Drittmitteleinwerbung
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Begriffsbestimmungen – Drittmittel und sonstige Einnahmen
Drittmittelanträge an Fördermittelgeber
Fördermittelgeber, Forschungsanträge
Haupt- und Nebentätigkeit eines Hochschullehrers
Zuständigkeiten der Universitätsverwaltung
Begriffsbestimmungen – Drittmittel und sonstige Einnahmen
Drittmittel sind laut den Drittmittelrichtlinien Geldzuwendungen, Sachleistungen und Gegenleistungen aus Verträgen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile für Aufgaben in Forschung und Lehre nach § 2 Abs. 1 LHG.
Unter sonstige Einnahmen nach § 13 Absatz 1 und 6 LHG fallen Zuwendungen Dritter für sonstige Aufgaben der Hochschulen nach § 2 LHG. Für sie gelten die Drittmittelvorschriften. Sonstige Einnahmen, z.B. für Infrastruktur-fördernde Maßnahmen, dürfen nicht für Zwecke einzelner Hochschulmitglieder angenommen werden; dies gilt nicht für Stipendien und sonstige personengebundene Zuschüsse.
Zu den Sachleistungen gehören nicht nur körperliche Gegenstände von bleibendem Wert (Investitionen), sondern auch Verbrauchsgegenstände (siehe auch Sachzuwendungen). Sonstige geldwerte Vorteile sind alle anderen Leistungen Dritter, die der Hochschule oder einem ihrer Mitglieder zu Gute kommen, beispielsweise die Überlassung von Räumen, Einrichtungen oder Personal, die Bereitstellung von Fahrscheinen, Flugscheinen, Hotelunterkünften usw., soweit diese vom Drittmittelgeber unentgeltlich oder erheblich verbilligt zur Verfügung gestellt werden. Auch Drittmittel, die über einen Betrieb gewerblicher Art der Hochschule abgewickelt werden, fallen unter die Drittmittelrichtlinien des Landes Baden-Württemberg.
Die Berechtigung des § 13 Abs. 1 und Abs. 6 LHG zur Annahme von Drittmitteln umfasst nicht
- Mittel für Zwecke, die nicht zu den Aufgaben der Hochschule gehören;
- Zuwendungen, die an ein Hochschulmitglied nicht für dienstliche, sondern für private Zwecke gegeben werden; insoweit ist die Verwaltungsvorschrift-Geschenkannahme in der jeweils aktuellen Fassung zu beachten;
- Preisnachlässe oder an den Umsatz gekoppelte Vergünstigungen, da diese allein der Reduzierung des Beschaffungsaufwands dienen;
- Mittel für gesetzlich verbotene oder sittenwidrige Zwecke.
§ 13 LHG Finanz- und Berichtswesen 
Drittmittelrichtlinien (PDF)
Beratung Drittmittelprojekte
Der Heidelberg Research Service berät bei der Einwerbung von Drittmittelprojekten. Für eine juristische Beratung im Zusammenhang mit Forschungsaufträgen und Drittmittelprojekten ist die Abteilung Rechts- und Strukturfragen der Forschungsförderung zuständig.
Beratung und Projektmanagement
Drittmittelrichtlinien
In Ergänzung zur Landeshaushaltsordnung müssen bei der Einwerbung und Verwaltung von Drittmitteln die Drittmittelrichtlinien (Verwaltungsvorschriften) des Landes Baden-Württemberg beachtet werden. Die Drittmittelrichtlinien zu §§ 13 und 41 des LHG gelten für Zuwendungen und Forschungsaufträge Dritter von öffentlicher oder privater Seite, die der Universität oder einem ihrer Mitglieder gewährt werden. Sie gelten nicht für Einnahmen, die ein Universitätsmitglied aus einer genehmigten privaten Nebentätigkeit bezieht.
Die gesetzliche Regelung der Einwerbung und Annahme von Drittmitteln in § 13 Abs. 6 LHG und die ergänzenden Drittmittelrichtlinien sollen dazu beitragen, dass die betroffenen Hochschulmitglieder bei ordnungsgemäßer Wahrnehmung ihrer Dienstaufgaben keine dienstrechtliche oder strafrechtliche Verfolgung befürchten müssen.
Auch Fördervereine können Drittmittelgeber sein. Soweit sie (oder ähnliche Vereinigungen) Drittmittel oder sonstige Zuwendungen (z.B. Spenden und Sponsoring) bereitstellen, gelten die Drittmittelrichtlinien des Landes Baden-Württemberg uneingeschränkt.
