FAQs/Richtlinie

Wer kann sich für einen Reisekostenzuschuss aus dem Young Researchers Fund bewerben?
Antragsberechtigt sind Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Universität Heidelberg angenommen sind. Die Berechtigung zur Förderung endet mit Ablauf des Monats, in dem die Dissertationsschrift in der Fakultät eingereicht wurde oder mit Ablauf des Monats, in dem die Promotion an der Universität Heidelberg aus anderen Gründen beendet wurde (z.B. Abbruch der Promotion oder Weggang an eine andere Universität zum Zwecke der Promotion).
Hinweis: Die Förderleistungen werden als Zuschüsse gewährt. Die Förderung begründet kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen der Universität Heidelberg und dem bzw. der Geförderten. Der Empfänger bzw. die Empfängerin des Reisekostenzuschusses darf im Zusammenhang mit der Förderung nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen Gegenleistung oder sonstigen Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet werden.

Für welche Reisen kann ein Reisekostenzuschuss beantragt werden?
Gefördert werden können Reisen im Rahmen von:

• Forschungsaufenthalten im In- und Ausland zwecks Datenerhebung, Feldforschung, Recherchearbeiten in Bibliotheken oder Archiven, Durchführung von Interviews, Gebrauch von speziellen Geräten, Vernetzung usw. Der Forschungsaufenthalt muss für Ihr Promotionsvorhaben relevant sein,
• Konferenzen im In- und Ausland, die für Ihr Promotionsvorhaben relevant sind,
• Sommer bzw. Winter Schools im In- und Ausland, die für Ihr Promotionsvorhaben relevant sind und
• Workshops im In- und Ausland, die für Ihr Promotionsvorhaben relevant sind.

Hinweis: Die Reise muss während dem in der Ausschreibung genannten Zeitraum angetreten werden.
Bitte beachten Sie die Reiseregelungen der Universität Heidelberg und die länderspezifischen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes.

Was sind die Auswahlkriterien?
Die Vergabe eines Reisekostenzuschusses aus dem Young Researchers Fund wird anhand folgender Kriterien getroffen:

• Leistung im für die Promotion relevanten abgeschlossenen Studium
• Innovationsgehalt und gesellschaftliche Relevanz der Arbeit
• Nachrangig: Finanzierungsmöglichkeiten der Reise

Welche Kosten können über den Reisekostenzuschuss getragen werden?
Folgende Kosten können erstattet werden:

• Kosten für die Hin- und Rückfahrt und die Beförderung vor Ort (Flugtickets, Bahntickets, Tickets ÖPNV etc.)
• Kosten für die Unterbringung ohne Verpflegung (Hotel, Pension, Gästezimmer), frühestens 1 Tag vor bis max. 1 Tag nach der Veranstaltung
• Konferenzgebühren (Anmelde-/ Teilnahmegebühren)

Bitte beachten Sie, dass folgende Kosten nicht erstattet werden können:

• Kosten für Verpflegung,
• Kosten für Bücher, Fotokopien und Freizeitaktivitäten,
• Kosten für private Reisen und
• Kosten für Reiserücktrittskostenversicherungen.

Hinweise:

• Bei der Beantragung eines Reisekostenzuschusses ist grundsätzlich das Gebot der Sparsamkeit und Nachhaltigkeit zu beachten. Zugreisen (2. Klasse, Sparpreis) sind Flugreisen vorzuziehen.
• Aus dem Young Researchers Fund können pro Reisekostenzuschuss max. 1.500 € erstattet werden. Grundlage für die Erstattung der Kosten sind die im Bewerbungsformular angegebenen erwarteten Kosten. Tatsächliche Kosten, die die kalkulierten Kosten übersteigen, können nicht erstattet werden.
• Die Erstattung erfolgt nach Abschluss der Reise anhand der eingereichten Belege. Die entsprechenden Belege (Original-Belege bzw. Quittungen) sind zusammen mit einer Kopie der Bewilligung des Reisekostenzuschusses spätestens einen Monat nach Abschluss der Reise bei dem Dezernat Stiftungen und Vermögen | Abt. 8.1 Stiftungen und Vermögen | Seminarstraße 2 | 69117 Heidelberg einzureichen.
• Sollte Ihre Reise von dritter Seite finanziell unterstützt werden, reichen Sie bitte zusätzlich eine Kopie Ihres Antrags bei der externen Organisation / Einrichtung ein.

