Der Bewilligungsbescheid, die Bewilligungsbedingungen und Verwendungsrichtlinien sind unbedingt zu beachten. Notwendige Abweichungen, z.B. Umwandlung von Personalstellen oder Umverteilung von Sachmitteln, sind rechtzeitig mit dem Fördermittelgeber und dem Dezernat Forschung abzustimmen. Ausdrückliche Bestimmungen des Zuwendungsgebers haben Vorrang vor staatlichen Verwaltungsvorschriften, sofern gesetzliche Bestimmungen oder tarifrechtliche Regelungen nicht entgegenstehen. Die Mittel stehen über das Haushaltsjahr hinaus zeitlich unbegrenzt zur Verfügung, sofern die Bewilligungsbedingungen des Zuwendungsgebers nichts anderes vorsehen. Die Mittel sind so zu bewirtschaften, dass sie für alle Ausgaben ausreichen. Bei entstehenden Fehlbeträgen haftet die Universität gegenüber dem Mittelgeber, im Innenverhältnis haftet der Projektleiter bzw. die budgetierte Einheit (Soll-Kontenverfahren).

Bewilligungsbescheid

Wissenschaftliche Dienstleistungen

Inventarisierung

Gemäß den Drittmittelrichtlinien gehen "aus Drittmitteln erworbene Gegenstände" in das Eigentum des Landes über. Sie müssen gekennzeichnet und inventarisiert werden.

Inventarisierungsregeln

Drittmittelrichtlinien (PDF)

Overhead/Projektpauschale/Programmpauschale

Verschiedene Fördermittelgeber stellen zusätzlich zu den direkten Projektmitteln eine Pauschale für indirekte Kosten zur Verfügung. Diese Pauschale wird zu 100% in den zentralen Haushalt der Universität vereinnahmt, um die strukturelle Handlungsfähigkeit der Universität sicherzustellen. Im Gegenzug erhält die Dezentrale die Bereitstellung in Höhe von 30% der Pauschale aus Haushaltsmitteln (siehe Programmpauschalenkompensation).

Die mögliche Aufteilung des 30%-Anteils zwischen dem Institut und Projektleitung wird von jeder Einrichtung separat entschieden. Eine Festlegung des Verfahrens in den Verwaltungs- und Benutzungsordnungen bzw. den Verfahrensordnungen wird erwartet. Damit wird dem Heidelberger Grundsatz „budgetierende Stelle ist das Institut“ Folge geleistet.

Stiftungen gewähren in der Regel keine Overheads, für Sponsoring wird üblicherweise kein Overhead erhoben.

Formulare, Richtlinien, Musterverträge

Sponsoring

Programmpauschalenkompensation

Ab dem 01.01.2019 werden die Programm- bzw. Projektpauschalen sowie sonstige Overheads in Höhe von 100% durch das Rektorat vereinnahmt. Im Gegenzug erhält die Dezentrale eine Kompensation in Höhe von 30% der Pauschale aus Haushaltsmitteln (sog. Programmpauschalenkompensation).

Mit der 100%igen Vereinnahmung der Pauschalen in den zentralen Haushalt und der direkten Verausgabung für Energie und Infrastruktur im entsprechenden Haushaltsjahr werden die Vorgaben der Fördermittelgeber, nicht zuletzt der Deutschen Forschungsgemeinschaft, eindeutig erfüllt. Im Sinne der Vereinheitlichung wird dieses Verfahren für sämtliche Pauschalen bzw. Overheads von Fördergebern gültig (z.B. BMBF, EU). Die gleichzeitige Erstattung in Höhe von 30% der Pauschale aus Haushaltsmitteln auf ein hierfür von der Universitätsverwaltung einzurichtendes dezentrales Haushaltskonto sorgt bei den Instituten und zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen bzw. entsprechenden Projektleitungen für den positiven Effekt von mehr Freiheiten in der Bewirtschaftung: Als flexibles ansparbares Geld ist die Programmpauschalenkompensation nicht an eine konkrete Verwendungsplanung gebunden.
Die Bereitstellung des 30%-Anteils aus Haushaltsmitteln bedeutet keine Abkehr von der an der Universität gültigen 70-30-Regel.
Die bisher bestehenden Pauschalenkonten im Drittmittelbereich werden nicht in Haushaltskonten umgewandelt und stehen mit Kontostand zum 31.12.2018 weiterhin für eine Bewirtschaftung zur Verfügung. Ab dem 01.01.2019 erfolgt auf diesen Konten aber keine Vereinnahmung der Pauschalen mehr.
Um sicherzustellen, dass die dezentralen Einrichtungen durch diese Regelung keinen finanziellen Nachteil erleiden, werden die Kompensationsmittel von Strukturumlagen und Beiträgen zur Deckung von Landesverlusten freigestellt.

Rundschreiben Nr. 13/2018 (PDF)

Probandengelder

Für die Teilnahme an durch Drittmittel finanzierte wissenschaftlichen Studien können Probanden eine Aufwandsentschädigung erhalten. Voraussetzung hierfür ist, dass die Zahlung vom Drittmittelgeber ausdrücklich bewilligt wird. Die Aufwandsentschädigung ist per Auszahlungsanordnung über die Finanzbuchhaltung der Universität direkt an den Probanden auszuzahlen. Alternativ können sich StudienleiterInnen eine Summe bar oder per Überweisung durch einen Abschlag (Sachkonto 26706) auszahlen lassen, die sie gegen Empfangsquittungen bar oder per Überweisung an den Probanden weitergeben.