Drittmittelrichtlinien des Landes Baden-Württemberg (PDF)
Fördermittelgeber, Forschungsanträge
Bundesministerien oder die von diesen beauftragten Einrichtungen
Gedruckte Anträge an den Bund sind über das Dezernat Forschung einzureichen. Dies gilt auch für Anträge, die vom Antragsteller zunächst in elektronischer Form über easy-Online, dem Portal zur Beantragung von Fördermitteln des Bundes, eingereicht werden müssen. In der Universitätsverwaltung erfolgt die Unterschrift durch die Kanzlerin/ den Kanzler bzw. bei Anträgen bis 500.000 € durch die bevollmächtigten Personen im Dezernat Forschung. Die Weitergabe der Antragsunterlagen an den entsprechenden vom Bund beauftragten Projektträger sowie das MWK erfolgt über das Dezernat Forschung.
Deutsche Forschungsgemeinschaft
Die Antragstellung bei der DFG erfolgt in dem System zur elektronischen Antragstellung "elan", die Anträge im Bereich der Sachbeihilfe, des Emmy-Noether-Programms und der Schwerpunktprogramme werden vom Antragssteller über elan unmittelbar der DFG vorgelegt, die weiteren Anforderungen sind dem entsprechenden Merkblatt „Programm Sachbeihilfe“ zu entnehmen. Eine Kopie des Antrags ist an das Dezernat Forschung zu senden. Die Anzeige von Zuwendungen ist rechtzeitig und vollständig ausgefüllt dem Dezernat Forschung vorzulegen. Der Vertrauensdozent der DFG an der Universität Heidelberg muss informiert werden. Arbeitgebererklärungen müssen immer durch das Dezernat Forschung ausgestellt werden.
Anträge auf Einrichtung von Sonderforschungsbereichen, Graduiertenkollegs oder Forschungsgruppen sind über das Dezernat Forschung einzureichen. Darüber hinaus muss der Vertrauensdozent der DFG an der Universität Heidelberg informiert werden (Kontakt s. u.). Über die Antragsform und Möglichkeiten einer Anschubfinanzierung informiert der Heidelberg Research Service.
DFG Vertrauensdozent an der Universität Heidelberg
Prof. Dr. Jan Stievermann
Theologische Fakultät / Heidelberg Center for American Studies (HCA)
Tel. +49 6221 54-3897 / +49 6221 54-3881
jstievermann@hca.uni-heidelberg.de
System zur elektronischen Antragstellung der DFG (elan)
Merkblatt „Programm Sachbeihilfe“
Europäische Union
Die Einreichung der Antragsunterlagen bei der Europäischen Union erfolgt in der Regel über das sogenannte Funding & Tender Opportunities Portal der Europäischen Kommission durch den Antragsteller selbst. Im Falle von ERC-Grants wird ein Interview-Training angeboten.
Arbeitgebererklärungen müssen immer durch das Dezernat Forschung ausgestellt werden.
Der Heidelberg Research Service ist bei der Antragsstellung einzubinden. Er informiert auch über Möglichkeiten zur Anschubfinanzierung.
Checkliste "Grundlegende Arbeitsschritte für Antragstellung und Projektabwicklung in Horizon 2020" (PDF)
Funding & Tender Opportunities Portal
Auftragsforschung, wissenschaftliche Dienstleistungen und Kooperationsforschung
Die Anträge bzw. Angebote müssen über das Dezernat Forschung eingereicht werden.
Industrie und sonstige Fördermittelgeber
Andere Fördermittelgeber (z.B. Stiftungen, Land Baden-Württemberg)
Die Antragstellung erfolgt in der Regel direkt bei dem jeweiligen Fördermittelgeber – ggf. über die Fakultät. Eine Mehrfertigung des Antrags ist in jedem Fall dem Dezernat Forschung vorzulegen. Eine Einbeziehung des Heidelberg Research Service wird empfohlen.
Zu Anträgen im Bereich internationale Kooperationen und Austauschprogramme (z.B. DAAD) wird auch im Dezernat Internationale Beziehungen beraten.
Dezernat Internationale Beziehungen
Haupt- und Nebentätigkeit eines Hochschullehrerin/Hochschullehrer
Ein Auftrag für eine wissenschaftliche oder künstlerische Tätigkeit kann nur einheitlich entweder als Dienstaufgabe oder als Nebentätigkeit angenommen und ausgeführt werden (Splitting-Verbot). Führt ein Hochschullehrer oder eine Hochschullehrerin eine Arbeit als Dienstaufgabe aus, können ihre oder seine Mitarbeiter daran nicht im Rahmen einer Nebentätigkeit beteiligt werden. Nimmt eine Hochschullehrerin oder ein Hochschullehrer einen Auftrag an, der in Nebentätigkeit ausgeführt werden soll, muss er dem Dezernat Personal rechtzeitig vor der Annahme des Auftrags oder der Mittel ausdrücklich und schriftlich erklären, dass sie oder er die Forschung in Nebentätigkeit ausüben will und dass eine Nebentätigkeitsgenehmigung erteilt wurde sowie eine Regelung über das Nutzungsentgelt getroffen bzw. vorgesehen sind.
