage kann nur gewährt werden, wenn der Drittmittelgeber sie zusätzlich zu den den direkten und indirekten Kosten sowie zusätzlich zum Gewinnaufschlag des Forschungsvorhabens zu zahlen bereit ist.

Das Auftragsvolumen und die damit verbundene Forschungszulage müssen darüber hinaus in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. In einem Kalenderjahr darf der Maximalbetrag der Forschungszulage das Jahresgrundgehalt nicht übersteigen.

 

Was ist bei der Kostenkalkulation und bei der Durchführung von wirtschaftlichen bzw. wirtschaftsnahen Projekten weiterhin zu beachten?
Seit dem 15.11.2010 ist die Universität Heidelberg verpflichtet, ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten buchhalterisch nachzuweisen, d. h. die Ist-Kosten des Auftragsforschungsprojektes zu erfassen, um die real anfallenden direkten wie auch indirekten Kosten zu berechnen und nachzuweisen. Das bedeutet, dass das im Projekt arbeitende wissenschaftliche Personal verpflichtet ist, die geleistete Arbeitszeit auf einem Zeiterfassungsbogen zu dokumentieren. Die Muster für die Zeiterfassungsbögen werden vom Dezernat Forschung zur Verfügung gestellt.

Der Gewinnaufschlag wird bei Auftragsforschung und wissenschaftlichen Dienstleistungen automatisch dem Projektkonto der Projektleitung gutgeschrieben. Eine Forschungszulage wird nur nach Beantragung bei der Personalabteilung zusätzlich zu den persönlichen Bezügen an die Projektleitung ausgezahlt.

WissenschaftlerInnen, die innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten durch Tätigkeiten im Bereich der wissenschaftlichen Dienstleistungen Einnahmen für die Universität erzielen, die über 35.000 Euro hinausgehen, sollten bereits bei der Budgeterstellung den Aspekt der Steuerrückstellung beachten. Bei Überschreiten dieser Obergrenze wird die Universität zu einem Betrieb gewerblicher Art (BgA). Konkret heißt das, dass Abteilung 4.3 von der vom Mittelgeber bereitgestellten Summe automatisch einen Anteil für die dann anfallende Kapitalertragssteuer, die Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer einbehält.

 

Was ist bei der Zusammenarbeit mit Institutionen aus der Volksrepublik China zu beachten?
Das BMBF hat einen Fragenkatalog mit Anregungen veröffentlicht, die z. B. im Vorfeld der Erarbeitung von Kooperationsvereinbarungen mit chinesischen Partnern oder auch bei der Überprüfung laufender Kooperationen als Orientierungspunkte genutzt werden können, um

• den Kooperationsgegenstand klar zu definieren,
• sich die eigenen sowie die Interessen der Partner zu verdeutlichen,
• sich über Chancen und Risiken einer Kooperation mit chinesischen Partnern bewusst zu werden und
• zu reflektieren, ob alle notwendigen Vorkehrungen zur Risikominimierung mit Blick auf ungewollten Knowhow-/ Technologie-Abfluss sowie eine mögliche Nutzung zu schädlichen Zwecken und eine mögliche ungewollte Einflussnahme/ Einschränkung der Wissenschaftsfreiheit getroffen wurden.

BMBF: Leitfragen zur Kooperation mit China