In jedem Fall muss der Weg der Zahlung dokumentiert werden; entweder durch Empfangsquittungen oder durch Kontoauszüge. Der nicht benötigte Restbetrag der Abschlagszahlung wird wieder der Universität Heidelberg zurückgegeben. Nur der tatsächliche Verbrauch der Probandengelder wird im SAP vom Abschlags- auf das Aufwandskonto (Sachkonto 63693) gebucht.

Sollen Aufwandsentschädigungen auf Wunsch des Probanden einer gemeinnützigen Einrichtung zugutekommen, so muss der Proband selbst – nach Erhalt der an ihn entrichteten Aufwandsentschädigung – den Betrag an die gewünschte Einrichtung auszahlen. Eine direkte Weiterleitung an die gemeinnützige Einrichtung durch die Universität ist nicht gestattet.

Repräsentationsausgaben / Repräsentations- und Bewirtungskosten

Spezielle Regelungen eines Drittmittelgebers werden vorrangig angewandt, sofern sie nicht gegen bestehende gesetzliche Regelungen verstoßen (insbesondere die Landeshaushaltsordnung). Sind keine speziellen Regelungen vorgegeben, gelten für Drittmittel die gleichen Regelungen wie für Landesmittel, dabei sind die universitätseigenen Richtlinien zur Bewirtung und Repräsentation zu beachten. Diese Richtlinien und weitere Informationen sind auf der entsprechenden Seite des Dezernats Finanzen zu finden.

Repräsentationsausgaben (Dezernat Finanzen)

Soll-Kontenverfahren

Bei Auftreten eines negativen Endsaldos nach Abschluss eines Drittmittelprojekts benachrichtigt das Dezernat Forschung die Projektleitung per E-Mail und bittet um Kontenausgleich. Bleibt ein Kontenausgleich aus, ergeht ein Mahnschreiben des Dezernats Forschung an die Projektleitung mit dem Hinweis auf gegebenenfalls im Projektleitungsbereich existierende Drittmittelguthaben. Eine Kopie dieses Mahnschreibens wird der jeweiligen Institutsleitung zugestellt. Bei wiederum nicht erfolgtem Kontenausgleich versendet das Dezernat Forschung ein Mahnschreiben an die geschäftsführende Direktion der betreffenden budgetierten Einheit mit dem Hinweis, dass der Kontenausgleich gegebenenfalls durch die Universitätsleitung veranlasst wird. Die Projektleitung erhält eine Kopie dieser Mahnung. Erfolgt auch hierauf kein Ausgleich des Kontos, wird die Deckung des Negativsaldos anhand von Aversalmitteln der betreffenden budgetierten Einheit herbeigeführt. Das Soll-Kontenverfahren wird auch bei Overhead- und Freie-Mittel-Konten angewandt. Diese sollten grundsätzlich nicht ins Minus laufen.

Versicherungen

Grundsätzlich gilt beim Land der Selbstversicherungsgrundsatz, d.h. die Universität darf keine Versicherungen abschließen und muss für Schäden mit Haushaltsmitteln aufkommen. Ausnahmsweise können aus Mitteln Dritter finanzierte Gegenstände versichert werden, wenn der Drittmittelgeber eine Versicherung verlangt und die Prämien erstattet oder wenn der Versicherungsbeitrag aus verfügbaren Drittmitteln, die von privater Seite stammen, entrichtet werden kann. Bei Forschungsaufträgen privater Dritter können von der Hochschule Haftpflichtversicherungen abgeschlossen werden, wenn das Vorhaben mit besonderen Risiken verbunden ist und der Versicherungsbeitrag aus dem verfügbaren Entgelt entrichtet werden kann. Unabhängig davon sind Versicherungen in besonderen Fällen möglich, weitere Informationen hierzu finden sich auf den Seiten des Dezernats Finanzen.

Versicherung zu Lasten von Drittmitteln (PDF)

Verwendung der Drittmittel

Die Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers, die Drittmittelrichtlinien und die Landeshaushaltsordnung sind einzuhalten.

Drittmittelrichtlinien (PDF)

Landeshaushaltsordnung

Zinserträge

Drittmittelguthaben auf Projektkonten dürfen abhängig von Vorgaben der Zuwendungsgeber verzinslich angelegt werden. Es handelt sich dabei um EU-Projekte, Industrieprojekte und Fonds von Sonstigen Drittmittelgebern, die eine Verzinsung erlauben. Nach dem Jahresabschluss werden die erwirtschafteten Zinsen auf die Drittmittelfonds verteilt. Ein Sockelbetrag von 250 Euro wird für zentrale Infrastruktur einbehalten. Die verbleibenden Zinsbeträge werden den Drittmittelprojekten gutgeschrieben. Die zuständigen Sachbearbeiter im Dezernat Forschung erteilen weitere Auskünfte.

E-Mail: Seitenbearbeiter

Letzte Änderung: 16.12.2019