Nach den nebentätigkeitsrechtlichen Bestimmungen darf eine Hochschullehrerin oder ein Hochschullehrer einen Auftrag für eine wissenschaftliche oder künstlerische Tätigkeit nur dann als Nebentätigkeit übernehmen, wenn sie oder er die wesentlichen Maßnahmen zur Auftragsausführung selbst anordnet, ihre Durchführung überwacht und dafür die persönliche Verantwortung trägt. Die daraus erzielten Einnahmen dürfen nicht über die Universitäts-/Amtskasse bzw. die Landesoberkasse geleitet werden. Beschäftigt ein Mitglied der Hochschule im Rahmen eines als Nebentätigkeit übernommenen Auftrags für eine wissenschaftliche oder künstlerische Tätigkeit Personal als Arbeitgeber, hat es die Arbeitgeberpflichten in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht zu erfüllen.
Für eine der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer evtl. arbeitsvertraglich zugesagte Zusatzversorgung haftet die Hochschullehrerin oder der Hochschullehrer persönlich. Wird dieses Personal in Einrichtungen der Hochschule beschäftigt oder sollen Geräte aufgestellt und genutzt werden, die Privateigentum sind, so bedarf es der Zustimmung der Hochschule. Die Hochschulverwaltung darf keine über Auskünfte hinausgehende Verwaltungshilfe leisten. Weiterführende Informationen bietet das Dezernat Personal.
Interessenskonflikt
Drittmittelverträge mit Unternehmen und sonstigen Einrichtungen (z.B. Vereinen), an denen Universitätsangehörige in irgendeiner Weise finanziell beteiligt sind, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Rekorats. In solchen Fällen müssen die betreffenden Universitätsmitglieder dem Dezernat Forschung ihre Beteiligung offenlegen.
Sachzuwendungen
Sachzuwendungen zur Förderung von Forschung oder Lehre und für andere Zwecke fließen grundsätzlich in das Körperschaftsvermögen der Universität. Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn der Zuwendungsgeber bestimmt, dass die Sachzuwendung Eigentum des Landes werden soll. In diesem Fall ist diese als Eigentum des Landes zu inventarisieren.
Dezernat Stiftungen und Vermögen
Spenden
Spenden sind Geldzuwendungen Dritter im Sinne des Kap. I Abschnitt 2 der Drittmittelrichtlinien, die nach den für die Landesverwaltung geltenden Bestimmungen zu bewirtschaften sind. Die Mittel stehen abweichend von § 45 Abs. 2 LHO über das Haushaltsjahr hinaus zeitlich unbegrenzt zur Verfügung, sofern der Zuwendungsgeber nichts anderes bestimmt. Es wird unterschieden in Spenden zur Förderung der Forschung und Lehre, die über das Dezernat Forschung verwaltet werden, sowie solchen, die für andere Zwecke bestimmt sind und über das Dezernat Stiftungen und Vermögen betreut werden.
Bei Spenden in Form von Sachzuwendungen siehe auch Sachzuwendungen.
Drittmittelrichtlinien (PDF)
§ 45 Abs. 2 LHO (Sachliche und zeitliche Bindung)
Dezernat Stiftungen und Vermögen
Sponsoring
Sponsoring-Verträge müssen im Dezernat Forschung unterzeichnet werden. Für die Einwerbung, Annahme und Verwaltung sowie die Verwendung solcher Mittel, mit denen unternehmensbezogene Ziele einer Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden, gelten die Drittmittelrichtlinien.
Unter Sponsoring im engeren, betriebswirtschaftlichen Sinne versteht man die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen durch Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen gesellschaftspolitischen Bereichen, mit der regelmäßig auch eigene unternehmensbezogene Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit des Sponsors verfolgt werden. Leistungen eines Sponsors beruhen regelmäßig auf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Sponsor und dem Empfänger der Leistungen (Sponsoring-Vertrag), in dem Art und Umfang der Leistungen des Sponsors und des Empfängers geregelt sind.