In welchem Zeitraum können die Reisen stattfinden?
Die Reise muss in dem auf den Bewerbungszeitraum folgenden Halbjahr eines Jahres angetreten werden. Der entsprechende Zeitraum wird in der Ausschreibung genannt.

Wann kann ich mich bewerben?
Der Bewerbungszeitraum wird in der Ausschreibung genannt. Die Bewerbung um einen Reisekostenzuschuss muss vor Beginn der Reise eingereicht werden. Sollte Ihre Reise innerhalb des Reisezeitraums und vor dem Ende der Begutachtung der eingegangenen Bewerbungen beginnen, kann Ihnen die Entscheidung über Ihren Antrag nicht im Vorfeld Ihrer Reise mitgeteilt werden.
Hinweis: Anträge, die nach Fristende eingehen sowie unvollständige Anträge können nicht berücksichtigt werden.

Kann ich mich für einen Reisekostenzuschuss bewerben, bevor die Teilnahmebestätigung des Veranstalters (bei Konferenzen / Summer oder Winter Schools / Workshops) oder das Einladungsschreiben (bei Forschungsaufenthalten) vorliegt?
Ja. Der Zuschuss wird in diesem Fall unter Vorbehalt der Ausstellung der Teilnahmebestätigung / des Einladungsschreibens bewilligt. Bitte geben Sie im Bewerbungsformular an entsprechender Stelle an, wann Sie mit der Bestätigung rechnen und senden Sie diese nach Erhalt unverzüglich per E-Mail an die Graduiertenakademie.

Wie kann ich mich bewerben?
Die Bewerbung um einen Reisekostenzuschuss erfolgt in drei Schritten:

1. Ausfüllen und Absenden des Online-Anmeldeformulars (Link)
    
2. Ausfüllen des Bewerbungsbogens und Versand der Bewerbungsunterlagen per E-Mail an die Graduiertenakademie:  

   ga-docs@uni-heidelberg.de

    Einzureichende Unterlagen:
   • Bewerbungsbogen (PDF-Dokument)
   • Abschlusszeugnis des letzten Studiums
   • Annahme als Doktorand*in bzw. Immatrikulationsbescheinigung für Promotion
   • Sofern zutreffend, Annahmebestätigung (Konferenzen etc.) / Einladungsschreiben   
     (Forschungsreisen)
   • Sofern zutreffend, Förderzusage bei eingeworbenen Drittmitteln
3. Stellungnahme von Ihrem Erstbetreuer bzw. Ihrer Erstbetreuerin (PDF-Dokument)

Die Stellungnahme ist direkt von Ihrem Erstbetreuer bzw. Ihrer Erstbetreuerin bis zum Ende der in der Ausschreibung genannten Bewerbungsfrist per E-Mail an die Graduiertenakademie zu senden:
ga-docs@uni-heidelberg.de
Im Falle einer Verhinderung der Erstbetreuerin bzw. des Erstbetreuers (Krankheit, Elternzeit, etc.) kann auch eine andere Hochschullehrerin oder ein anderer Hochschullehrer des Faches um die Begutachtung des Antrags und die Ausstellung der Stellungnahme gebeten werden.

Bitte beachten Sie: Bitte füllen Sie den Bewerbungsbogen (PDF Dokument) elektronisch aus. Speichern Sie hierfür das Formular auf Ihrem Computer, bevor Sie die Felder ausfüllen. Ihre Eintragungen werden sonst unter Umständen nicht übermittelt. Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Änderungen bitte erneut. Bitte benutzen Sie ein Apple- oder Windows-Betriebssystem, um das Formular auszufüllen. Das Formular ist nicht mit einem Linux-System kompatibel.