Muster für Sponsoring-Verträge sind bei der Abteilung Rechts- und Strukturfragen der Forschungsförderung erhältlich. Sponsoring unterliegt unter bestimmten Umständen der Umsatzsteuer. Steuerfragen werden in der Abteilung Steuern bearbeitet.
Formulare, Richtlinien, Musterverträge
Abteilung Steuern (Dezernat Finanzen)
Verantwortung der Dezentrale
Alle Zahlungen müssen mit den vorgeschriebenen Vordrucken der Universitätskasse erfolgen. Unstimmigkeiten bei der Kontoführung, beim Sachbuchauszug oder bei der Saldenmitteilung sind mit der Universitätskasse zu klären.
Die Universitätseinrichtungen bzw. die Zuwendungsempfänger sind für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Mittel im Rahmen der bestehenden Haushaltsvorschriften (u.a. Landeshaushaltsordnung) und Drittmittelrichtlinien des Landes Baden-Württemberg und der jeweiligen Bewilligungsbedingungen verantwortlich.
In Ergänzung zur Landeshaushaltsordnung müssen bei der Einwerbung und Verwaltung von Drittmitteln die Drittmittelrichtlinien (Verwaltungsvorschriften) des Landes Baden-Württemberg beachtet werden. Die Drittmittelrichtlinien zu §§ 13 und 41 des LHG gelten für Zuwendungen und Forschungsaufträge Dritter von öffentlicher oder privater Seite, die der Universität oder einem ihrer Mitglieder gewährt werden. Sie gelten nicht für Einnahmen, die ein Universitätsmitglied aus einer genehmigten privaten Nebentätigkeit bezieht.
Die gesetzliche Regelung der Einwerbung und Annahme von Drittmitteln in § 13 Abs. 6 LHG und die ergänzende Drittmittelrichtlinie sollen dazu beitragen, dass die betroffenen Hochschulmitglieder bei ordnungsgemäßer Wahrnehmung ihrer Dienstaufgaben keine dienstrechtliche oder strafrechtliche Verfolgung befürchten müssen.
Auch Fördervereine können Drittmittelgeber sein. Soweit sie (oder ähnliche Vereinigungen) Drittmittel oder sonstige Zuwendungen (z.B. Spenden und Sponsoring) bereitstellen, gelten die Drittmittelrichtlinien des Landes Baden-Württemberg uneingeschränkt.
Drittmittelrichtlinien des Landes Baden-Württemberg (PDF)
Zuständigkeiten der Universitätsverwaltung
Drittmittelabwicklung, Rechts- und Strukturfragen der Forschungsförderung, Kongress- und Tagungsmanagement (Dezernat Forschung)
Das Dezernat Forschung ist für alle Fragen im Zusammenhang mit der Beantragung und Abwicklung von Drittmitteln zuständig. Der Heidelberg Research Service berät bei der Einwerbung von Drittmittelprojekten. Für eine juristische Beratung im Zusammenhang mit Forschungsaufträgen und Drittmittelprojekten (u.a. IP und Technologietransfer) ist die Abteilung Rechts- und Strukturfragen der Forschungsförderung zuständig. Die für die Projektabwicklung (z.B. Kontenanlage, Prüfung der Verwendungsnachweise) zuständigen Sachbearbeiter im Dezernat Forschung sind auf der Website zu finden. Für die Abwicklung von Kongressen und Tagungen im Rahmen von Drittmittelprojekten steht der Service des Kongress- und Tagungsmanagements zur Verfügung.
Abteilung Rechts- und Strukturfragen der Forschungsförderung
Kongress- und Tagungsmanagement
Personalangelegenheiten, Beschaffung von Großgeräten, Forschungsbauten (Universitätsverwaltung)
Das Dezernat Personal kümmert sich um Personalangelegenheiten in Drittmittelprojekten. Das Dezernat Finanzen und insbesondere die zentrale Beschaffungsstelle in der Haushaltsabteilung sind zuständig für alle Beschaffungen (über 5.000 € netto) im Rahmen von Drittmittelprojekten, insbesondere für wissenschaftliche Großgeräte im Rahmen des 91b-Verfahrens (über 200.000 Euro brutto). Das Dezernat Planung, Bau und Sicherheit ist für Forschungsbauten zuständig.
Beschaffungshandbuch (zentrale Beschaffungsstelle)
Dezernat Planung, Bau und Sicherheit
Publikationen: Open Access und Research Data (Universitätsbibliothek)
Die Universitätsbibliothek berät und unterstützt bei Publikationen (insbesondere Open Access) und der Veröffentlichung von Research Data, die im Rahmen von Drittmittelprojekten geplant sind oder entstehen.