Alle drei Schritte müssen bis zum Ende der in der Ausschreibung genannten Bewerbungsfrist abgeschlossen sein und die erforderlichen Unterlagen müssen bis zum Ende der genannten Frist bei der Graduiertenakademie eingegangen sein.
Hinweis: Unvollständige oder nicht fristgerecht eingegangene Bewerbungen können in der Auswahl nicht berücksichtigt werden.

Kann ich mich um einen Reisekostenzuschuss bewerben, wenn ich eine weitere Förderung für die Reise erhalte?
Eine Co-Finanzierung durch Dritte ist möglich. Bitte tragen Sie an entsprechender Stelle im Formular ein, von wem und in welcher Höhe Sie eine finanzielle Förderung erhalten bzw. bei wem Sie eine finanzielle Unterstützung beantragt haben.

Müssen abgesehen von den unter dem Punkt „Bewerbungsunterlagen“ aufgeführten Unterlagen weitere Dokumente eingereicht werden?
Weitere Dokumente wie Publikationen, Präsentationen, zusätzliche Empfehlungsschreiben oder Lebensläufe etc. müssen nicht eingereicht werden und werden auch im Rahmen der Auswahlentscheidung keine Berücksichtigung finden.

Wann erfahre ich, ob mein Antrag bewilligt wurde?
Die Begutachtung der eingegangenen Anträge wird voraussichtlich ca. 6 Wochen dauern. Nach der Entscheidung erhalten Sie eine Rückmeldung, ob Ihr Antrag erfolgreich war oder nicht. Bitte sehen Sie von Nachfragen zum Stand der Auswahlentscheidung ab. Vielen Dank.
Hinweis: Sollte Ihr Reiseantritt noch in die Zeit der Begutachtung fallen, können wir Ihnen nicht vor Reiseantritt mitteilen, ob Ihr Antrag bewilligt wird. Eine Beschleunigung der Auswahlentscheidung ist nicht möglich.

Wie erfolgt die Auszahlung des Reisekostenzuschusses?
Als Grundlage für die Erstattung der Kosten dienen die im Bewerbungsformular angegebenen erwarteten Kosten. Tatsächliche Kosten, die die kalkulierten Kosten übersteigen, können nicht erstattet werden. Ausgaben, für die keine Nachweise eingereicht werden, können nicht erstattet werden. Für die Auszahlung ist es erforderlich, dass alle Belege (Original-Belege und Quittungen) innerhalb eines Monats nach Beendigung der Reise zusammen mit einer Kopie der Bewilligung Ihres Reisekostenzuschusses an das Dezernat Stiftungen und Vermögen | Abt. 8.1 Stiftungen und Vermögen | Seminarstraße 2, 69117 Heidelberg gesendet werden.

Wann wird der Reisekostenzuschuss ausgezahlt?
Bei Bewilligung des Reisekostenzuschusses wird dieser nach Beendigung der Reise ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass für die Auszahlung alle erforderlichen Unterlagen spätestens einen Monat nach Beendigung der Reise bei der zuständigen Stelle eingereicht werden müssen.

Was passiert mit dem Reisekostenzuschuss, wenn ich die geplante Reise nicht antreten kann?
Der Zuschuss ist weder auf eine andere Reise noch auf eine andere Person übertragbar. Sollten Sie Ihre Reise nicht antreten können, verfällt der Reisekostenzuschuss ohne Ersatz. Bitte informieren Sie die Graduiertenakademie in diesem Fall so schnell wie möglich. Wir empfehlen den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Bitte beachten Sie, dass die Kosten einer Reiserücktrittsversicherung nicht durch den Reisekostenzuschuss abgedeckt werden können.

Was passiert mit dem Reisekostenzuschuss, wenn ich meinen Forschungsaufenthalt verschieben muss?
Es ist grundsätzlich möglich, einen Forschungsreise zu verschieben – allerdings müssen Sie die Graduiertenakademie in diesem Fall so schnell wie möglich darüber informieren. Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Bewilligung ist, dass sich am Zweck und Zielort der Reise nichts ändert.